Обеспечение сохранности данных за прошлые периоды — одна из важнейших задач при работе в 1С:Предприятие. Часто возникает ситуация, когда необходимо «законсервировать» данные за определенные годы (например, 2021–2022), чтобы они оставались доступными для просмотра и налоговых проверок, но при этом не загромождали текущую рабочую базу или были защищены от случайного изменения. Разберем подробно, как реализовать задачу архивации, учитывая, что в программе нет одной кнопки «архивировать только 2021 год».
Проанализируем самый надежный и распространенный способ. Создание полной копии базы данных на определенный момент времени позволяет вам иметь отдельный файл или папку, которую можно запустить в любой момент как самостоятельную программу. Это гарантирует, что документы 2021–2022 годов сохранятся в том виде, в котором они были на момент создания архива.
Посмотрим, как это сделать по шагам:
.dt. Рекомендуем назвать файл понятно, например: Archive_BP_2021_2022.dt.Для файловых баз мы можем просто скопировать файл 1Cv8.1CD из папки с базой в отдельное хранилище. Это позволит в будущем подключить этот файл как отдельную базу в списке запусков и обращаться к ней для поиска старых документов.
Если наша задача не просто сохранить файлы, но и «облегчить» текущую рабочую базу, удалив из нее старые документы, мы используем механизм свертки. Рассмотрим этот процесс подробнее. Свертка преобразует документы прошлых лет в остатки на начало нового периода (например, на 01.01.2023).
Разберем алгоритм действий:
Операция (бухгалтерский и налоговый учет) с остатками по всем счетам.Таким образом, у нас остается рабочая база с данными от 2023 года и архивная копия со всеми деталями 2021–2022 годов.
Выясним причину, по которой данные могут «пропасть». Часто это происходит не из-за удаления файлов, а из-за случайного редактирования документов задним числом, что приводит к искажению отчетности. Чтобы этого избежать, нам нужно настроить Дату запрета изменения данных.
Выполним следующую настройку:
Перейдем в раздел Администрирование — Настройки пользователей и прав — Даты запрета изменения. Установим галочку «Даты запрета изменения» и в поле «Дата запрета» выберем 31.12.2022. После этого ни один пользователь, включая администратора (при соответствующих настройках), не сможет внести правки в документы 2021–2022 годов. Это лучший способ «архивации» внутри живой базы.
Иногда под архивацией понимают возможность быстрого доступа к печатным формам без запуска 1С. Проанализируем, как создать визуальный архив за 2021–2022 годы.
Ctrl + A).PDF и укажем папку на защищенном диске.Это создаст папку с файлами, которые можно просматривать на любом устройстве. Это особенно полезно для хранения первичной документации.
Для автоматизации процесса и защиты от поломок оборудования разберем работу сервиса 1С:Облачный архив. Этот инструмент автоматически копирует ваши данные в защищенное облако 1С. Если вы настроите его сейчас, он сохранит текущее состояние базы со всеми документами 2021–2022 годов. Даже если ваш компьютер выйдет из строя или файлы будут зашифрованы вирусом, вы сможете восстановить архив из облака.
Если нам нужно сохранить данные в «сыром» виде для переноса в другие системы, мы можем использовать обработку Универсальный обмен данными в формате XML. Посмотрим на этот технический метод:
В этой обработке мы можем настроить фильтр по периоду и выгрузить только объекты, созданные в 2021–2022 годах. Полученный XML-файл будет содержать всю структуру данных, которую при необходимости можно будет загрузить в пустую базу 1С.
Подведем итог: Для максимальной надежности мы рекомендуем комбинированный подход. Сначала установите дату запрета редактирования на 31.12.2022, затем создайте полную выгрузку базы (.dt файл) и сохраните её на внешний носитель или в облачное хранилище, подписав как «Архив 2021-2022».