С 1 июля 2021 года вступили в силу изменения в формы налоговых документов (согласно Постановлению Правительства № 534), которые добавили в счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД) обязательную строку 5а "Документ об отгрузке". В этой статье мы разберем, как правильно заполнять этот реквизит в различных ситуациях, почему в 1С:Бухгалтерии данные могут казаться «продублированными» и как поступать, если одной счет-фактурой закрывается сразу несколько отгрузок.
Рассмотрим основной смысл нововведения. Строка 5а предназначена для визуальной и логической связи между налоговым документом (счетом-фактурой) и первичным документом, подтверждающим факт передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Проанализируем требования законодательства: в этой строке необходимо указывать порядковые номера записей из табличной части счета-фактуры и соответствующие им реквизиты (номер и дату) отгрузочных документов.
Многие пользователи программы 1С:Бухгалтерия после обновления на релиз 3.0.95.15 и выше заметили странную особенность: при печати УПД со статусом «1» в строке 5а указываются те же номер и дата, что и в шапке документа. Выясним причину этой ситуации.
Разберем логику документа: УПД со статусом «1» является совмещенным документом. Он одновременно выполняет функции:
Поскольку УПД сам для себя является подтверждением отгрузки, в строке 5а программа указывает реквизиты этого же самого документа. Это не является ошибкой. Согласно устным и письменным разъяснениям представителей ФНС, если счет-фактура включен в состав УПД, то в строке 5а достаточно указать диапазон всех строк табличной части (например, «1–5») и повторить номер и дату самого УПД. Таким образом, запись вида № п/п 1-3 № 15 от 01.07.2021, где «15» — номер самого УПД, является абсолютно корректной.
Посмотрим, как меняется логика, если мы используем раздельные документы (накладную и счет-фактуру). В этом случае в 1С:Бухгалтерии при печати счета-фактуры, выписанного на основании документа Реализация (акт, накладная, УПД), в строке 5а будут подтянуты реквизиты именно накладной (или акта). Если номера реализации и счета-фактуры в вашей базе различаются, вы увидите в строке 5а номер реализации, что также соответствует требованиям законодательства.
Проанализируем сложную ситуацию, характерную для предприятий с интенсивным документооборотом (например, карьеры, склады, поставщики ГСМ). Если за один день или период вы выписываете множество первичных документов (ТТН, накладных), а в конце дня или месяца формируете один общий счет-фактуру, строка 5а должна содержать перечисление всех этих документов.
Рассмотрим правила заполнения в таких случаях:
;.Пример записи:
№ п/п 1-10 № 101 от 01.07.2021; № п/п 11-20 № 102 от 01.07.2021
В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 этот механизм автоматизирован. Если вы создаете один документ Счет-фактура выданный на основании нескольких документов реализации, система самостоятельно соберет данные для строки 5а, сопоставив позиции номенклатуры с их источниками.
Выясним, нужно ли заполнять строку 5а, если мы продаем не товар, а услугу. Несмотря на название «Документ об отгрузке», данное поле является обязательным для всех операций, облагаемых НДС. При оказании услуг в строке 5а указываются реквизиты Акта об оказании услуг. Если услуги оформлены через УПД (статус 1), применяется та же логика, что и для товаров: указываются реквизиты самого УПД. Прочерк в этой строке ставить не рекомендуется, так как это может вызвать претензии со стороны налоговых органов при проверке вычетов у вашего контрагента.
Иногда пользователи сталкиваются с ошибкой: «Для Счет-фактура выданный... универсальный передаточный документ не применяется». Разберем, как решить эту проблему:
Важно помнить, что согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ, ошибки в счетах-фактурах, которые не мешают налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товара (работ, услуг), их стоимость, а также ставку и сумму налога, не являются основанием для отказа в вычете. Ошибки в формате записи в строке 5а (например, отсутствие букв «№ п/п» при наличии самих номеров) относятся к несущественным. Однако полное отсутствие данных в этой строке после 1 июля 2021 года может стать поводом для углубленной проверки.
Таким образом, мы выяснили, что заполнение строки 5а в 1С реализовано в строгом соответствии с разъяснениями контролирующих органов. При использовании УПД повторение номера документа в этой строке — нормальная практика, обусловленная двойственной природой самого передаточного документа.