При формировании отчета ЕФС-1, особенно его подраздела 1.3, который предназначен для государственных (муниципальных) учреждений, пользователи часто сталкиваются с тем, что некоторые данные не заполняются автоматически. В частности, возникают проблемы с выводом информации о Профессиональных квалификационных группах (ПКГ), Профессиональных квалификационных уровнях (ПКУ), сведениях об аттестации и корректном определении системы оплаты труда. Давайте разберем эти ситуации подробно и выясним, как обеспечить правильное автоматическое заполнение.
Начнем с распространенной ситуации, когда ПКГ в разделе 1.3 ЕФС-1 заполняется корректно, а ПКУ – нет, хотя квалификационные уровни для сотрудников утверждены. Это может быть связано с несколькими причинами, которые мы рассмотрим по шагам.
Проверка регистра сведений РС.ПКУСотрудников
Первым делом, если автоматическое заполнение ПКУ не происходит, нам необходимо проверить регистр сведений РС.ПКУСотрудников. Именно в этом регистре хранится информация о присвоенных сотрудникам ПКУ. Зачастую в данном регистре могут обнаружиться "сюрпризы", например, неожиданные значения или отсутствие необходимых записей. Важно уточнить, что в программе могут существовать несколько регистров с похожими названиями, например, один с припиской "испр." (исправленный). Рекомендуем анализировать данные в основном регистре, а "исправленный" может содержать историю корректировок.
Если в регистре данные неверны или отсутствуют, это будет напрямую влиять на заполнение отчета ЕФС-1.
Настройка ПКУ в кадровых документах и штатном расписании
Критически важно понимать, что ПКУ регистрируются кадровыми документами. Это означает, что для корректного автоматического заполнения ПКУ в ЕФС-1 необходимо, чтобы информация о квалификационном уровне была должным образом отражена в следующих местах:
Позиция штатного расписания: Для автоматического заполнения полей ПКГ и ПКУ при приеме на работу или кадровом переводе, их необходимо настроить в позиции штатного расписания. Убедитесь, что в элементах справочников Профессиональная квалификационная группа (ПКГ) и Профессиональный квалификационный уровень (ПКУ) для ЕФС-1 указаны соответствующие коды. Обратите внимание, что код ПКГ часто заполняется вручную из классификатора ЕФС-1, так как он может отличаться от ранее используемых в учреждении.
Кадровые документы: Такие документы, как Прием на работу, Кадровый перевод или Изменение квалификационного разряда сотрудника, должны содержать актуальную информацию о ПКУ сотрудника. Удостоверимся, что в настройках расчета заработной платы в 1С:ЗиКГУ включено использование ПКГ и ПКУ, а также разрешено изменение ПКУ в кадровых документах.
Возможно, вы столкнулись с ситуацией, когда по сотруднику указана ПКГ/ПКУ, но для самих ПКГ/ПКУ задан код "0". В этом случае система будет выводить "0", что не всегда является желаемым результатом. Необходимо проверить, что для квалификационных уровней установлены корректные коды в соответствующих справочниках.
Если информация о ПКУ ранее не заполнялась в кадровых документах, может возникнуть вопрос: "нам теперь всех сотрудников перепринять?". Часто достаточно создать кадровый документ Кадровый перевод или Изменение квалификационного разряда сотрудника и в нем указать правильный ПКУ, чтобы актуализировать данные без полной перерегистрации.
Актуальность релиза программы 1С:ЗиКГУ
Для корректной работы с ЕФС-1 и автоматического заполнения данных по ПКГ и ПКУ критически важна актуальность версии вашей программы. Убедитесь, что используемый релиз программы не ниже 3.1.24.408 и установлены все необходимые актуальные патчи. Разработчики постоянно выпускают обновления, исправляющие ошибки и добавляющие новый функционал, соответствующий изменениям законодательства.
Еще одна проблема, с которой сталкиваются пользователи, – это незаполнение поля "Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации" (графа 16) в разделе 1.3 ЕФС-1. Разберем, как это исправить.
Использование документа "Результаты аттестации"
Один из основных способов заполнения данных об аттестации – это создание и проведение документа Результаты аттестации. При заполнении этого документа нам необходимо убедиться в следующем:
Галочка "Изменить начисления": Проверим, что установлена галочка "Изменить начисления". Это гарантирует, что присвоенная категория будет учтена в расчетах и, соответственно, в отчетах.
Галочка "В учреждении есть надбавка за квалификацию": Удостоверимся, что в настройках вашей организации или в соответствующих регистрах учета установлено, что в учреждении используется надбавка за квалификацию.
Внесение категорий квалификации: Там же, где мы работаем с ПКГ/ПКУ, нам необходимо внести и настроить категории квалификации. Это позволит системе корректно соотнести результат аттестации с имеющимися категориями.
Альтернативный способ через кадровые документы
Помимо специализированного документа "Результаты аттестации", данные об аттестации можно заполнить и через любой кадровый документ, который позволяет установить квалификационный уровень сотрудника. Для этого необходимо:
Квалификационная надбавка в позиции: Убедимся, что в позиции штатного расписания, на которую оформлен сотрудник, указана квалификационная надбавка.
Код в квалификационном уровне: В самом квалификационном уровне должен стоять код, который затем будет выводиться в отчет ЕФС-1.
Также для этих целей может быть использован документ Изменение квалификационного разряда сотрудника, который находится в разделе Зарплата.
Общие настройки для квалификационных надбавок
Чтобы система вообще учитывала квалификационные надбавки и, как следствие, аттестации, нам необходимо проверить и настроить следующие параметры:
В меню Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний в разделе Прочие начисления должен быть установлен флаг "Используются квалификационные надбавки".
Также нужно ввести перечень квалификационных категорий через документ Утверждение квалификационных надбавок, который доступен в разделе Зарплата. Этот документ создает основу для применения квалификационных надбавок.
Что делать при отсутствии аттестации
Если у работника отсутствует квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации, в графе 16 ЕФС-1 следует указать ноль (0). Это общее правило для заполнения отчета, когда данные отсутствуют, но поле требует заполнения.
Рассмотрим проблему, когда система оплаты труда для сотрудника, имеющего оклад, автоматически проставляется как "3" (повременная: работнику установлена часовая ставка), хотя должна быть "2" (повременная: работнику установлен оклад / должностной оклад / месячная ставка). Это прямое указание на некорректные настройки в программе.
Понимание кодов системы оплаты труда
Для начала, давайте вспомним, какие коды используются для системы оплаты труда в графе 18 формы ЕФС-1:
1 – сдельная;
2 – повременная: работнику установлен оклад / должностной оклад / месячная ставка;
3 – повременная: работнику установлена часовая ставка;
4 – иная.
Очевидно, что для сотрудника с окладом нам нужен код "2". Если вы видите "3", это означает, что программа неправильно идентифицирует вид начисления как часовую ставку.
Настройка видов начислений в 1С:ЗиКГУ
Ключ к решению этой проблемы лежит в настройках видов начислений. Система оплаты труда может устанавливаться автоматически в зависимости от того, какие начисления применяются к сотруднику. Нам необходимо выполнить следующие шаги:
Перейдем в справочники видов начислений (Настройка – Начисления).
Откроем каждый вид начисления, который используется для оплаты труда (например, "Оклад по дням", "Оклад по часам" и т.д.).
В настройках каждого вида начисления найдем блок, касающийся статистической отчетности или отражения в фонде оплаты труда (здесь доступен выбор кода выплаты для ЕФС-1 из списка). Здесь мы можем указать, к какой системе оплаты труда относится данный вид начисления для целей корректного заполнения отчета ЕФS-1.
Удостоверимся, что начисление, используемое для оклада сотрудника (например, "Оклад"), однозначно настроено на соответствие коду "2", а начисления, связанные с почасовой оплатой (например, "Оплата по часовому тарифу"), – на код "3" (здесь пригодятся инструменты для установки кодов для подраздела 1.3 ЕФС-1).
Если эти настройки выполнены неверно, программа будет ошибочно относить оклад к часовой ставке или наоборот, что приведет к неверному заполнению графы 18.
Помимо рассмотренных выше частных проблем, существуют общие рекомендации, которые помогут обеспечить корректное заполнение подраздела 1.3 формы ЕФС-1:
Тщательная проверка настроек ПКГ и ПКУ: Еще раз внимательно пройдемся по всем настройкам, касающимся ПКГ и ПКУ в программе. Это включает не только кадровые документы и штатное расписание, но и сами справочники ПКГ и ПКУ, где должны быть указаны коды для ЕФС-1. Даже при отключенной настройке учета по ним, ошибки могут возникать, поэтому проверка всех связанных элементов важна.
Актуальность релизов и патчей: Повторим, что использование последней версии 1С:ЗиКГУ и установка всех актуальных патчей критически важны. Разработчики оперативно исправляют ошибки и адаптируют программу под меняющиеся требования законодательства.
Контекст заполнения подраздела 1.3: Напомним, что подраздел 1.3 заполняют только государственные (муниципальные) учреждения, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в Приказе Минтруда от 28.12.2023 № 900Н, и являющиеся респондентами по одной из форм статотчетности (например, ЗП-здрав, ЗП-культура, ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-соц). Не нужно представлять информацию о работниках, которые в отчетном месяце не выполняли трудовые функции из-за отпуска без сохранения заработной платы, а также о лицах, оформленных только по договору гражданско-правового характера.
Заполнение нулями при отсутствии данных: Если информация о классе (подклассе) условий труда отсутствует, в графе 15 указывается ноль (0). Аналогично, если для каких-либо других полей, для которых предусмотрено заполнение, данные отсутствуют, может потребоваться проставление "0" для прохождения проверки отчета. Это относится и к графе 16 "Квалификационная категория" при ее отсутствии.
Корректировка ранее сданных сведений: В случае обнаружения ошибок в уже сданных сведениях, необходимо подать корректирующую или отменяющую форму, указав корректируемый период. Это обеспечит актуальность и достоверность данных.
Тщательный подход к настройке программы 1С:ЗиК ГосУчреж, регулярные обновления и понимание логики заполнения данных для ЕФС-1 позволят избежать большинства проблем с автоматическим формированием отчета и обеспечат его корректность.