Вопрос о необходимости ведения штатного расписания (ШР) часто возникает у представителей малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей. На первый взгляд кажется, что если в компании работает всего три человека, то тратить время на оформление лишних бумаг бессмысленно. Однако в кадровом учете и при работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом существуют нюансы, которые могут привести к серьезным штрафам и техническим сложностям. Разберем подробно, зачем нужно штатное расписание, как оно связано с законодательством и можно ли отключить этот функционал в программе.
Проанализируем правовую базу. Основным аргументом в пользу обязательности штатного расписания является статья 15 Трудового кодекса РФ. Она определяет трудовые отношения как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Аналогичное требование содержится в статье 57 ТК РФ, где указано, что в трудовом договоре обязательно должна быть указана должность, специальность или профессия согласно штатному расписанию организации.
Рассмотрим ситуацию: если вы принимаете сотрудника на должность (например, "Генеральный директор" или "Менеджер"), то эта единица автоматически должна присутствовать в штатном расписании. Отсутствие этого документа проверяющие органы (ГИТ) квалифицируют как нарушение трудового законодательства. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, за отсутствие ШР предусмотрены следующие штрафы:
Выясним причину, почему даже малым фирмам «грозит грусть» при проверке. Проверяющие используют ШР для сопоставления реальных выплат с задекларированными окладами, контроля надбавок и анализа структуры компании. Без ШР невозможно доказать правомерность сокращения штата или обосновать отказ в приеме на работу при отсутствии вакансий.
Важно различать штатное расписание как локальный нормативный акт и штатное расписание как функционал в программе. Разберем по шагам, как это работает в 1С.
Многие пользователи ошибочно полагают, что если они не ведут штатное расписание в ЗУП, то они нарушают закон. На самом деле, программа — это лишь инструмент. Рассмотрим вариант, предложенный опытными кадровиками: вы можете составить ШР в стороннем редакторе (Excel или Word), распечатать его, утвердить приказом и хранить в папке. В этом случае юридическое требование будет выполнено.
Однако работа в 1С:ЗУП без включенной опции ведения штатного расписания имеет свои особенности:
Проанализируем исключения из правил. С 2017 года микропредприятия (численность до 15 человек, доход до 120 млн руб.) имеют законное право полностью или частично отказаться от ведения локальных нормативных актов, включая штатное расписание. Это регулируется Постановлением Правительства РФ № 858.
Но здесь есть критически важный нюанс: чтобы отказаться от ШР, вы обязаны использовать типовую форму трудового договора. В этом договоре должны быть прописаны абсолютно все условия, которые обычно содержатся в штатном расписании и положениях об оплате труда (оклады, премии, надбавки, условия труда). Если вы используете свой бланк договора, штатное расписание должно быть в наличии обязательно.
Рассмотрим подробнее, какую пользу приносит документ даже маленькому ИП:
Если вы решили, что порядок в документах важнее экономии пяти минут времени, разберем, как включить или настроить этот функционал. В программе 1С:ЗУП перейдите в раздел Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания.
Здесь вы можете выбрать один из трех вариантов работы:
Рассмотрим пример настройки контроля:
// В программном коде 1С:ЗУП проверка штатного расписания
// обычно инициируется при проведении документов приема или перевода.
// Если опция КонтролироватьСоблюдениеШтатногоРасписания включена,
// система вызывает процедуру проверки занятых ставок.
Если НастройкаШтатногоРасписания.КонтролироватьСоблюдение Тогда
ПроверитьНаличиеСвободныхСтавок(Сотрудник, Должность, Подразделение);
КонецЕсли;
Выясним окончательный ответ на вопрос автора темы: можно ли обойтись без штатного расписания?
С технической точки зрения — да, в 1С:ЗУП можно отключить эту опцию и продолжать начислять зарплату и сдавать отчетность. Программа это позволяет, и данные в СФР будут уходить корректно.
С юридической точки зрения — нет (за исключением микропредприятий на типовых договорах). Штатное расписание должно существовать как документ. Даже если вы не хотите «щелкать лишние кнопки» в 1С, вам придется подготовить бумажную версию для инспектора ГИТ или военкомата.
Рекомендация: Для малых предприятий оптимальным решением будет включение штатного расписания в 1С:ЗУП без ведения истории изменений. Это позволит автоматизировать заполнение кадровых приказов и трудовых договоров, не перегружая учет сложным документооборотом, и при этом всегда иметь под рукой актуальную печатную форму Т-3 для любой проверки.