В работе с 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) бухгалтеры и расчетчики часто сталкиваются с ситуацией, когда премии за прошлые периоды или текущий месяц необходимо начислить сотрудникам, которые уже были уволены. Эта задача усложняется, особенно после обновлений программы, когда расчет зарплаты автоматически выполняется непосредственно в документе Увольнение. Если премия представляет собой разовый показатель, начисляемый через документ Начисление зарплаты и взносов, то после увольнения сотрудника система перестает рассчитывать такие премии, поскольку он уже не считается действующим сотрудником.
Давайте подробно рассмотрим, как можно доначислить премии уволенным сотрудникам в 1С:ЗУП, учитывая особенности учета и различные подходы к решению этой задачи.
Одним из типовых механизмов, предлагаемых 1С:ЗУП для корректировки уже проведенных расчетов, является "Исправление" документов. Это означает, что вы можете создать исправление к документу Увольнение, чтобы внести необходимые корректировки и доначислить премии.
Если премия начисляется за период, который охватывает дату увольнения, и ее расчет становится доступен уже после проведения Увольнения, то для ее включения в расчет по уволенному сотруднику потребуется создать документ Исправление на основании уже проведенного Увольнения. Перед созданием исправления необходимо убедиться, что в системе зарегистрирована необходимость перерасчета. Это может быть вызвано вводом показателей для расчета премии, которые система должна была бы учесть для уволенного сотрудника.
Увольнение, что требует временного повышения прав или участия администратора.Увольнение обычно делается следующим месяцем. Это означает, что доначисленная премия попадет в следующий месяц, что может вызвать вопросы у экономистов и бухгалтеров, которые ожидают отражения премии в месяце, за который она начислена.Если количество уволенных сотрудников велико, мы можем рассмотреть вариант написания специальной обработки. Эта обработка будет автоматически выбирать необходимые документы Увольнение и создавать их "Исправления". Принципы создания таких исправлений программно можно изучить на примере типовой обработки "Зарплата – Перерасчеты", где реализована логика работы с перерасчетами и исправлениями документов.
Для выплат, которые производятся бывшим сотрудникам, 1С:ЗУП предлагает специальные документы, которые позволяют корректно отразить такие операции с точки зрения налогового и бухгалтерского учета.
Документ Начисление прочих доходов может быть использован для регистрации премий уволенным сотрудникам. Его основное назначение — регистрировать доходы для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов, а также для отражения в отчетности. Этот документ не формирует задолженность организации перед бывшим сотрудником и не учитывается в стандартных ведомостях на выплату.
Это рекомендованный механизм в 1С:ЗУП для регистрации выплат уволенным сотрудникам, включая премии за прошлые периоды. Чтобы активировать эту функцию, нам необходимо установить флажок "Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия" в разделе Настройка -> Расчёт зарплаты.
После активации, вы сможете создать документ Выплата бывшим сотрудникам, в котором можно указать бывшего сотрудника, сумму начисления до налогообложения и фактическую дату выплаты. Графы "Подоходного налога" и "К выплате" заполняются автоматически. На основании этого документа можно также сформировать "Справку о выплате бывшим сотрудникам".
Начисление прочих доходов и Выплата бывшим сотрудникам) корректно регистрируют выплаты для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов.Премию уволенному сотруднику также можно начислить и типовым документом Премия. При этом важно корректно указать "Период, по итогам работы за который начисляется премия". Чтобы уволенный сотрудник появился в списке для начисления премии, в его карточке не должен быть установлен флажок "Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены", либо необходимо снять фильтр "Скрывать сотрудников, по которым не выполняются операции". Выплату премии можно запланировать "В межрасчетный период" с указанием конкретной даты выплаты.
Один из форумчан поделился более сложным, но практичным обходным путем, который позволяет корректно отражать начисления в нужном периоде с учетом специфики премий, определяемых по итогам полного месяца работы. Этот метод требует внимательного планирования и использования различных документов.
Рассмотрим этот подход по шагам:
Увольнение:
В документе Увольнение нам следует установить планируемую дату выплаты равной дате окончательного расчета, то есть дате выплаты зарплаты за текущий месяц (например, 10.05.23, если увольнение 03.04.23, а выплата зарплаты за апрель – 10.05.23).
В день увольнения (например, 03.04.23) мы выплачиваем сотруднику всё, что можно рассчитать на этот момент: повременную оплату за отработанные дни, компенсации за неиспользованный отпуск, различные надбавки, которые уже известны. Сюда же может войти заработок за предыдущий месяц (например, март).
Зарплату за предыдущий месяц (например, март) мы рассчитываем в документе Начисление зарплаты и взносов с планируемой датой выплаты, совпадающей с основной датой выплаты зарплаты (например, 10.04.23). Эту часть зарплаты за март выплачиваем сотруднику в день увольнения.
Когда становятся известны показатели для расчета премии за предыдущий месяц (март), мы возвращаемся в документ Начисление зарплаты и взносов, которым считали зарплату за март, и пересчитываем его. Это позволит доначислить премии и соответствующие надбавки (например, районный коэффициент) за март.
Пример: 10.04.23 выплачиваем премии и надбавки на них за март, а также пересчитанную компенсацию (если премия повлияла на расчет средней).
Зарплату за месяц увольнения (например, апрель) мы считаем непосредственно в документе Увольнение.
В следующем месяце после увольнения (например, в мае), когда будут определены и введены показатели для расчета премий за месяц увольнения (апрель), мы снова пересчитываем документ Увольнение. Это позволит доначислить премии и надбавки на них за апрель.
Пример: 10.05.23 выплачиваем премии и надбавки на них за апрель.
Этот метод позволяет корректно отразить все начисления в бухгалтерском (БУ) и налоговом (НУ) учете, а также распределить затраты по нужным счетам и видам начислений (например, премия – это один вид затрат, районный коэффициент на нее – другой).
1С:ЗУП (например, версия 3.1.23.651) способен нормально отрабатывать ситуации, когда реальная дата выплаты происходит раньше планируемой даты, а также когда по одному документу осуществляется несколько выплат с разными датами, и даже в разных месяцах.
Важно: При выборе этого обходного пути мы должны быть готовы к тому, что это более сложный процесс, требующий внимательности и контроля на каждом шаге. Однако он позволяет добиться максимальной точности в отражении премий в том периоде, за который они фактически начислены.
Независимо от выбранного метода, мы должны помнить об общих правилах и требованиях законодательства:
Перерасчет страховых взносов, заполнив вкладку "Сведения о доходах". Для большого количества сотрудников можно настроить отбор по датам увольнения и подразделению.Мы видим, что в 1С:ЗУП существует несколько подходов к решению задачи доначисления премий уволенным сотрудникам. Выбор конкретного метода зависит от масштабов проблемы, требований к точности отражения в учете и готовности к изменению бизнес-процессов.
Если мы стремимся максимально использовать типовые механизмы, то "Исправление" документа "Увольнение" или использование "Выплаты бывшим сотрудникам" / "Начисления прочих доходов" будут предпочтительными. Если же мы сталкиваемся с необходимостью очень точного отражения премий в затратах конкретного периода, даже для уволенных, и готовы к более сложной схеме расчетов, то обходной путь с планируемыми датами и многократными перерасчетами может оказаться наиболее подходящим.