В процессе работы с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (включая версию КОРП) нередко возникает ситуация, когда первоначально учет в базе велся по упрощенной схеме — без использования штатного расписания. Со временем организация разрастается, и возникает необходимость систематизировать кадровую структуру, контролировать штатные единицы и фонды оплаты труда. На этом этапе пользователи включают опцию ведения штатного расписания и могут столкнуться с неприятным сюрпризом: в ранее созданных кадровых документах (например, в документах Прием на работу или Кадровый перевод) неожиданно «пропадают» или становятся недоступными должности.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно включить ведение штатного расписания (ШР) в уже работающей базе данных, выясним причины возможного исчезновения должностей и рассмотрим пошаговые инструкции по настройке системы без потери накопленных исторических данных.
Для начала проанализируем, где именно в программе включается данный функционал. Перейдем по шагам в нужный раздел настроек:
После активации этой опции перед нами встает важный выбор: использовать историю изменений штатного расписания или вести его в упрощенном режиме. Рассмотрим подробнее, как влияет этот выбор на дальнейшую работу.
Поведение программы и порядок работы с должностями напрямую зависят от настройки Ведется история изменений штатного расписания:
Штатное расписание. Любые изменения (изменение окладов, количества ставок, закрытие позиций) производятся прямо в карточке позиции. Историчность изменений при этом не сохраняется.Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. Это позволяет видеть, как выглядело штатное расписание на любую дату в прошлом.Рекомендуем взвешенно подходить к выбору режима. Если вам необходим жесткий контроль за фондом оплаты труда и сохранение всей хронологии кадровых изменений, выбирайте вариант с ведением истории.
Рассмотрим ситуацию: вы поставили флажок ведения штатного расписания, открываете ранее созданный документ Прием на работу и видите, что поле Должность пустое или программа выдает ошибку о несоответствии штатному расписанию. Почему так происходит?
При включении опции «Ведется штатное расписание» программа 1С:ЗУП 3.1 пытается автоматически облегчить жизнь пользователю. Она **автоматически формирует штатное расписание** на основе текущей кадровой расстановки сотрудников (анализирует, в каких подразделениях и на каких должностях работают люди на момент включения опции).
Однако могут возникнуть следующие нестыковки:
Утверждение штатного расписания. Дата этого документа по умолчанию может установиться равной дате включения настройки или дате первой кадровой операции, обнаруженной системой. Если дата кадрового документа (например, приема на работу сотрудника в 2000 году) оказывается **ранее даты утверждения** соответствующей позиции в штатном расписании, программа считает, что на тот момент должности в ШР не существовало. Соответственно, в документе за этот период должность «пропадает» или подсвечивается красным.Если при включении штатного расписания вы выбрали вариант без ведения истории изменений, выполним следующие действия для исправления отображения должностей:
Штатное расписание (раздел Кадры — Штатное расписание).Прием на работу — должность должна вернуться на свое место.Если вы решили вести штатное расписание с историей изменений, алгоритм исправления будет несколько иным, так как ручное редактирование дат в карточках позиций заблокировано:
Утверждение штатного расписания. К нему также можно быстро перейти из карточки проблемной позиции ШР по ссылке «Открыть документ, утвердивший штатное расписание».Утверждение штатного расписания.После проведения документа с корректной исторической датой все кадровые документы за прошлые периоды снова будут корректно отображать должности сотрудников.
Внимание! Если вы сначала вели штатное расписание с историей изменений, создавали документы утверждения и изменения ШР, а затем решили отключить флажок «Ведется история изменений штатного расписания» в настройках кадрового учета — будьте предельно осторожны.
При отключении этой настройки **вся накопленная хронология изменений (документы утверждения и изменения ШР) будет безвозвратно удалена из базы данных**. Программа оставит позиции только в текущем (актуальном на данный момент) состоянии, а вся история их изменения сотрется. Проводить такие эксперименты на рабочей базе настоятельно не рекомендуется. Если необходимо протестировать поведение программы, обязательно сделайте предварительно резервную копию базы данных.
После того как штатное расписание успешно настроено и все должности заняли свои места, рекомендуем обратить внимание на дополнительные опции, которые становятся доступны в форме настройки штатного расписания: