Разберем ситуацию, когда в справке 2-НДФЛ (теперь она называется "Справка о доходах и суммах налога физического лица" и является частью отчета 6-НДФЛ) за 2023 год суммы доходов по месяцам проставляются некорректно в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) редакции 3.1. Мы выясним причины такого поведения системы, рассмотрим, как правильно формировать данные, и предложим методы диагностики и исправления ошибок.
Начнем с самого важного. С 1 января 2023 года вступили в силу существенные изменения в Налоговом кодексе РФ, кардинально повлиявшие на порядок исчисления и удержания НДФЛ, а следовательно, и на формирование отчётности, включая справки о доходах.
Эти нововведения имеют прямое отношение к тому, как суммы доходов распределяются по месяцам в справке о доходах. Доход попадает в тот месяц, в котором он был выплачен, а не в тот, за который он был начислен.
Давайте рассмотрим типичную ситуацию, с которой сталкиваются пользователи 1С:ЗУП 3.1:
Именно поэтому, если мы выплатили аванс в январе, а основную часть зарплаты за январь – в феврале, то за январь в справке будет только сумма аванса, а за февраль – как сумма февральских выплат, так и остаток январской зарплаты. Соответственно, если у вас не было выплат аванса в январе, а вся январская зарплата была выплачена в феврале, то в справке за январь доход может отсутствовать вовсе, что и наблюдалось в исходной проблеме.
Отпуск, Больничный лист, Начисление зарплаты и взносов и т.д., а также по фактической дате выплаты, указанной в ведомостях. Если в документе Ведомость в банк или Ведомость в кассу за март указана дата выплаты 23.03.2023, то этот доход будет отнесен к марту. Однако, если по каким-то причинам дата в ведомости изменилась на апрель, то доход перейдет в апрель.Таким образом, то, как суммы встают в справке, вообще не имеет отношения к произвольным числам месяца (например, 22-е или 23-е), которые важны для сроков уплаты НДФЛ и подачи уведомлений. В справке о доходах НДФЛ формируется по месяцу фактической выплаты.
Чтобы разобраться, почему доход в справке проставляется некорректно, проведем диагностику с помощью специализированных отчетов.
В первую очередь, мы должны убедиться, что даты выплаты в ваших документах соответствуют фактическим датам:
Ведомость в банк / Ведомость в кассу по интересующему сотруднику за период, по которому возникают вопросы (например, за январь-март 2023 года).Начисление за первую половину месяца, Начисление зарплаты и взносов, Отпуск, Больничный лист. Они должны совпадать с фактическими датами ведомостей.Этот отчет является ключевым инструментом для понимания, как НДФЛ рассчитывается и распределяется по месяцам в программе. Чтобы его сформировать:
В этом отчете мы внимательно анализируем следующие моменты:
Правильный отчет "Подробный анализ НДФЛ" должен показывать четкую картину начисления и выплаты дохода без сторнирований одного и того же аванса и с логичной последовательностью событий.
Этот отчет также поможет нам проанализировать, как НДФЛ был удержан по месяцам:
В этом отчете мы проверяем соответствие удержанных сумм ожидаемым, а также даты удержания, которые напрямую связаны с датами выплаты.
Этот отчет позволяет нам сравнить начисления в бухгалтерском учете с суммами, которые прошли в учет НДФЛ:
Мы оцениваем соотношение доходов в этих колонках как помесячно, так и в целом за период, поскольку разница в одном месяце может быть учтена в следующем. Это помогает выявить расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом.
На основе анализа сообщений и дополнительной информации, мы выделим несколько типичных причин некорректного заполнения справки о доходах и способы их предотвращения:
Причина: В документах Начисление за первую половину месяца, Начисление зарплаты и взносов, Отпуск, Больничный лист указывается предполагаемая дата выплаты. Если эта дата не совпадает с фактической датой выплаты, указанной в Ведомости в банк или Ведомости в кассу, это может привести к некорректному распределению дохода по месяцам для целей НДФЛ.
Решение: Всегда следите за тем, чтобы предполагаемые даты выплаты в документах начислений соответствовали фактическим датам выплат в ведомостях. При изменении даты выплаты в ведомости, убедитесь, что это не нарушает логику отражения НДФЛ.
Причина: Пользователи часто копируют документы Ведомость в банк или Ведомость в кассу, а затем вручную правят суммы, или исправляют начисления/выплаты "задним числом" без отмены проведения и последующего корректного перезаполнения.
Решение: Избегайте ручных правок в документах выплаты, если они не являются результатом автоматического перезаполнения. Если требуется скорректировать начисление или выплату, необходимо последовательно отменить проведение связанных документов (начиная с ведомостей), внести изменения в первичные документы начисления, а затем перепровести все документы в правильной хронологической последовательности.
Причина: Программа 1С:ЗУП 3.1 предусматривает определенную последовательность действий. Например, если аванс начислен, но не выплачен (нет соответствующей ведомости), или если документ Начисление зарплаты за первую половину месяца был сделан некорректно, а потом Начисление зарплаты и взносов сторнирует аванс, это указывает на системную ошибку в учете.
Решение:
Начисление за первую половину месяца, убедитесь, что все документы по неявкам (отпуска, больничные, командировки) за первую половину месяца внесены и проведены.Причина: С 2023 года могут возникать ситуации, когда начисленная сумма дохода в бухгалтерском учете (например, из документа Начисление зарплаты и взносов) отличается от суммы, отраженной в учете НДФЛ. Это может произойти, если сумма начисления в окончательном документе меньше начислений в документе Начисление зарплаты за первую половину месяца, или если были корректировки, влияющие только на один вид учета.
Решение: Используйте отчет Начисленные доходы в отчетности по НДФЛ для сравнения этих сумм. Если расхождения выявлены, это требует детального анализа каждого документа и их взаимосвязей. Разработчики 1С указывают, что окончательный зачет аванса должен произойти в следующем месяце, поэтому небольшие временные расхождения не всегда являются критичной ошибкой, но их следует контролировать.
Причина: Если после выплаты аванса выясняется, что сотрудник находился в командировке, на больничном или имел другие отсутствия, это может привести к неправильному расчету НДФЛ и некорректному отражению в отчетности, если исправления не были внесены должным образом.
Решение: Старайтесь минимизировать изменения "задним числом". При необходимости таких изменений, отменяйте проведение всех связанных документов, вносите корректировки, а затем перепроводите все заново. Для проверки перед выплатой зарплаты можно сформировать "тестовый" документ Перерасчет НДФЛ.
Если расхождения в бухгалтерском и налоговом учете были замечены после закрытия расчетного периода, исправление может быть более трудоемким. В таких случаях можно использовать документ Перенос данных для корректировки регистров накопления, таких как Учет доходов для исчисления НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Однако это сложный процесс, требующий глубокого понимания структуры регистров 1С. Гораздо эффективнее выявлять и исправлять ошибки сразу, регулярно проверяя отчеты по НДФЛ.
Важно помнить, что общая сумма дохода за год для целей НДФЛ может отличаться от начисленной суммы в бухгалтерском учете. Это происходит потому, что зарплата декабря, выплаченная в январе следующего года, попадает в следующий налоговый период, а к текущему году прибавляется декабрь прошлого года, выплаченный в январе текущего. Это усложняет учет, но соответствует новому законодательству.
Мы выяснили, что основной причиной некорректного отображения зарплаты в справке 2-НДФЛ за 2023 год в 1С:ЗУП 3.1 является изменение законодательства, обязывающее учитывать доход для НДФЛ по дате его фактической выплаты. Для диагностики и исправления ошибок мы рекомендуем внимательно проверять даты выплат во всех соответствующих документах, использовать отчеты Подробный анализ НДФЛ по сотруднику, Удержанный НДФЛ и Начисленные доходы в отчетности по НДФЛ, а также придерживаться строгой последовательности в заполнении и проведении документов, избегая ручных корректировок.