Как оформить частичную отгрузку товара по одному заказу клиента в 1С?

В ежедневной работе торговых компаний часто возникает необходимость отгрузить товар клиенту не полностью, а частями. Причины могут быть разными: часть товара есть на складе, а часть ожидается; весь заказанный объем не поместился в транспортное средство; клиент договорился о поэтапной поставке. Многие пользователи ищут в программе специальную "галочку" для частичной отгрузки, но в современных конфигурациях 1С (таких как "Управление торговлей", "Комплексная автоматизация", "ERP") этот процесс реализован не одной настройкой, а целой схемой работы с документами. Рассмотрим два основных способа, как правильно и удобно организовать частичную отгрузку.

Ключевым документом в этой схеме является Заказ клиента. Именно он выступает в роли задания на отгрузку и позволяет системе контролировать, какая часть товара уже отправлена покупателю, а какая еще ожидает своей очереди.

Способ 1: Ручное изменение количества в документе реализации

Это самый простой и быстрый способ, который подходит для оперативных ситуаций, когда не требуется сложное планирование и резервирование. Например, когда при погрузке выяснилось, что часть товара не помещается в машину и будет отправлена следующим рейсом.

Разберем процесс по шагам:

1. Создайте документ Заказ клиента на полное количество товара. Например, клиент заказал 10 единиц товара "А".
2. На основании этого заказа создайте документ Реализация товаров и услуг. Программа автоматически заполнит табличную часть всем количеством из заказа, то есть 10 штуками.
3. В созданном документе реализации вручную измените количество в строке с товаром "А" на то, которое вы фактически отгружаете сейчас. Например, в машину поместилось только 4 единицы. Укажите в поле "Количество" цифру 4.
4. Проведите и распечатайте документы на отгрузку (УПД, ТОРГ-12) на 4 единицы.

Что происходит в системе после этого?

Документ Заказ клиента не будет закрыт. Система "видит", что задание на отгрузку выполнено не полностью. В списке заказов его статус будет указывать на то, что отгрузка еще ожидается (например, "Готов к отгрузке" с частичным исполнением). Программа помнит, что по этому заказу осталось отгрузить еще 6 единиц товара "А".

Как отгрузить оставшуюся часть?

Когда вы будете готовы отправить оставшийся товар (например, на следующий день), вам нужно снова вернуться к исходному документу Заказ клиента. На его основании создайте еще один документ Реализация товаров и услуг. На этот раз система, проанализировав предыдущие отгрузки, автоматически подставит в документ оставшееся количество — 6 единиц. Вам останется только провести документ и оформить отгрузку.

Этот метод, несмотря на свою простоту, является абсолютно корректным ("по феншую") и заложен в стандартную логику программы. Он не требует сложных настроек и понятен для менеджеров.

Способ 2: Разбивка строк в Заказе клиента

Этот способ более продвинутый и подходит для ситуаций, когда частичная отгрузка планируется заранее. Он дает больше контроля над процессом, особенно если части заказа имеют разные даты отгрузки, разные статусы обеспечения или требуют обособленного учета.

Проанализируем ситуацию: клиент заказывает 10 единиц товара, из которых 4 есть на складе, а 6 нужно заказывать у поставщика. Здесь идеально подойдет механизм разбивки строк.

Посмотрим на пошаговую инструкцию:

1. В документе Заказ клиента найдите строку с нужной номенклатурой.
2. Над табличной частью "Товары" найдите и нажмите специальную кнопку "Разбить строку" (иконка может отличаться в разных версиях, но функционал называется именно так).
3. Система создаст точную копию выбранной строки. Теперь у вас две одинаковые строки с товаром "А".
4. В первой строке укажите количество, которое готово к отгрузке немедленно — 4 шт.
5. Во второй строке укажите оставшееся количество — 6 шт.
6. Теперь вы можете управлять этими строками независимо. Для второй строки (6 шт.) можно указать предполагаемую дату отгрузки или изменить действие по обеспечению. Например, для первой строки установить действие "Отгрузить", а для второй — "Резервировать к дате".

Управление обеспечением и статусами

Этот метод особенно эффективен, если в вашей системе включена функциональная опция Обособленное обеспечение заказов (обычно находится в разделе "НСИ и администрирование" – "Склад и доставка" или "Запасы и закупки").

При использовании обособления вы можете задать для каждой строки свой статус. Например:

• Строка 1 (4 шт.): статус "К обеспечению" или "Отгрузить", так как товар есть на складе.
• Строка 2 (6 шт.): статус "Обеспечивать обособленно". Это означает, что когда товар поступит на склад по вашему заказу поставщику, он будет автоматически зарезервирован именно под этот заказ клиента и не сможет быть продан другому.

Процесс отгрузки в этом случае выглядит так:

1. Вы создаете Реализацию товаров и услуг на основании заказа. В документ попадут только те строки, которые готовы к отгрузке, то есть первая строка с 4 единицами товара.
2. Сам Заказ клиента остается открытым. Менеджер в отчетах видит, что заказ выполнен частично и ожидает поступления оставшегося товара.
3. Когда недостающие 6 единиц поступают на склад, менеджер может изменить статус второй строки в заказе (например, с "Обеспечивать" на "Отгрузить").
4. После этого создается вторая Реализация товаров и услуг на основании того же заказа, и в нее автоматически попадут оставшиеся 6 единиц.
5. Только после полной отгрузки всех строк Заказ клиента можно закрывать.

В итоге, выбор способа зависит от ваших бизнес-процессов. Для простых, незапланированных разделений отгрузки достаточно ручной корректировки количества. Для сложного управления заказами с разными датами поставок, резервированием и отслеживанием обеспечения идеально подходит механизм разбивки строк в самом заказе.