При переходе на электронный документооборот и использование УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) для ведения кассовой книги многие организации сталкиваются с организационной проблемой. Если магазин работает до позднего вечера (например, до 22:00 или круглосуточно), кассир готов подписать лист кассовой книги в конце смены, однако главный бухгалтер или руководитель в это время уже отсутствуют на рабочем месте. Рассмотрим, как правильно организовать этот процесс в 1С, чтобы не нарушить кассовую дисциплину и избежать штрафов.
Для начала разберем, что говорит закон. Основным документом, регулирующим этот вопрос, является Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Проанализируем ключевые моменты, касающиеся завершения рабочего дня:
Важный нюанс, который мы должны учитывать: закон не устанавливает поминутный регламент для второй подписи. Сверка документов — это контрольная функция. Если бухгалтер работает по графику до 18:00, а магазин закрывается в 22:00, физически провести сверку он может только утром следующего рабочего дня. Большинство экспертов и аудиторов сходятся во мнении, что подписание листа книги бухгалтером на следующее утро не является нарушением, если сами операции отражены в программе текущей датой и кассир подписал свою часть вовремя.
Если заказчик или главный бухгалтер настаивают на том, что обе подписи должны стоять в момент закрытия магазина, мы не можем заставить руководителя не спать. В этом случае рассмотрим вариант делегирования полномочий. Это наиболее грамотный путь с точки зрения административного управления.
Разберем алгоритм действий по шагам:
МЧД, которая даст право этому сотруднику подписывать документы от имени организации.Таким образом, в 1С лист кассовой книги будет содержать две подписи: кассира-операциониста и ответственного лица (контролера), что полностью закроет вопрос "день-в-день".
Часто возникает вопрос: "Можно ли сделать кнопку 'Подписать всё автоматически' или настроить регламентное задание?". Мы должны категорически предостеречь от такого подхода. Рассмотрим причины, почему автоматизация подписи руководителем опасна:
Во-первых, передача токена (флешки с ЭЦП) другому лицу или хранение его в сервере для автоматического подписания нарушает ФЗ № 63 "Об электронной подписи". Владелец сертификата обязан обеспечить конфиденциальность ключа.
Во-вторых, подпись в кассовой книге — это юридическое подтверждение того, что сверка произведена. Если программа подпишет лист автоматически, а позже выяснится, что в кассе была недостача или ошибка в ПКО, руководитель (или ГБ) не сможет апеллировать к тому, что он не видел документа. С точки зрения суда — он его проверил и подтвердил.
В программах системы 1С (например, 1C:Бухгалтерия или 1С:Розница) процесс выглядит следующим образом:
ЛистКассовойКниги.КассовыеДокументы, проверяет отчеты и прикладывает свою подпись к уже существующим электронным листам.Проанализируем ситуацию, если ваш магазин является обособленным подразделением. Согласно пункту 4.6 Указания 3210-У, подразделения обязаны передавать листы кассовой книги в головную организацию. Если учет ведется в электронном виде, это происходит путем синхронизации данных. В учетной политике организации мы рекомендуем зафиксировать регламент: "Сверка данных и подписание электронных листов кассовой книги ответственным лицом головного офиса производится не позднее следующего рабочего дня после формирования листа". Это обезопасит компанию при налоговых проверках.
Подведем итог нашему разбору. Для решения проблемы "спящего руководителя" мы рекомендуем использовать один из двух подходов:
МЧД в 1С, но полностью снимает претензии к оперативности подписания.Помните, что использование ЭлектроннаяЦифроваяПодпись накладывает на владельца персональную ответственность. Никогда не соглашайтесь на технические "уловки" по автоматическому проставлению УКЭП без участия человека, так как это нивелирует саму суть юридически значимого документооборота.