В практике ведения учета часто возникают ситуации, когда товар фактически поступил на склад, но первичные документы от поставщика еще не заведены в информационную базу. При этом отгрузку покупателю необходимо произвести «здесь и сейчас». В программе 1С:Бухгалтерия 3.0 (БП) предусмотрена специальная настройка для таких случаев, однако пользователи часто сталкиваются с тем, что даже при включенной опции программа блокирует проведение документов. Разберем подробно, как работает этот механизм, почему возникают ошибки и какие существуют альтернативные способы решения задачи.
Для начала проанализируем, где находится основная настройка, позволяющая списывать запасы «в минус». Чтобы включить эту возможность, нам необходимо выполнить следующие шаги:
Важно понимать, что эта настройка является глобальной для всей информационной базы. Это означает, что если в одной базе ведется учет по нескольким организациям (например, ООО на ОСНО и ИП на УСН), то включение этой опции разрешит продажу в минус для всех юридических лиц сразу. Рассмотрим ситуацию, когда для одной организации контроль остатков критичен, а для другой — нет. В типовой конфигурации, к сожалению, невозможно разделить этот контроль по организациям штатными средствами. В таких случаях мы рекомендуем либо вести учет в разных базах, либо использовать расширения конфигурации, которые добавляют проверку организации в процедуру проведения документов.
Рассмотрим наиболее частую причину, по которой даже при установленном флаге «Разрешить списание» программа выдает ошибку: «Недостаточно остатка по счету 004.01». Проанализируем механику работы программы с забалансовыми счетами.
Комиссионный товар учитывается на счете 004 («Товары, принятые на комиссию»). Логика 1С:Бухгалтерии здесь максимально жесткая: комиссионный товар нельзя продать в минус ни при каких условиях. Выясним причину такого ограничения:
Как мы увидели в примере из практики, решением для оперативной отгрузки может стать временное изменение Вида номенклатуры. Если мы изменим вид с «Комиссионного товара» на «Товары» и укажем счет учета 41.01, программа воспримет товар как собственный и позволит провести документ реализации с отрицательным остатком. Однако помните, что после фактического получения документов от комитента вам придется возвращать настройки назад и перепроводить документы, чтобы корректно сформировался отчет комитенту.
Проанализируем последствия списания в минус для различных налоговых режимов, так как это напрямую влияет на финансовый результат и корректность отчетности.
Общая система налогообложения (ОСНО):
При отгрузке в минус в документе реализации себестоимость товаров будет равна нулю. Это логично, так как программе не на что опереться для расчета стоимости. Посмотрим, как это исправляется: после того как вы введете документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» текущим или прошлым числом, необходимо обязательно выполнить операцию Закрытие месяца. Регламентная процедура Корректировка стоимости номенклатуры пересчитает себестоимость реализации и сформирует нужные проводки по дебету счета 90.02.1.
УСН «Доходы минус расходы»:
Здесь ситуация гораздо сложнее. Для признания расхода в УСН товар должен быть не только отгружен, но и оплачен поставщику, а также получен на склад. Если вы продаете в минус, связь между оплатой поставщику и конкретной продажей разрывается. Даже если вы введете поступление позже, система может автоматически не подхватить эти расходы в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Потребуется полное перепроведение документов в строгой хронологической последовательности.
Иногда пользователи предлагают создать фиктивное поступление от «Тестового контрагента», чтобы закрыть отрицательный остаток. Рассмотрим, почему это плохая идея:
Посмотрим, как обстоят дела в более ориентированной на управленческий учет программе — 1С:УНФ. В этой конфигурации настройка Разрешить списание запасов при отсутствии остатков находится в разделе Настройки — Еще больше возможностей — Склад.
Аналогично Бухгалтерии, в актуальных версиях УНФ эта настройка действует на всю базу. Однако в УНФ реализован мощный механизм Интеркампани (Передачи между организациями). Рассмотрим пример: товар числится на ООО, а продать его нужно от ИП. Если настроена схема «Интеркампани», программа позволит ИП продать товар, которого у него нет, зафиксировав отрицательный остаток. В конце месяца специальный помощник автоматически сформирует документы передачи товара от ООО к ИП, закрывая «минусы» корректно и прозрачно для учета.
Подведем итог и составим алгоритм действий, если вам жизненно необходимо отгружать товар без остатков:
41).v8@1c.ru. Чем больше будет таких запросов, тем быстрее функция появится в типовом решении.Помните, что работа с отрицательными остатками — это крайняя мера. Старайтесь автоматизировать ввод первичных документов (например, через ЭДО), чтобы данные в программе всегда соответствовали реальному состоянию вашего склада.