← На главную

С 2023–2024 годов в сфере электронного документооборота произошли фундаментальные изменения. Прежняя схема, когда сотрудники получали сертификаты с указанием данных организации, ушла в прошлое. Рассмотрим подробно, как теперь организовать процесс подписания документов в 1С, какой тип сертификата выбрать в Казначействе или Удостоверяющем центре и как настроить работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД).

Изменение законодательства и окончание переходного периода

Проанализируем текущую ситуацию: переходный период, позволявший сотрудникам использовать «сертификаты сотрудников» (где указаны ФИО и ИНН организации одновременно), окончательно завершился 1 сентября 2024 года. Теперь схема работы едина для всех коммерческих и бюджетных структур. Разберем, что это значит на практике:

1. Руководитель организации (лицо, имеющее право действовать без доверенности согласно ЕГРЮЛ) продолжает использовать КЭП юридического лица, выданную в ФНС.
2. Все остальные сотрудники (бухгалтеры, члены комиссий, менеджеры) обязаны использовать КЭП физического лица. В такой подписи нет данных о компании — только персональные данные человека.
3. Для подтверждения полномочий сотрудника в связке с его личной подписью должна использоваться Машиночитаемая доверенность (МЧД).

Где и как получать электронную подпись сотрудникам?

Выясним, в какое ведомство обращаться за получением сертификата, так как это частая причина путаницы. Посмотрим на различия в зависимости от типа организации:

Для коммерческих организаций: Сотрудники получают КЭП физического лица в любом Аккредитованном удостоверяющем центре (АУЦ), таком как «Тензор», «Сбер», «ВТБ» или «Калуга Астрал». Важно помнить, что ФНС выдает подписи только директорам и ИП, обычным гражданам ФНС подписи не оформляет.

Для бюджетных учреждений: Если ваша организация обслуживается в Федеральном казначействе (УФК), процесс выглядит иначе. При формировании заявки в интерфейсе Казначейства часто возникает вопрос о выборе типа сертификата. Проанализируем доступные варианты:

• Если сотрудник подписывает документы от имени учреждения (например, акты списания или первичку), необходимо выбирать «Сертификат физического лица».
• Вариант «Сертификат должностного лица» ранее использовался для сотрудников госорганов, но в современных реалиях ЭДО в 1С ориентация идет на модель «Физлицо + МЧД».

Настройка работы с МЧД в программах 1С

Рассмотрим пошагово, как интегрировать полученную подпись в рабочую среду 1С. Для корректной работы нам потребуется модуль 1С-ЭДО или настройки обмена отчетностью.

Шаг 1: Добавление сертификата. Перейдем в справочник СертификатыКлючейЭлектроннойПодписиИШифрования и добавим личный сертификат сотрудника, который был установлен на компьютер через КриптоПро CSP.

Шаг 2: Создание МЧД. В программах 1С (например, в «1С:Бухгалтерия» или «1С:ЗУП») реализован специальный раздел «Машиночитаемые доверенности». Разберем, как её оформить:

1. Создаем новый документ МашиночитаемаяДоверенность.
2. Указываем организацию-доверителя и физическое лицо-представителя.
3. Выбираем полномочия. На текущий момент рекомендуется использовать единый формат МЧД (версия 003), который поддерживается и ФНС, и СФР.
4. Подписываем доверенность КЭП руководителя организации и отправляем в распределенный реестр (блокчейн ФНС).

Шаг 3: Связка сертификата и доверенности. В настройках обмена 1С (раздел «Настройки ЭДО») для конкретного сотрудника выбираем его личный сертификат и в поле «Доверенность» указываем номер зарегистрированной МЧД. Теперь при подписании документа система автоматически будет прикладывать номер доверенности к пакету данных.

КЭП для внутреннего электронного документооборота

Часто возникает вопрос: можно ли использовать простые подписи для внутренних актов (например, внутри комиссии по списанию активов)? Выясним причину, по которой эксперты рекомендуют именно квалифицированные подписи (КЭП).

Согласно закону № 63-ФЗ, внутри организации можно использовать ПЭП (простую электронную подпись) или НЭП (неквалифицированную), если это закреплено внутренним локальным нормативным актом. Однако, если документ (например, акт о списании ОС) может потребоваться для налоговой проверки или судебного разбирательства, только КЭП гарантирует его юридическую значимость без дополнительных соглашений. В решениях типа 1С:БГУ или 1С:Документооборот использование КЭП для членов комиссий является «золотым стандартом» безопасности.

Технические нюансы выгрузки КЭП

Проанализируем ситуацию, упомянутую в обсуждении, когда не удается «выгрузить» КЭП с сайта ФНС. Важно понимать: КЭП — это не просто файл, это закрытый ключ на токене и открытый сертификат.

Если вы получили подпись на защищенном носителе (токене), её не нужно «выгружать» в привычном смысле слова. Мы должны:

1. Установить сертификат в хранилище «Личное» через КриптоПро CSP.
2. В 1С просто выбрать этот сертификат из списка установленных на данном рабочем месте.
3. Если требуется работа на сервере, сертификат должен быть установлен в сессии того пользователя, под которым работает серверная служба 1С (либо настроено дистанционное подписание).

Таким образом, мы видим, что современная архитектура подписания документов в 1С строится на трех столпах: КЭП физического лица, полученная в АУЦ или Казначействе; МЧД формата 003, зарегистрированная в реестре; и правильная настройка учетной записи ЭДО в самой программе.