← На главную

Ситуация, когда при автоматическом заполнении ведомости на выплату аванса в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) один или несколько сотрудников упорно не попадают в список, является одной из самых распространенных в практике бухгалтера. Кажется, что все проверено: сотрудник принят, лицевой счет введен, плановые начисления назначены. Однако кнопка «Заполнить» не приносит желаемого результата. Рассмотрим подробно, почему это происходит и как исправить ситуацию, проанализировав все возможные причины — от простых настроек до технических нюансов регистров.

Шаг 1. Анализируем способ выплаты и настройки зарплатного проекта

Первым делом проанализируем настройки в карточке сотрудника. Программа 1С:ЗУП 3.1 очень строго относится к соответствию способа выплаты, указанного в личных данных, и типа создаваемого документа. Перейдем в справочник Сотрудники, откроем карточку нужного человека и перейдем по ссылке «Выплаты, учет затрат».

Здесь важно проверить следующее:

1. Способ выплаты: если в ведомости указано «Зачислением на карточку», то и в карточке сотрудника должно стоять «Зачислением на карточку». Если там выбрано «Через кассу» или «Перечислением на счет в банке» (без зарплатного проекта), в ведомость по зарплатному проекту сотрудник не попадет.
2. Зарплатный проект: если в организации действует несколько зарплатных проектов, выясним, какой из них привязан к сотруднику. Если в документе Ведомость в банк выбран один проект, а у сотрудника указан другой — автозаполнение не сработает.
3. Номер лицевого счета: убедимся, что номер счета введен и, что немаловажно, дата начала действия записи о лицевом счете не позже даты формирования ведомости.

Шаг 2. Проверяем способ расчета аванса

Разберем фундаментальный момент — как именно программа должна рассчитать сумму аванса. В 1С:ЗУП 3.1 существует три основных способа, которые устанавливаются при приеме на работу или кадровом переводе:

1. Фиксированной суммой — сотрудник попадает в ведомость сразу.
2. Процентом от тарифа — аналогично, расчет происходит в самой ведомости.
3. Расчетом за первую половину месяца — это самый коварный способ.

Если у сотрудника установлен способ «Расчетом за первую половину месяца», он никогда не попадет в ведомость, пока по нему не будет создан и проведен документ Начисление за первую половину месяца. Проанализируем, был ли создан этот документ и попал ли в него наш сотрудник. Если в начислении суммы по сотруднику нулевые (например, из-за отсутствия отработанных дней в первой половине месяца), то и в ведомость он не подтянется.

Шаг 3. Изучаем состояние взаиморасчетов и «скрытую» задолженность

Часто причина кроется не в настройках, а в данных регистров. Проанализируем ситуацию с помощью отчета «Анализ задолженности по зарплате» (или «Остатки взаиморасчетов»).

Программа при заполнении ведомости анализирует регистр накопления ЗарплатаКВыплате. Рассмотрим пример: если в предыдущем периоде сотруднику ошибочно выплатили больше, чем начислили, за ним числится долг перед организацией. При формировании аванса система видит этот долг и автоматически пытается его «зачесть». Если сумма долга превышает или равна сумме аванса, итоговая сумма к выплате получается нулевой, и строка с сотрудником просто не создается в документе.

Что делать в этом случае? Сформируйте расчетный листок за текущий и прошлый месяцы. Если вы видите конечное сальдо в пользу организации, это и есть причина. Вам нужно либо скорректировать прошлые выплаты, либо (если долг реальный) согласиться с тем, что аванс не положен.

Шаг 4. Учет договоров ГПХ и особенности релиза

Иногда проблема вызвана техническими особенностями работы с договорниками (ГПХ). Проанализируем ситуацию, когда сотрудник является одновременно и штатным работником, и исполнителем по договору ГПХ. В некоторых релизах программы (например, ветки 3.1.5) наблюдалась ошибка: если по сотруднику уже проведена ведомость на выплату вознаграждения по договору ГПХ, то в ведомость на аванс по основной деятельности он может не попасть.

Посмотрим на рекомендации опытных пользователей: попробуйте временно распровести документы по ГПХ и заново заполнить ведомость на аванс. Если сотрудник появился — значит, вы столкнулись с программной коллизией. В таком случае выплату по договору ГПХ стоит оформлять отдельным видом документа (например, Начисление по договорам) и отдельной ведомостью, чтобы потоки денежных средств не пересекались некорректно.

Шаг 5. Техническая проверка регистров (для продвинутых)

Если визуальный осмотр не помог, проанализируем данные «под капотом». Перейдем в меню «Сервис и настройки» — «Функции для технического специалиста» (ранее «Все функции»).

Нас интересует регистр сведений «Плановые авансы». Выясним, есть ли в нем актуальная запись по нашему сотруднику. Каждая запись в этом регистре имеет период действия. Если при переносе данных или из-за сбоя запись отсутствует или «закрыта» датой, меньшей чем дата аванса, программа не поймет, что сотруднику вообще что-то положено выплачивать в середине месяца.

Также проверим регистр сведений «Основные сотрудники физических лиц». В нем должна быть четкая связка между физическим лицом и сотрудником в рамках конкретной организации. Если вы обнаружили дубли физических лиц, их необходимо объединить через помощник «Объединение личных данных».

Шаг 6. «Лайфхак» с изменением вида выплаты

Рассмотрим практический прием, который часто помогает «протолкнуть» сотрудника в ведомость, когда время поджимает, а причину найти не удается:

1. Создайте новую Ведомость в банк.
2. В поле «Выплачивать» вместо «Аванс» выберите «Зарплата за месяц».
3. Нажмите кнопку «Заполнить». В этом режиме программа собирает всех, кому что-либо начислено или положено к выплате, игнорируя настройки плановых авансов.
4. После того как сотрудник попал в список, вручную скорректируйте сумму к выплате.
5. Измените значение в поле «Выплачивать» обратно на «Аванс».
6. Не забудьте проверить НДФЛ и при необходимости пересчитать его или нажать кнопку «Обновить налог».

Резюме

Подводя итог, проанализируем чек-лист для быстрой проверки:

• Проверен ли Зарплатный проект в карточке сотрудника и в ведомости (они должны совпадать)?
• Есть ли у сотрудника Лицевой счет и актуальна ли дата его регистрации?
• Если аванс расчетный, проведен ли документ Начисление за первую половину месяца?
• Нет ли у сотрудника переплаты в прошлых периодах (проверяем «Анализом задолженности»)?
• Не введены ли документы-отклонения (больничный, отпуск), которые перекрывают период аванса и обнуляют сумму?

Соблюдение этой последовательности действий в большинстве случаев позволяет решить проблему без привлечения программистов и обеспечить своевременную выплату заработной платы сотрудникам.