С переходом на новые правила учета НДФЛ в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП), многие пользователи столкнулись с проблемой так называемых «плясок» НДФЛ и вычетов. Типичная ситуация: за первую половину месяца сотруднику начислили одну сумму, а в ведомость на выплату по ошибке или из-за нехватки средств попала меньшая сумма. В итоге при окончательном расчете за месяц программа начинает делать странные корректировки в регистрах, сторнируя предоставленные вычеты и «ломая» налоговый регистр. Проанализируем, почему это происходит и как правильно исправить ситуацию в программе.
Для начала выясним причину, по которой 1С ведет себя именно так. Согласно статье 223 НК РФ, дата фактического получения дохода в виде оплаты труда теперь определяется как день выплаты дохода. Это означает, что для налогового учета в ЗУП не так важно, сколько вы «начислили» в документе Начисление за первую половину месяца, как то, сколько вы фактически указали в Ведомости.
Рассмотрим пример: сотруднику начислено 20 000 рублей аванса. У него есть право на имущественный вычет в размере 500 000 рублей. Программа при расчете аванса применяет вычет к 20 000 рублям, и НДФЛ получается равным нулю. Однако в Ведомости выплатили только 18 000 рублей. С точки зрения системы, доход сотрудника на дату выплаты составил 18 000 рублей. Следовательно, вычет в размере 2 000 рублей (20 000 начислено - 18 000 выплачено) был предоставлен «авансом» под несуществующий доход. При окончательном расчете месяца программа видит это несоответствие и делает корректирующую запись в регистр Вычеты НДФЛ по уведомлению НО с отрицательным значением («расход -2000»), чтобы вернуть остаток вычета в общую базу.
Самый простой и правильный путь, который советуют опытные специалисты, — это соблюдение принципа соответствия. В ЗУП 3.1 документ Начисление за первую половину месяца является «квазиначислением». Он не делает проводок в бухгалтерском учете (Дт 20, 26, 44 — Кт 70), а служит исключительно для предварительного расчета сумм к выплате и исчисления НДФЛ. Поэтому мы можем безболезненно его корректировать.
Начисление за первую половину месяца, в котором возникла разница.Ведомость на выплату аванса. Она должна заполниться «естественным» образом на те же 18 000 рублей без ручных правок.Важный момент: никогда не правьте суммы в ведомости вручную. Как только вы вносите ручную правку в ведомость, связь между начисленным доходом и выплаченным НДФЛ разрывается, что ведет к ошибкам в отчетности 6-НДФЛ.
Если аванс уже выплачен и вы обнаружили проблему только при окончательном расчете зарплаты, необходимо восстановить последовательность действий. Посмотрим на алгоритм, который поможет избежать «мерцания» регистров в течение всего налогового периода:
Начисление зарплаты и взносов за месяц и все Ведомости на выплату зарплаты.Начисление за первую половину месяца до этой суммы.Ведомость на аванс.Начисление зарплаты и взносов. Теперь программа увидит правильный остаток дохода и вычета с учетом того, что в первой половине месяца доход составил 18 000, а не 20 000.Такой подход гарантирует, что накопительный итог по НДФЛ будет рассчитан верно, и в Налоговом регистре по НДФЛ не возникнет необоснованной налоговой базы.
Проанализируем ситуацию с технической точки зрения. В ЗУП 3.1 учет предоставленных имущественных вычетов ведется в регистре накопления Вычеты НДФЛ по уведомлению НО. Движения по этому регистру делают только документы начисления (аванс, зарплата, премии). Документы выплаты напрямую этот регистр не двигают, но они фиксируют дату получения дохода.
Когда мы начисляем зарплату в конце месяца, программа выполняет следующие действия:
В результате в регистре появляются две записи: Расход +22 000 (добор остатка вычета до полной суммы дохода) и Расход -2 000 (сторнирование излишка по авансу). В сумме они дают корректные 40 000 рублей, но из-за разницы в датах и механизмах формирования отчетов, в Налоговом регистре эти 2 000 рублей могут отображаться как облагаемая база, если не соблюдена хронология.
Многие программисты и бухгалтеры пытаются просто подправить цифры в отчете или вручную «дорисовать» 2 000 в НДФЛ. Мы не рекомендуем этого делать. ЗУП построена на принципе накопительного итога. Любая ручная правка сегодня приведет к тому, что в следующем месяце программа попытается ее «компенсировать», и вы будете бороться с этой суммой до конца года (до формирования справок 2-НДФЛ).
Помните: В учете зарплаты не существует «отрицательных начислений» как дохода. Есть либо начисление (доход), либо удержание. Если вы ошиблись в авансе, единственный легальный способ для алгоритмов 1С — это корректировка самого документа начисления аванса. Это позволит программе правильно распределить вычеты между датами выплаты (15-м числом и последним днем месяца).
Рассмотрим пошагово, как должна выглядеть идеальная цепочка при наличии имущественного вычета:
1. Документ "Начисление за первую половину" (15.01):
- Начислено: 18 000
- НДФЛ: 0 (применен имущественный вычет 18 000)
- К выплате: 18 000
2. Документ "Ведомость в банк" (аванс 15.01):
- К выплате: 18 000
- НДФЛ к удержанию: 0
3. Документ "Начисление зарплаты и взносов" (31.01):
- Начислено: 40 000
- НДФЛ: 0 (применен вычет 22 000 за вторую половину месяца)
- Итого вычетов за месяц: 18 000 + 22 000 = 40 000
4. Документ "Ведомость в банк" (Зарплата 05.02):
- К выплате: 22 000 (40 000 - 18 000 аванса)
- НДФЛ к удержанию: 0
При такой схеме в регистрах Вычеты НДФЛ по уведомлению НО не будет никаких минусовых сторно, а Налоговый регистр сформируется без лишних строк с налоговой базой. Если же выплата аванса уже прошла и она не совпадает с начислением — вернитесь и приведите начисление к факту выплаты. Это сэкономит вам часы работы при сдаче квартальной отчетности.