← На главную

При окончательном расчете сотрудника в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в документе Увольнение или Начисление зарплаты и взносов сумма НДФЛ рассчитывается с отрицательным значением. На первый взгляд это кажется ошибкой программы, однако в большинстве случаев такое поведение системы абсолютно корректно с точки зрения налогового законодательства. Разберем подробно, почему так происходит, и как правильно обработать этот "минус".

Причина возникновения отрицательного НДФЛ: законодательный аспект

Для того чтобы понять логику программы, проанализируем положения Налогового кодекса РФ. Согласно ст. 225 НК РФ, исчисление суммы налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года). Это означает, что при каждом новом расчете программа пересчитывает весь налог за год заново.

Рассмотрим ситуацию, когда возникает "минус":

1. У сотрудника есть право на стандартные налоговые вычеты (например, на детей).
2. В месяце увольнения доход сотрудника оказался меньше суммы положенных ему вычетов (например, начислено 1800 руб., а вычеты составляют 2400 руб.).
3. Программа применяет вычеты не только к текущему доходу, но и к доходам предыдущих месяцев этого же года, если там осталась налоговая база.
4. В результате общая налоговая база за год уменьшается, и ранее исчисленный (и удержанный) налог становится излишне удержанным.

Таким образом, отрицательное число в колонке НДФЛ — это не налог с отрицательной базы, а сумма, которую организация должна "сторнировать", так как по итогам года (на момент увольнения) сотрудник переплатил налог в бюджет.

Шаг 1: Проверка данных с помощью отчетов

Прежде чем предпринимать какие-либо действия, проверим правильность расчетов. Для этого проанализируем налоговый отчет "Анализ НДФЛ по месяцам". Сформируем его с отбором по конкретному сотруднику за текущий год.

Обратим внимание на следующие показатели:

• Общая сумма дохода с начала года.
• Общая сумма вычетов, предоставленных за весь год.
• Исчисленный налог.

Если сумма вычетов за год превышает или равна доходу, то итоговый НДФЛ должен быть равен нулю. Если же доход больше вычетов, но из-за маленького начисления в последнем месяце общая сумма налога уменьшилась относительно уже удержанной ранее, программа покажет отрицательную разницу. Это сигнал о том, что возник излишне удержанный НДФЛ.

Шаг 2: Выбор способа решения проблемы

Существует три основных пути решения данной ситуации в 1С:ЗУП 3.1, в зависимости от требований законодательства и готовности сотрудника к взаимодействию.

Вариант 1: Официальный возврат налога (согласно ст. 231 НК РФ)

Это самый правильный метод с точки зрения закона. Согласно ст. 231 НК РФ, возврат излишне удержанного налога производится налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика.

Разберем алгоритм действий в программе:

1. Рассчитываем документ Увольнение. В нем фиксируется отрицательный НДФЛ. Программа понимает, что налог "переудержан".
2. Получаем от сотрудника заявление на возврат НДФЛ.
3. Создаем документ Возврат НДФЛ (раздел Налоги и взносы). Этот документ обязателен, так как именно он делает движения по регистрам накопления, закрывая задолженность государства перед сотрудником.
4. При выплате в документе Ведомость в банк (или в кассу) сумма к выплате автоматически увеличится на сумму возвращенного налога.

Важно: Возврат НДФЛ производится исключительно в безналичной форме на расчетный счет сотрудника. Выплата этого "минуса" наличными через кассу является нарушением.

Вариант 2: Оставление налога как "излишне удержанного"

Если сотрудник не пишет заявление на возврат, вы не имеете права выплачивать ему эти деньги. В этом случае в документе Увольнение или Начисление зарплаты "минус" остается. В расчетном листке появится задолженность организации перед сотрудником в части НДФЛ.

При формировании справки 2-НДФЛ (или раздела 2 формы 6-НДФЛ) эта сумма попадет в строку "Сумма налога, излишне удержанная". В дальнейшем сотрудник сможет самостоятельно вернуть этот налог через ИФНС, подав декларацию 3-НДФЛ.

Вариант 3: Ручная корректировка (не рекомендуется)

Многие пользователи предпочитают просто удалять отрицательный НДФЛ вручную в документе, считая, что "налог не может быть меньше нуля". Разберем, почему это опасно.

В 1С НДФЛ учитывается не только в экранных формах документов, но и в сложных регистрах, таких как Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ). Если вы просто удалите сумму из колонки "Налог", но оставите примененный вычет в колонке "Вычеты", программа "запомнит", что вычет был предоставлен, а налог не пересчитан. Это может привести к "фантомным" пересчетам в следующих периодах или ошибкам при заполнении 6-НДФЛ.

Если вы все же решили убрать минус вручную, необходимо:

1. Обнулить сумму НДФЛ в строке.
2. Скорректировать (уменьшить) сумму примененного вычета в этом же документе, чтобы налоговая база стала ровно нулевой, а не отрицательной.

Отражение в отчетности 6-НДФЛ

Выясним, как отрицательный НДФЛ и его возврат влияют на отчетность. Проанализируем заполнение формы 6-НДФЛ:

• Если оформлен документ Возврат НДФЛ, сумма возврата попадет в строку 190 раздела 2. При этом общая сумма исчисленного налога (строка 140) не уменьшается на сумму возврата.
• Если возврат не оформлялся, а минус остался в программе, сумма станет излишне удержанной и попадет в строку 180.
• Простая "зачистка" минуса вручную приведет к тому, что контрольные соотношения между доходом, вычетами и налогом могут не сойтись, что вызовет требование пояснений от налоговой инспекции.

Настройки программы, влияющие на вычеты

Иногда поведение программы можно скорректировать через настройки. Перейдем в меню Настройка — Организации — закладка Учетная политика и другие настройки — ссылка НДФЛ.

Обратим внимание на переключатель применения вычетов:

• "Вычеты, не использованные в течение месяца, переносятся на последующие периоды..." — именно эта настройка заставляет программу "тянуть" вычеты и создавать отрицательный НДФЛ.
• Если выбрать другой вариант (не накапливать вычеты), программа будет ограничивать вычет суммой дохода текущего месяца. Однако будьте осторожны: это может противоречить позиции Минфина о расчете налога нарастающим итогом.

Итог

Появление отрицательного НДФЛ при увольнении — это нормальный результат работы автоматизированной системы, строго следующей алгоритмам НК РФ. Мы рекомендуем не "чистить" эти суммы вручную, а следовать легальному пути: оформлять Возврат НДФЛ при наличии заявления или оставлять сумму как излишне удержанную. Это обеспечит чистоту ваших регистров и отсутствие проблем при сдаче квартальной отчетности.