← На главную

Приветствуем, уважаемые коллеги! В процессе работы практикующего бухгалтера в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (1С:ЗУП) нередко возникают ситуации, когда при автоматическом заполнении ведомостей на выплату зарплаты или аванса некоторые сотрудники «теряются». Особенно часто это случается с новыми работниками, которые только недавно были приняты в штат компании.

Представим типичный сценарий: сотрудник принят на работу 16-го числа месяца. В его приказе о приеме четко зафиксировано право на получение аванса (например, фиксированной суммой). Однако при формировании ведомости в банк на выплату аванса программа отказывается видеть этого сотрудника. Даже принудительное добавление через кнопку «Подобрать» не дает результатов — человек просто не переносится в документ. Давайте разберем по шагам, почему так происходит, какие скрытые механизмы программы здесь задействованы и как правильно решить эту проблему, не нарушая логику учета и законодательство.

Главная техническая причина: логика контроля отработанного времени

Для того чтобы понять поведение программы, проанализируем базовый алгоритм, заложенный разработчиками фирмы «1С». В системе 1С:ЗУП 3.1 жестко разграничены периоды расчета:

• Первая половина месяца — период с 1 по 15 число включительно. Именно за этот интервал рассчитывается и выплачивается так называемый «аванс».
• Вторая половина месяца — период с 16 числа до конца месяца, за который производится окончательный расчет и начисление основной зарплаты.

Когда мы заполняем ведомость на выплату аванса, программа в фоновом режиме выполняет обязательную проверку: числился ли данный сотрудник в штате компании в период с 1 по 15 число и было ли у него зафиксировано хотя бы несколько часов отработанного времени (или дней нахождения на работе).

Если наш сотрудник принят на работу 16-го числа, то в первой половине месяца у него зарегистрировано ровно ноль отработанных дней. С точки зрения программы, выплачивать аванс в данном случае не за что, так как за расчетный период первого полумесяца (с 1 по 15 число) у сотрудника нет никакого фактически заработанного дохода. Система блокирует добавление сотрудника в ведомость на аванс даже в режиме ручного подбора, чтобы уберечь бухгалтера от методологической и финансовой ошибки.

Аналогичная ситуация произойдет, если сотрудник был принят, например, 5-го числа, но с 5 по 15 число находился на больничном, в отпуске за свой счет или отсутствовал по иным причинам. Отсутствие фактически отработанного времени в первой половине месяца — это главный барьер для автоматического попадания в ведомость.

Важные изменения в учете авансов в 1С:ЗУП 3.1

Рассматривая подобные ситуации, важно учитывать глобальные изменения в законодательстве РФ, которые напрямую отразились на поведении программы в актуальных релизах. В старых редакциях программы (например, в релизах 2019 года) существовали такие способы расчета аванса, как Фиксированной суммой или Процентом от тарифа.

Проанализируем, как это работает теперь:

1. Полная отмена фиксированных авансов: Начиная с 2023 года способы расчета аванса фиксированной суммой и процентом были полностью упразднены на законодательном уровне. Теперь аванс рассчитывается исключительно по фактически отработанному времени — способом Расчетом за первую половину месяца.
2. Требования по расчету НДФЛ: Согласно действующему Налоговому кодексу РФ, НДФЛ должен удерживаться непосредственно при каждой выплате дохода, включая аванс. Чтобы корректно рассчитать сумму налога к удержанию, бухгалтер обязан предварительно рассчитать сумму начисления за первую половину месяца с помощью одноименного документа — Начисление за первую половину месяца.

Поскольку наш сотрудник устроился на работу 16-го числа, при заполнении документа Начисление за первую половину месяца по нему просто не будет создано никаких строк и начислений. Соответственно, при последующем создании ведомости на аванс программа не найдет никаких оснований и сумм для выплаты данному сотруднику.

Другие скрытые причины, почему сотрудники не попадают в ведомость

Если в вашей практике возникает ситуация, когда сотрудник был принят в первой половине месяца (например, 2-го числа) и реально работал, но программа все равно не включает его в ведомость на аванс, рекомендуем проверить следующие моменты:

1. Несоответствие способа и места выплаты зарплаты. Зайдите в карточку сотрудника и перейдите по ссылке Выплаты, учет затрат. Проверьте, какой способ там указан. Если там стоит «Зачислением на карточку» без привязки к зарплатному проекту или «Через кассу», а вы пытаетесь заполнить документ Ведомость в банк в рамках зарплатного проекта, программа проигнорирует этого человека. Способ выплаты в карточке должен строго совпадать с типом создаваемой ведомости.
2. Отсутствие лицевого счета. Если вы используете зарплатный проект, обязательно убедитесь, что для сотрудника введен и зарегистрирован номер лицевого счета в информационной базе. Без лицевого счета ведомость по зарплатному проекту заполняться не будет.
3. Преждевременное проведение окончательного расчета. Бывает так, что бухгалтер случайно или намеренно уже создал и провел документ Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц до того, как была сформирована и проведена ведомость на аванс. В таком случае система считает, что окончательный расчет по сотруднику за месяц уже выполнен, и блокирует выплату аванса. Для исправления нужно временно отменить проведение начисления зарплаты, заполнить и провести ведомость на аванс, а затем заново провести начисление.
4. Наличие других выплат со статусом «Зарплата за месяц». Если в текущем периоде сотруднику уже выплачивались какие-либо суммы (например, межрасчетные выплаты, отпускные или разовые премии) через ведомость с характером выплаты Зарплата за месяц, программа может расценить это как приоритетное закрытие расчетов и не дать выплатить аванс.
5. Задолженность сотрудника перед организацией. Если за прошлые периоды за сотрудником числится долг (например, из-за излишне выплаченных сумм или перерасчетов), программа автоматически зачтет этот долг при выплате аванса. Если сумма долга превышает плановый аванс, сумма к выплате станет нулевой, и сотрудник не попадет в документ.

Почему ручные манипуляции с ведомостью опасны? Разбор регистров

Некоторые пользователи на форумах советуют обходной маневр: создать ведомость с характером выплаты Зарплата за месяц, вручную добавить туда сотрудника через кнопку «Подобрать», а затем изменить характер выплаты обратно на Аванс и провести документ.

Внимание! Мы настоятельно не рекомендуем использовать данный метод. Подобные ручные манипуляции с видами выплат грубо нарушают внутренние регистры учета взаиморасчетов с персоналом и регистры накопления по НДФЛ. Проведение любого документа в 1С:ЗУП делает записи в серии регистров накопления. Важнейшие из них — это Взаиморасчеты с сотрудниками, Зарплата к выплате и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.

Когда вы принудительно меняете вид операции в шапке документа после ручного подбора сотрудника, программа может некорректно сопоставить суммы выплаты с ранее начисленными суммами. В результате:

• В регистре Взаиморасчеты с сотрудниками образуется перекос: программа будет фиксировать выдачу аванса, который не перекроется окончательным расчетом из-за различий в аналитических разрезах документов-оснований.
• Регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ зафиксирует выплату дохода без фактического начисления налога. При последующем расчете зарплаты за месяц программа попытается выровнять налог, что приведет к непредсказуемому результату, задвоению НДФЛ или некорректному заполнению регламентированной отчетности 6-НДФЛ.

Как правильно решить проблему без вреда для программы?

Как же поступить правильно и красиво с точки зрения методологии учета и работы в программе?

Вариант 1. Не выплачивать аванс в текущем месяце (Рекомендуемый)

Поскольку сотрудник устроился на работу 16-го числа, у него объективно нет отработанного времени за первую половину месяца. Трудовой кодекс обязывает выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Для данного сотрудника первым полумесяцем его работы станет период с 16 по 30/31 число. Он получит свои первые заработанные деньги в день окончательного расчета за месяц (вместе со всеми сотрудниками). Это абсолютно законно и логично, никаких штрафов от трудовой инспекции за это не последует.

Вариант 2. Оформление разовой выплаты (Если выплатить деньги крайне необходимо)

Если руководство компании все же приняло решение поддержать нового сотрудника материально в первые дни работы, лучше оформить эту операцию корректными документами, которые не ломают зарплатную логику программы:

• Оформите документ Разовое начисление (например, в качестве материальной помощи или единовременного авансового поощрения), выберите способ выплаты «В межрасчетный период» и выплатите эту сумму отдельной ведомостью.
• Оформите выдачу беспроцентного займа сотруднику с последующим удержанием из его будущей заработной платы при окончательном расчете.

Используя эти штатные инструменты, мы сохраним идеальный порядок в регистрах 1С:ЗУП 3.1, избежим проблем с расчетом НДФЛ и успешно сдадим всю регламентированную отчетность!