Разберем распространенную ситуацию, с которой часто сталкиваются бухгалтеры и расчетчики зарплаты в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Представим сценарий: сотрудник уже уволен, трудовой договор с ним расторгнут, однако возникает необходимость произвести доначисление за прошлый период. Это может быть связано с обнаружением ошибки в первоначальном расчете, выплатой квартальной или годовой премии, которая распределяется позже, или корректировкой данных после переноса учета из старой информационной системы (например, при переходе с версии 2.5).
Основная сложность, возникающая на первом этапе — программа по умолчанию скрывает уволенных сотрудников и не позволяет выбрать их в новые расчетные документы. Проанализируем, как решить эту техническую проблему, а также подробно разберем методологию отражения таких начислений, чтобы не исказить регламентированную отчетность, НДФЛ и страховые взносы.
Выясним причину, почему при нажатии кнопки «Подбор» в документах начисления (например, Премия или Разовое начисление) уволенный сотрудник отсутствует в общем списке. Система 1С:ЗУП 3.1 оптимизирует интерфейс и скрывает тех физических лиц, с которыми на текущий момент нет активных трудовых отношений. Чтобы обойти это ограничение, выполним следующие шаги:
Премия).Сотрудники был установлен признак отправки в архив (флаг Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены). В таком случае перейдем в карточку сотрудника и временно снимем этот флаг.После выполнения этих простых манипуляций уволенный сотрудник гарантированно появится в списке выбора, и мы сможем перенести его в табличную часть расчетного документа.
Просто найти сотрудника в списке — это лишь половина дела. Нам необходимо методологически верно отразить операцию в учете. На практике выделяют три принципиально разные ситуации, каждая из которых требует своего документального оформления.
Если в ранее проведенном документе Увольнение расчетчик допустил ошибку (неверно указал количество дней неиспользованного отпуска, перепутал сумму оклада или забыл начислить обязательную надбавку за последний месяц работы), использовать сторонние документы вроде премий категорически не рекомендуется. Это приведет к неверному формированию расчетного листка и искажению аналитики.
Для исправления такой ошибки применим стандартный механизм исправлений:
Увольнение, который был рассчитан неверно.Месяц укажем текущий (актуальный) месяц, в котором мы обнаружили ошибку и производим доначисление.Часто возникает ситуация, когда сотрудника уволили, а через месяц или два в организации утверждается приказ о выплате квартальной или годовой премии. Сотрудник имеет полное право на получение этой выплаты за тот период, который он фактически отработал.
В этом случае корректировать документ Увольнение нельзя, так как на момент увольнения расчет был произведен верно. Действуем по следующей схеме:
Премия или Разовое начисление.Налоги, взносы, бухучет было указано, что это доход, облагаемый всеми страховыми взносами и НДФЛ, так как выплата производится в рамках ранее существовавших трудовых отношений.Если предприятие выплачивает бывшему сотруднику материальную помощь, выплаты к праздникам или юбилеям, которые не связаны с его бывшими трудовыми обязанностями и эффективностью работы, использовать документы начисления зарплаты не нужно.
Для таких целей в системе предусмотрен специальный функционал:
Настройки -> Расчет зарплаты и установим флаг «Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия».Выплаты станет доступен специализированный документ «Выплата бывшим сотрудникам».Рассмотрим сложный случай, упомянутый в практике пользователей. При переносе данных из старой информационной системы (ЗУП 2.5) в середине расчетного месяца реальных расчетных документов за первую половину месяца в новой базе нет. Все начальные показатели, кадровые срезы и взаиморасчеты переносятся с помощью служебных документов Перенос данных.
Если уволенный сотрудник «потерялся» или расчет по нему не сошелся (сальдо не «схлопнулось»), стандартная попытка создать документ-исправление не сработает, так как исправлять в новой базе физически нечего — документов увольнения прошлого периода там нет. В этой ситуации нам придется прибегнуть к ручной корректировке регистров:
Администрирование -> Переносы данных.ЗП_СЭВ, ВЗ, НЗ).Взаиморасчеты с сотрудникамиНачисления удержания по сотрудникамБухгалтерские взаиморасчеты с сотрудникамиДля наглядности приведем концептуальный пример структуры движения регистров при корректировке взаиморасчетов через документ Перенос данных:
// Пример записи в регистр "Взаиморасчеты с сотрудниками"
РегистрНакопления.ВзаиморасчетыССотрудниками.ДобавитьОчереднуюЗапись();
Запись.Период = ДатаПереносаДанных;
Запись.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Приход; // Начислено сотруднику
Запись.Сотрудник = СсылкаНаУволенногоСотрудника;
Запись.СуммаВзаиморасчетов = ДоначисленнаяСуммаРур;
Запись.ГруппаНачисленияУдержания = ГруппаНачисленияУдержания.Начислено;
Проанализируем правила обложения доначисленных сумм налогами и взносами, так как ошибки здесь могут привести к штрафам от налоговых органов.
Страховые взносы: Любые доначисления в рамках трудовых отношений (оклады, премии, надбавки) уволенному сотруднику признаются объектом обложения страховыми взносами. Взносы рассчитываются и начисляются в том месяце, в котором зарегистрирован документ доначисления (текущий период). Корректирующие отчеты РСВ за прошлые периоды сдавать не требуется, так как это не исправление ошибки учета взносов прошлых периодов, а начисление дохода текущим периодом.
НДФЛ: По современным правилам налогового учета дата получения дохода в виде оплаты труда определяется по фактической дате выплаты денег (день перечисления на карту или выдачи из кассы). Поэтому:
Премия) обязательно обратим внимание на поле «Планируемая дата выплаты» внизу формы.Применяя данные инструкции, мы сможем без труда находить уволенных сотрудников в базе данных, правильно выбирать необходимый инструмент для проведения расчетов и корректно отражать операции в регламентированном учете 1С:ЗУП 3.1.