Переход с исторической конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 1.3» (УПП) на современную «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП) — это одна из самых ответственных задач для технического специалиста и бухгалтерии. Основная дилемма всегда заключается в объеме переносимых данных: поддаться ли на уговоры пользователей и перенести «все документы за 10 лет» или последовать рекомендациям фирмы «1С» и начать с чистого листа, перенеся только остатки. Разберем детально, почему второй вариант почти всегда является единственно верным, и как при этом не потерять важную кадровую информацию.
Проанализируем ситуацию, с которой сталкивается большинство компаний. В УПП 1.3 и ЗУП 2.5 механизмы расчета и учета НДФЛ были значительно мягче. В новой же ЗУП 3.1 реализована жесткая связь между начислением, документом-основанием (ведомостью) и фактической датой выплаты. Посмотрим, к чему приводит попытка «полного переноса» документов:
ЗУП 3.1 логика приоритетов начислений работает иначе. Перенесенные документы прошлых периодов могут начать некорректно вытеснять текущие начисления, вызывая ошибки в расчете среднего заработка.УПП велись ручные правки в регистрах (что часто бывает при закрытии периодов), эти «костыли» переедут в новую базу и станут источником необъяснимых ошибок в будущем.Рассмотрим подробнее, что именно попадает в систему при выборе рекомендованного 1С способа переноса на дату X. Этот метод позволяет получить чистую базу без груза прошлых ошибок, сохраняя при этом всё необходимое для текущей работы.
Что переносится при «срезном» подходе:
Для проверки того, какой объем данных перенесся, мы можем проанализировать специальный технический документ Перенос данных. В нем по разделам (регистрам) сгруппированы все входящие показатели. Особое внимание стоит уделить документу с кодом РКД (Реестр кадровых документов), который фиксирует стаж и ключевые события сотрудников.
Часто кадровая служба настроена на «наведение порядка» и готова вручную проверять документы. В этом случае мы можем применить стратегию «расчет — остатками, кадры — документами». Выясним, как это реализовать эффективно:
Рассмотрим возможность переноса кадровых документов (приемы, переводы, увольнения) в непроведенном виде. Это даст кадровикам визуальную опору: им не придется вводить всё с нуля, но каждый документ они обязаны будут проверить, сопоставить со штатным расписанием и провести самостоятельно. Это отличный фильтр для очистки «мусора», накопленного в УПП.
Важный нюанс: при таком подходе критически важно следить за уникальностью физических лиц. В ЗУП 3.1 справочники Сотрудники и Физические лица разделены. Перед началом переноса обязательно выполним поиск и устранение дублей в исходной базе УПП. Проанализируем пример запроса, который поможет найти потенциальные проблемы по ИНН и СНИЛС:
ВЫБРАТЬ
ФизическиеЛица.Наименование КАК ФИО,
ФизическиеЛица.ИНН КАК ИНН,
ФизическиеЛица.СтраховойНомерПФР КАК СНИЛС,
КОЛИЧЕСТВО(*) КАК КолДублей
ИЗ
Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица
ГДЕ
ФизическиеЛица.ЭтоГруппа = ЛОЖЬ
СГРУППИРОВАТЬ ПО
ФизическиеЛица.Наименование,
ФизическиеЛица.ИНН,
ФизическиеЛица.СтраховойНомерПФР
ИМЕЮЩИЕ
КОЛИЧЕСТВО(*) > 1
Разберем ситуацию, когда бухгалтер утверждает, что «программа считает неправильно» первый же больничный после перехода. Причиной обычно является неверный перенос данных для среднего заработка. В ЗУП 3.1 эта информация хранится в регистрах накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) и Данные о времени для расчета среднего заработка (общий).
Вместо того чтобы тащить старые расчетные листки, мы рекомендуем:
УПП.Перенос данных.Поскольку оперативный учет, производство и склад часто остаются в УПП, нам необходимо настроить корректное «отражение зарплаты в бухучете». Посмотрим на архитектуру обмена:
В ЗУП 3.1 мы больше не формируем детальные проводки по каждому сотруднику для передачи в бухгалтерию (если это не требуется спецификой учета). Вместо этого используется документ Отражение зарплаты в бухучете. Проанализируем процесс: в ЗУП формируются сводные данные по способам отражения, которые затем через синхронизацию (используя формат Enterprise Data) попадают в УПП или Бухгалтерию предприятия. Важно: справочник Способы отражения зарплаты в бухучете в ЗУП должен быть синхронизирован по наименованию или идентификатору со справочником в УПП, чтобы проводки «сели» корректно.
Выясним, как убедить руководство не затягивать переход. Фирма «1С» официально объявила о поэтапном прекращении поддержки УПП. Стоимость сервиса «Продление поддержки УПП» будет неуклонно расти, а функционал зарплатного блока в ней уже безнадежно отстал от требований законодательства (особенно в части 6-НДФЛ).
Итоговая рекомендация для успешного взлета:
УПП в режиме «только чтение» для просмотра архивных данных за прошлые десятилетия.Такой подход позволит «отрубить хвост змее» старых ошибок и начать работу в современной системе с достоверными данными, сохранив лояльность кадровой службы и обеспечив точность налоговой отчетности.