← На главную

Коллеги, мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда система 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1, казалось бы, без видимых причин, не рассчитывает налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в документе Увольнение. Проблема становится особенно острой на стыке налоговых периодов, например, при переходе с 2022 на 2023 год, когда изменяются правила учета НДФЛ. Давайте вместе разберем одну из таких типовых ситуаций, когда при создании документа Увольнение НДФЛ оказывается нулевым, даже если есть начисления.

Представим, что мы ввели документ Увольнение, заполнили все необходимые начисления для сотрудника, но при этом НДФЛ не рассчитался, показывая значение 0. Более того, при попытке сформировать Выплату по этому Увольнению, сумма НДФЛ также оказывается нулевой. С чем это может быть связано и как нам с этим бороться?

Выявляем корневую причину проблемы с НДФЛ

Когда мы сталкиваемся с аномальным расчетом НДФЛ, первым делом нам необходимо провести тщательную диагностику. Начнем с анализа данных в системе.

1. Используем отчеты по НДФЛ для диагностики. Первым шагом всегда должна быть проверка специализированных отчетов. Откроем раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам и сформируем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику за период, когда возникла проблема (в нашем случае, январь 2023 года) и за предыдущий месяц (декабрь 2022 года). Мы можем обнаружить неожиданную картину: отчет показывает «переудержание» НДФЛ на январь, несмотря на то, что никаких начислений и выплат в этом месяце еще не было. Это является первым и самым важным сигналом о наличии проблемы.
2. Анализируем движения документов за предыдущий период. Основная причина кроется в некорректном отражении движений НДФЛ из предшествующего налогового периода. В нашей ситуации это связано с документом Начисление зарплаты и взносов (НЗиВ) за декабрь 2022 года.

Давайте подробнее рассмотрим, как именно это происходит:

• Ситуация: В декабре 2022 года мы ввели документ Начисление зарплаты и взносов, который включал начисления и для нашего сотрудника. В этом документе, вероятно, была указана декларативная Дата получения дохода (или Планируемая дата выплаты, которая влияет на нее) — например, 05.01.2023. При этом фактическая выплата зарплаты по Ведомости произошла в декабре 2022 года, например, 31.12.2022.
• Последствия: Программа 1С:ЗУП 3.1, сталкиваясь с этим несоответствием между фактической датой выплаты (31.12.2022) и указанной датой получения дохода (05.01.2023), некорректно сформировала движения по регистрам НДФЛ. Вместо того чтобы учесть весь НДФЛ как исчисленный, удержанный и перечисленный в декабре 2022 года, она «перекинула» его в январь 2023 года, зарегистрировав как уже «удержанный» или даже «переудержанный» НДФЛ за будущий период. Это произошло, потому что система ориентировалась на Дату получения дохода из начисления, а не на реальную дату Ведомости.
• Влияние на Увольнение: Когда в январе 2023 года мы создаем документ Увольнение и в нем рассчитываем начисления (например, зарплату за отработанные дни января, компенсацию за неиспользованный отпуск), программа пытается рассчитать НДФЛ с этих доходов. Однако, она видит, что за январь 2023 года уже есть «удержанный» НДФЛ (тот самый, ошибочно перенесенный из декабря 2022 года). Сумма этого «предварительно удержанного» НДФЛ оказывается больше или равна сумме, которую нужно начислить с текущего дохода по увольнению. В результате, программа не отражает нового НДФЛ, и мы видим привычные 0 в документе Увольнение.

Влияние изменений законодательства по НДФЛ с 2023 года

Важно понимать, что такая ситуация часто усугубляется и становится сложнее для диагностики из-за изменений в законодательстве, вступивших в силу с 2023 года. До 2023 года датой фактического получения дохода для оплаты труда считался последний день месяца, за который начислен доход. С 2023 года датой фактического получения дохода для зарплаты признается дата ее выплаты.

Это ключевое изменение означает, что НДФЛ теперь исчисляется и удерживается с каждой выплаты дохода, включая авансы и любые межрасчетные выплаты. Если декабрьская зарплата 2022 года была фактически выплачена в декабре 2022 года, то датой получения дохода считается 31.12.2022, и НДФЛ должен был быть полностью учтен в 2022 году. Если же выплата произошла в январе 2023 года, то датой получения дохода является фактическая дата выплаты в январе 2023 года, и этот доход включается уже в 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года.

Эти новые правила делают критически важным правильное и хронологическое заполнение всех дат в документах 1С:ЗУП 3.1, особенно на стыке годов. Любое несоответствие между плановой и фактической датой выплаты может привести к подобным ошибкам в учете НДФЛ, неправильному применению вычетов и некорректному формированию отчетности.

Пошаговые действия для исправления проблемы с НДФЛ в ЗУП 3.1

Теперь, когда мы понимаем корень проблемы, давайте рассмотрим практические шаги по ее устранению. Мы предложим два метода: один — более прямой, фокусирующийся на конкретной причине, и второй — более общий, подходящий для сложных случаев и требующий полного перепроведения.

Метод 1: Прямая коррекция даты выплаты в начислении (наиболее эффективный для описанной ситуации)

Этот метод направлен на точное исправление той ошибки, которая привела к некорректному переносу НДФЛ из декабря 2022 в январь 2023 года.

1. Откроем документ Начисление зарплаты и взносов за декабрь 2022 года. Найдем тот документ, который содержал начисления для сотрудника, по которому возникла проблема.
2. Изменим планируемую дату выплаты. В нижней части формы документа Начисление зарплаты и взносов нам нужно найти реквизит Планируемая дата выплаты. Убедимся, что он установлен на фактическую дату выплаты декабря 2022 года (например, 31.12.2022). Если дата стоит будущая (как 05.01.2023, как в нашем примере), исправим ее на фактическую дату выплаты декабря 2022 года. Это ключевой шаг!
3. Пересчитаем документ начисления. После изменения Планируемой даты выплаты необходимо перезаполнить или пересчитать документ начисления. Для этого, как правило, достаточно нажать кнопку «Рассчитать» или просто перепровести документ, убедившись, что данные по НДФЛ в нем обновились. Проверим расчет НДФЛ внутри документа НЗиВ.
4. Перезаполним и перепроведем документ выплаты. Откроем документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу), который был создан на основании этого НЗиВ и по которому была произведена выплата в декабре 2022 года. Необходимо перезаполнить его (например, кнопкой «Заполнить») так, чтобы он корректно отразил удержанный НДФЛ в декабре, и перепровести. Это обеспечит правильное формирование движений по регистрам НДФЛ в декабре.
5. Проверим НДФЛ в отчетах. Снова сформируем Подробный анализ НДФЛ по сотруднику за декабрь 2022 и январь 2023 годов. Мы должны увидеть, что «переудержание» НДФЛ в январе 2023 года исчезло, а весь декабрьский НДФЛ корректно отражен как исчисленный и удержанный в декабре 2022 года.
6. Пересчитаем документ Увольнение. Вернемся к документу Увольнение, который мы вводили в январе 2023 года. Перезаполним его (если это возможно) или просто перепроведем. Теперь, когда регистры НДФЛ в январе 2023 года «чисты» от ложных переудержаний, НДФЛ должен рассчитаться корректно с начислений по увольнению.

Метод 2: Корректировка движений и перерасчет (более общий подход)

Этот метод может быть применен, если проблема более глубокая, если первый метод не дал полного результата, или если затронуто большое количество документов и требуется более системный подход.

1. Отменим проведение всех документов, связанных с некорректными движениями НДФЛ. Начнем с документа Ведомость за декабрь 2022 года, которая содержит некорректные данные. Возможно, придется отменить проведение и самого Начисления зарплаты и взносов за этот период, а также других документов, если они могли повлиять на расчет НДФЛ (например, Отпуск, Больничный лист).
2. Исправим исходные данные. Как и в Методе 1, убедимся, что Планируемая дата выплаты в Начислении зарплаты и взносов за декабрь 2022 года установлена корректно — на фактическую дату выплаты декабря.
3. Проведем документы в правильной хронологии. Заново проведем Начисление зарплаты и взносов, затем Ведомость, убедившись, что НДФЛ исчисляется и удерживается в нужный период (декабрь 2022). Крайне важно соблюдать хронологию.
4. Перепроведем документ Увольнение. После корректного отражения НДФЛ за предыдущие периоды, перепроведем документ Увольнение за январь 2023 года.
5. Проверим отчеты. Для тщательной проверки используем отчеты Подробный анализ НДФЛ по сотруднику, Анализ НДФЛ по месяцам, Анализ НДФЛ по документам-основаниям, чтобы убедиться в правильности расчетов за оба года и отсутствии перекосов.
6. Рассмотрим дополнительные корректировки, если проблема сохраняется:
   • Если после этих действий остаются расхождения, и ошибка обнаружена до закрытия месяца и сдачи отчетности, мы можем воспользоваться документом Корректировка расчета зарплаты (раздел Зарплата — Перерасчеты — Корректировки расчета зарплаты) для ручного исправления движений.
   • В случае, если ошибка уже отразилась в отчетности или требуется автоматический перерасчет налога за прошлые периоды, используем документ Перерасчет налога на доходы физических лиц (раздел Налоги и взносы — Перерасчет НДФЛ). Этот документ позволяет скорректировать исчисленный налог за предыдущие периоды.
   • Если НДФЛ по какой-либо причине не удалось удержать при увольнении (например, у сотрудника уже нет достаточного дохода для удержания), мы можем использовать документ Удержание НДФЛ при увольнении (раздел Зарплата — Удержания) для отражения недоудержанного налога и последующего сообщения в налоговый орган. Важно убедиться, что сумма удержания не превышает сумму выплаты сотруднику.

Профилактика подобных ошибок и важные рекомендации

Чтобы избежать подобных проблем с расчетом НДФЛ в будущем и обеспечить корректную работу 1С:ЗУП 3.1, особенно в свете меняющегося законодательства, мы рекомендуем придерживаться следующих практических советов:

1. Контролируйте дату выплаты. Всегда внимательно проверяйте и указывайте актуальную Планируемую дату выплаты в документе Начисление зарплаты и взносов. Эта дата напрямую влияет на то, к какому налоговому периоду будет отнесен доход и, соответственно, НДФЛ. Это особенно важно при межрасчетных выплатах и на стыке налоговых периодов.
2. Соблюдайте последовательность при увольнении. При увольнении сотрудника, особенно в конце месяца или года, всегда сначала создавайте документ Увольнение. Все расчеты для увольняемого сотрудника (зарплата за отработанные дни, компенсации, НДФЛ) должны быть отражены именно в этом документе, а не в общем Начислении зарплаты и взносов для остальных сотрудников. После проведения Увольнения мы уже можем заполнять (или перезаполнять) Начисление зарплаты и взносов для оставшихся работников.
3. Строгая хронология документов. Вносите и проводите документы начислений и выплат (авансов, окончательных расчетов за месяц) в строгом хронологическом порядке. Межрасчетные документы (например, Отпуск, Больничный лист) должны быть внесены и проведены до расчета основного документа Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц, чтобы их данные были учтены при финальном расчете.
4. Регулярно обновляйте программу. Разработчики 1С постоянно выпускают обновления для ЗУП, которые содержат исправления обнаруженных ошибок, улучшение алгоритмов расчета и актуализацию под изменения законодательства (как это было с НДФЛ с 2023 года). Своевременное обновление конфигурации поможет избежать многих проблем и обеспечит корректную работу.
5. Используйте диагностические отчеты. Регулярно анализируйте данные с помощью отчетов Подробный анализ НДФЛ по сотруднику, Анализ НДФЛ по месяцам, Анализ НДФЛ по документам-основаниям. Эти отчеты являются вашими незаменимыми помощниками для своевременного выявления расхождений между исчисленным и удержанным налогом.
6. Будьте осторожны с ручными исправлениями. Изменение сумм напрямую в документах, например, компенсации при увольнении, может привести к некорректным расчетам НДФЛ и сложностям в отчетности, если мы не учитываем все взаимосвязи и автоматические пересчеты.
7. Создавайте резервные копии. Чаще делайте копии информационной базы. Это простая, но крайне эффективная мера, которая позволит вам быстро вернуться к рабочему состоянию в случае обнаружения критических ошибок или после проведения сложных корректировок.
8. Уведомления об исчисленных суммах налогов. С 2023 года необходимо своевременно предоставлять уведомления об исчисленных суммах налогов не позднее 25-го числа месяца, в котором установлен срок уплаты. В 1С:ЗУП 3.1 уведомление формируется в разделе Зарплата - Отражение удержанного НДФЛ в бухучете.

Таким образом, внимательное отношение к датам, понимание новых правил учета НДФЛ и систематическая работа с диагностическими отчетами являются ключевыми факторами для бесперебойной и корректной работы в 1С:ЗУП 3.1, особенно в таких чувствительных моментах, как переход года и расчет при увольнении сотрудников. Вместе мы сможем эффективно решать возникающие задачи и минимизировать ошибки.