← На главную

Давайте разберем, как эффективно организовать учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) и пробега автомобилей в 1С:УНФ 1.6, а также как корректно распределить эти затраты на себестоимость вашей продукции. Эта задача актуальна для многих предприятий, особенно для тех, чья деятельность связана с активным использованием собственного автотранспорта для сбора сырья или доставки товаров.

Мы рассмотрим пути автоматизации учета ГСМ, начиная от их прихода в систему и заканчивая распределением затрат, а также изучим возможности интеграции с данными о пробеге и уровне топлива.

Приход ГСМ: наличные и топливные карты

Первый шаг к автоматизированному учету – это правильное отражение поступления топлива в систему. Разберем, как это можно сделать для наличных расчетов и при использовании топливных карт. Ваши первоначальные размышления о порядке действий в целом верны, и мы подтвердим их, а также уточним детали.

1. Приобретение ГСМ через подотчетных лиц (наличные):

   Когда водителям выдаются наличные деньги на бензин, мы отражаем это через документ Авансовый отчет. Рассмотрим шаги:

   • В системе мы создаем Авансовый отчет, где указываем подотчетное лицо (водителя).
   • На вкладке "Запасы" или "Прочее" (в зависимости от настроек вашей УНФ) мы приходуем бензин. В качестве номенклатурной позиции указываем "Бензин" (или другую соответствующую номенклатуру, например, "Дизельное топливо", "Газ").
   • Важно указать количество (литры) и стоимость приобретенного топлива. Для целей бухгалтерского учета (если вы используете связку УНФ с Бухгалтерией) бензин обычно учитывается на счете 10.03 "Топливо". В УНФ это отражается как увеличение остатка соответствующей номенклатуры.
   • На вкладке "Оплата" или "Расчеты" Авансового отчета мы можем указать оплату контрагенту (АЗС), если таковая требуется.

   Этот подход позволяет нам корректно учесть расход наличных средств и оприходовать ГСМ на склад.

2. Приобретение ГСМ по топливным картам:

   Учет ГСМ по топливным картам также имеет свои особенности. Здесь мы будем работать с документами поступления и списания безналичных денежных средств. В 1С:Бухгалтерии предприятия, которая имеет схожие принципы учета с УНФ (в ней также доступно заполнение отчета производства), поступление топлива по топливным картам может быть отражено документом Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции "Топливо". В УНФ мы действуем аналогично:

   • Мы оформляем Приходную накладную от поставщика топлива (оператора топливных карт). В ней указываем номенклатуру "Бензин", количество и стоимость.
   • После этого нам необходимо отразить оплату поставщику. Для этого мы создаем документ Списание безналичных денежных средств или Платежное поручение исходящее, указывая в нем оператора топливных карт как получателя платежа.
   • Важно: При работе с топливными картами часто возникает вопрос с НДС. Некоторые операторы предоставляют акты и счета-фактуры с выделенным НДС, другие – без. Убедитесь, что ваш учет НДС настроен корректно в соответствии с условиями договора.

   Мы видим, что ваши размышления по первому вопросу были правильными. Теперь перейдем к более сложной части – интеграции этих данных с информацией об автомобилях и их пробеге.

Детальный учет автотранспорта и интеграция с пробегом/уровнем бака

Задача отслеживания "сколько бензина за какой пробег сожгла та или иная машина" и "сколько литров на километр сожгла" требует более глубокой автоматизации, чем стандартные возможности 1С:УНФ 1.6. Прямой встроенный функционал для детального учета автотранспорта и интеграции с GPS-трекерами в УНФ может быть ограничен. Однако существуют следующие пути решения, которые мы можем рассмотреть.

1. Путевые листы – основа учета ГСМ и пробега

   Для корректного учета ГСМ и пробега в любой системе, основой является Путевой лист. Это основной документ, который позволяет нам связать использованное топливо с конкретным транспортным средством и пройденным расстоянием. В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0), а также в других конфигурациях 1С, есть возможность ведения путевых листов. Для использования этой функциональности в 1С:Бухгалтерии обычно необходимо включить соответствующую опцию в настройках программы, установив флажок "Путевые листы" на закладке "Запасы". Для УНФ же потребуется либо специализированное расширение, либо адаптация.

   • Заполнение путевых листов: Каждый путевой лист содержит ключевые реквизиты, необходимые для определения объема использованного горючего. Мы указываем данные об автомобиле, водителе, маршруте, времени отправления и прибытия. Критически важными являются показания одометра: на начало и конец рабочей смены или поездки.
   • Учет выдачи ГСМ и расхода топлива: В путевом листе мы фиксируем количество выданного топлива. Остатки топлива в баке на начало и конец рейса также должны быть указаны. Если в системе уже есть данные о предыдущих путевых листах, показания одометра и остатки топлива могут автоматически заполняться, что значительно упрощает работу.
   • Расчет расхода: Путевой лист позволяет выполнить расчет как нормативного, так и фактического расхода ГСМ. Для этого нам необходимо задать нормы расхода ГСМ в карточке каждого автомобиля или в соответствующем справочнике моделей транспортных средств. Эти нормы являются базой для сравнения с фактическим расходом и выявления отклонений.

   Применение путевых листов – это первый и самый важный шаг к контролю за расходом топлива и пробегом. Без этого документа точный учет практически невозможен.

2. Специализированные решения и расширения для глубокой автоматизации

   Для достижения высокой степени автоматизации, особенно с учетом данных GPS-трекеров, мы должны рассмотреть специализированные продукты или доработки.

   • 1С:Управление автотранспортом (УАТ): Это специализированное отраслевое решение, разработанное для комплексного учета в автотранспортных предприятиях. Если ваша фирма интенсивно использует грузовые автомобили, 1С:УАТ будет наилучшим выбором. Этот продукт обладает очень широким функционалом, включая:

     • Детальный расчет расхода ГСМ, в том числе для автомобилей, использующих два вида топлива одновременно (например, бензин и газ).
     • Гибкую настройку норм расхода и корректирующих надбавок (например, за работу в зимних условиях, при перевозке тяжелых грузов, за работу с прицепом).
     • Реализацию алгоритмов нормативного расчета расхода топлива, что позволяет точно отслеживать экономию или перерасход.
     • Полный цикл документооборота по автотранспорту: путевые листы, учет ремонтов, шин, аккумуляторов, учет водителей, выработка и т.д.

   • 1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS: Это отдельное решение, которое может интегрироваться с 1С:УАТ ПРОФ. Оно создано для сбора и анализа данных с устройств спутникового мониторинга. Благодаря этой системе, мы можем:

     • Получать данные о местоположении, скорости, маршрутах движения транспортных средств в реальном времени.
     • Контролировать расход топлива и уровень в баке, собирая информацию с датчиков расхода топлива, а также с CAN-шины грузового автомобиля.
     • Автоматически загружать данные о пробеге и уровне топлива, что минимизирует ручной ввод и исключает ошибки, а также дает возможность оперативного анализа.

     Важно понимать, что 1С:Центр спутникового мониторинга является мощным инструментом, который в сочетании с 1С:УАТ обеспечивает полноценный контроль и анализ работы автопарка.

   • Сторонние модули и расширения для 1С:УНФ: Для тех, кто хочет остаться в рамках 1С:УНФ, но нуждается в расширенном функционале, существуют сторонние решения, поставляемые в виде расширений. Эти модули могут предоставлять:

     • Специализированные справочники транспортных средств с привязкой топливных карт и водителей.
     • Механизмы для определения норм расхода топлива.
     • Документы для фиксации маршрутов, времени отправления/прибытия, показаний одометра.
     • Функции для расчета расстояния и расхода топлива на основе введенных данных.
     • Возможность загрузки данных из внешних файлов или простейшей интеграции с GPS-трекерами.

     Такие решения могут быть хорошим компромиссом между полноценным 1С:УАТ и базовой УНФ.

   • Интеграция со сторонними системами GPS-мониторинга: Многие современные системы GPS-мониторинга (например, Wialon, Omnicomm и другие) предлагают API или готовые коннекторы для интеграции с 1С. Это позволяет:

     • Передавать данные о местоположении, поездках, пробеге и расходе топлива напрямую в 1С.
     • Использовать эти данные для автоматического заполнения путевых листов или формирования отчетов по расходу ГСМ.

     Важно учитывать, что для подключения к 1С могут потребоваться дополнительные расширения или доработки конфигурации, которые могут быть недоступны в базовых версиях 1С или потребуют участия программиста.

Распределение затрат на себестоимость продукции

После того как мы учли приход ГСМ и зафиксировали их расход по автомобилям, следующим этапом является распределение этих затрат на себестоимость вашей продукции (в вашем случае – собранной и обработанной макулатуры). Это позволяет нам понимать реальную стоимость каждой единицы продукции и оценивать эффективность работы.

1. Идентификация затрат:

   Расходы на ГСМ относятся к производственным затратам, которые мы должны распределить. В 1С:УНФ, как и в других учетных системах, мы классифицируем эти затраты, например, через Статьи затрат. Для ГСМ мы можем создать отдельную статью затрат "Расход ГСМ" или "Транспортные расходы на сбор сырья".

2. Отнесение к прямым распределяемым затратам:

   Расходы на ГСМ, связанные с процессом сбора сырья, являются прямыми затратами. Мы можем отнести их к прямым распределяемым затратам. Для их отнесения на себестоимость продукции в 1С:УНФ используется документ Распределение затрат. Рассмотрим, как мы его используем:

   • В документе Распределение затрат мы указываем период, за который производим распределение (например, месяц).
   • Определяем подразделение, которое понесло эти затраты (например, "Транспортный цех" или "Отдел заготовки").
   • Далее, мы указываем продукцию, на которую должны быть распределены затраты (в нашем случае – "Макулатура прессованная" или "Макулатура дробленая").
   • В табличной части мы выбираем статью затрат "Расход ГСМ" и сумму, которую необходимо распределить.
   • Система позволяет выбрать базу распределения: по количеству выпущенной продукции, по весу, по объему или по другим параметрам. В вашем случае, если вы выпускаете спрессованную и дробленую макулатуру, распределение по количеству или весу выпущенной продукции будет наиболее логичным.

3. Закрытие месяца и расчет себестоимости:

   После того как мы произвели все необходимые распределения затрат, важно выполнить операцию Закрытие месяца (хотя возможен и анализ прибыли без закрытия месяца). Эта регламентная операция выполняет ряд важных действий:

   • Расчет и корректировка себестоимости списания запасов и затрат.
   • Распределение косвенных затрат (если таковые имеются).
   • Расчет фактической себестоимости произведенной продукции.

Цель такого распределения – корректно включить транспортные расходы в себестоимость продукции. Это позволяет нам точно оценить производственные издержки, определить экономическую эффективность отдельных направлений работы (например, сбора определенного вида макулатуры) и принимать взвешенные управленческие решения.

Общие рекомендации для эффективного учета

Для того чтобы система учета ГСМ и пробега работала максимально эффективно и давала точные данные для анализа, мы предлагаем придерживаться нескольких общих рекомендаций.

1. Утверждение норм расхода ГСМ:

   Критически важно установить и утвердить локальные нормы расхода ГСМ приказом руководителя. Эти нормы должны быть закреплены в учетной политике вашего предприятия. Почему это так важно? Распоряжение Минтранспорта №АМ-23-р носит рекомендательный характер, и налоговые органы могут не принять списание ГСМ по нормам, превышающим рекомендуемые или не обоснованным внутренним актом. Утвержденные нормы необходимы для:

   • Планирования бюджета на топливо.
   • Экономически обоснованного списания затрат на ГСМ.
   • Контроля водителей и выявления случаев перерасхода.
   • Базы для расчета нормативного расхода в путевых листах.

2. Обязательная фиксация показаний одометра:

   В каждом путевом листе мы должны обязательно фиксировать показания одометра до и после поездки. Это является основным источником данных о пройденном расстоянии. Без точных показаний одометра невозможно корректно рассчитать пробег и, как следствие, удельный расход топлива (литры на километр).

3. Выбор оптимальной системы автоматизации:

   Для вашей задачи, а именно для отслеживания "сколько бензина за какой пробег сожгла та или иная машина" и "сколько литров на километр сожгла", наилучшим решением будет использование специализированных продуктов, таких как 1С:Управление автотранспортом (УАТ) или интеграция 1С:УНФ с внешними системами GPS/ГЛОНАСС мониторинга. Эти решения позволяют:

   • Автоматически получать данные о пробеге и уровне топлива с датчиков.
   • Минимизировать ручной ввод информации.
   • Повысить точность учета и анализа расхода ГСМ.
   • Оперативно выявлять отклонения и принимать управленческие решения.

   Если бюджет или сложность внедрения УАТ являются препятствием, рассмотрите возможность использования сторонних расширений для УНФ, которые реализуют функционал путевых листов и базовый учет автотранспорта.

В целом, подход к учету ГСМ в 1С:УНФ 1.6 может быть реализован с использованием базовых документов для прихода топлива, но для детального анализа пробега и расхода, а также для автоматической загрузки данных с трекеров, мы должны либо дорабатывать УНФ, либо внедрять специализированные решения, такие как 1С:УАТ. Последовательное выполнение всех этих шагов позволит нам получить полную и достоверную картину использования автотранспорта и его затрат.