← На главную

В практике ведения бюджетного учета часто возникают ситуации, когда необходимо принять денежное обязательство (ДО), но стандартные документы, такие как Поступление МЗ, Поступление ОС или Поступление услуг, работ, для данной операции не подходят или отсутствуют. Например, это актуально для расчетов по договорам гражданско-правового характера, начисления налогов или фиксации обязательств по "старым" долгам.

В этом материале мы подробно разберем, какие инструменты предоставляет конфигурация «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0» (БГУ 2.0) для формирования проводок по принятию денежных обязательств (Дт 502.11 — Кт 502.12) без использования товарных накладных и актов выполненных работ.

1. Использование документа «Регистрация обязательств и сведений по договорам»

Одним из самых универсальных инструментов для санкционирования расходов является документ Регистрация обязательств и сведений по договорам. Обычно бухгалтеры используют его только для принятия бюджетных обязательств (БО) при заключении контракта. Однако этот документ обладает функционалом и для принятия денежных обязательств.

Давайте рассмотрим механизм работы с этим документом для нашей задачи.

В табличной части документа, где указываются периоды плана графика финансирования, существует важная колонка — «В т.ч. безусловно». Многие пользователи ошибочно полагают, что она связана с авансами, но это не так. Авансы, как правило, принимаются к учету в момент кассового выбытия (если так настроена учетная политика).

Как это работает:

1. Вы создаете документ Регистрация обязательств и сведений по договорам.
2. Если договор уже был зарегистрирован ранее, вы можете ввести новый документ, выбрав вид операции «Изменение обязательства» (или перерегистрация, в зависимости от контекста изменений), либо создать первичный документ, если обязательство ранее не вводилось.
3. В табличной части необходимо найти колонку В т.ч. безусловно.
4. Заполнение суммы в этой ячейке дает программе команду: «У нас возникла безусловная обязанность оплатить эту сумму прямо сейчас».
5. При проведении документа с заполненной колонкой «безусловно» программа сформирует проводку по принятию денежного обязательства.

Таким образом, если у вас есть договор, по которому нужно начислить задолженность и принять ДО без акта (например, по графику платежей или особому соглашению), вы используете именно этот механизм. Ставим галочку (если интерфейс предусматривает флаг активности) и прописываем сумму.

2. Денежные обязательства по заработной плате

Заработная плата — это одна из крупнейших статей расходов учреждения, и по ней также необходимо принимать денежные обязательства. Поскольку начисление зарплаты — это не «поступление услуги», для этого используется специализированный документ.

В БГУ 2.0 для этих целей предназначен документ Отражение зарплаты в учете.

Давайте разберем особенности работы с ним:

• Документ может создаваться вручную или загружаться из внешней программы (например, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения — ЗКГУ) посредством синхронизации.
• При проведении этот документ формирует не только проводки по начислению затрат (Дт 401.20/109.хх — Кт 302.11), но и автоматически принимает денежные обязательства.
• Важный момент: ДО принимается на полную сумму начисления (брутто), включая НДФЛ. Удержания не уменьшают сумму принятого денежного обязательства, так как учреждение обязано выплатить полную сумму: часть сотруднику, часть — государству (налоги) или третьим лицам (исполнительные листы).
• Обязательства по страховым взносам также принимаются этим документом (или аналогичным документом начисления, если они разделены в настройках обмена).

Если вы не видите проводок по 500-м счетам в документе Отражение зарплаты в учете, проверьте настройки учетной политики в части раздела «Учет бюджетных и денежных обязательств». В некоторых случаях автоматическое формирование может быть отключено.

3. Начисление налогов (имущество, земля, транспорт)

Еще одна категория операций, не связанная с покупкой товаров или услуг, — это налоговые платежи. Для них в программе предусмотрен документ Начисление налогов и сборов (в разных версиях интерфейса может называться Начисление имущественных налогов и т.д.).

Рассмотрим порядок действий:

1. Перейдите в раздел «Учет и отчетность» или «Налоги».
2. Создайте документ Начисление налогов и сборов.
3. Выберите вид налога (например, налог на имущество).
4. Укажите КПС, КЭК и сумму налога.
5. При проведении документа программа сформирует начисление кредиторской задолженности (Дт 401.20 — Кт 303.хх) и одновременно примет денежное обязательство (Дт 502.11 — Кт 502.12).

Это штатный механизм для налогов, не входящих в зарплатный блок.

4. Авансовые отчеты и подотчетные лица

Не стоит забывать про работу с подотчетными лицами. Документ Авансовый отчет также является инструментом принятия денежных обязательств.

Когда сотрудник отчитывается за произведенные расходы, и руководитель утверждает авансовый отчет:

• Происходит признание расходов (фактическая поставка товаров или услуг через подотчетное лицо).
• Возникает денежное обязательство перед сотрудником (если был перерасход) или закрывается ранее выданный аванс.

Документ Авансовый отчет при проведении формирует необходимые записи в регистрах санкционирования.

5. Принятие обязательств при выплате авансов

Хотя автор вопроса интересовался «безусловными» обязательствами (не авансовыми), для полноты картины разберем и авансы. В БГУ 2.0 есть возможность настроить автоматическое принятие денежных обязательств в момент перечисления средств.

Это регулируется настройкой учетной политики. Если установлена опция «Принимать денежные обязательства по выплате авансов», то документы кассового выбытия:

• Заявка на кассовый расход
• Платежное поручение
• Кассовое выбытие

...самостоятельно сформируют проводку Дт 502.11 — Кт 502.12 на сумму перечисляемого аванса. В этом случае создавать дополнительные документы начисления или регистрации обязательств не требуется.

6. Операция (бухгалтерская) — как крайняя мера

В самом начале обсуждения упоминался документ Операция (бухгалтерская). Хотя это универсальный инструмент, мы рекомендуем использовать его только в исключительных случаях, когда ни один из вышеперечисленных специализированных документов не подходит.

Ручной ввод проводок по счетам санкционирования требует внимательности, так как необходимо корректно заполнить не только бухгалтерские счета, но и аналитику (субконто) по договорам и разделам лицевых счетов. Ошибки в ручных операциях часто приводят к некорректному формированию отчетности (формы 0503128, 0503738).

Итог: Сводная таблица документов

Давайте подытожим, какой документ использовать для принятия денежного обязательства в зависимости от ситуации:

• Покупка товаров, работ, услуг (по факту): Документы Поступление МЗ, Поступление ОС, Поступление услуг, работ.
• Договоры без актов, этапы работ, особые условия: Документ Регистрация обязательств и сведений по договорам (заполняем колонку «В т.ч. безусловно»).
• Заработная плата и взносы: Документ Отражение зарплаты в учете.
• Имущественные и земельные налоги: Документ Начисление налогов и сборов.
• Расходы через подотчетных лиц: Документ Авансовый отчет.
• Выплата авансов (предоплата): Платежные документы (Заявка на кассовый расход и др.), при соответствующей настройке учетной политики.

Используя эти документы по назначению, вы обеспечите корректный учет санкционирования расходов и правильное заполнение регламентированной отчетности.