Переход с устаревшей редакции 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 на актуальную 3.1 — это всегда ответственный процесс, который часто осложняется накопленными за годы работы ошибками в учете. Особенно остро проблема встает, когда организация фактически «полуживая», сотрудников осталось мало, но необходимо сдать корректную годовую отчетность. В этой статье мы разберем, как выполнить выборочный перенос данных, избавиться от «фантомных» долгов прошлых лет и подготовить базу к сдаче отчетности за 2022 год.
Первое, с чем мы сталкиваемся при запуске помощника перехода, — это выбор режима переноса данных. Проанализируем ситуацию: если база в 2.5 велась «криво» (висят остатки НДФЛ за 2014 год, есть долги по уволенным сотрудникам), то использовать «Полный перенос» категорически нельзя. Он перетянет все документы начислений и выплат, а вместе с ними и все исторические ошибки.
Рассмотрим «Рекомендованный (краткий) перенос». Его преимущество в том, что он переносит только:
Даже при кратком переносе могут «приехать» лишние данные. Выясним причину: программа анализирует регистры накопления. Если в ЗУП 2.5 числится хотя бы копейка долга по сотруднику, уволенному 5 лет назад, он попадет в документ Начальная задолженность по зарплате в новой базе.
Прежде чем нажимать кнопку «Перенести», проанализируем состояние взаиморасчетов в старой базе. Посмотрим отчеты «Расчетная ведомость» и «Анализ начисленного НДФЛ» за прошлые периоды. Если мы видим уволенных сотрудников с сальдо, нужно принять решение: либо вычищать их в 2.5, либо удалять уже после переноса в 3.1.
Для очистки в ЗУП 2.5 можно воспользоваться документом Перенос задолженности или технически «обнулить» остатки через документ Корректировка записей регистров накопления по регистрам Взаиморасчеты с сотрудниками организаций и Зарплата за месяц.
Если перенос уже выполнен и в программе появились «лишние» люди, разберем алгоритм действий по очистке. В ЗУП 3.1 данные из старой программы попадают в специальные технические документы Перенос данных. Найти их можно в разделе Администрирование — Переносы данных.
Каждый такой документ имеет «номер», соответствующий регистру. Например:
Взаиморасчеты с сотрудниками.Рассмотрим, как убрать лишних сотрудников. Пометим на удаление ненужное физическое лицо или сотрудника. После этого запустим стандартную обработку «Удаление помеченных объектов». Программа сама покажет, в каких документах Перенос данных остались записи по этим людям. Мы можем зайти в эти документы и вручную удалить строки, которые «тянут» мусор из прошлого.
Бухгалтеру важно сдать годовую отчетность (6-НДФЛ, РСВ) из ЗУП 3.1. Если переход осуществляется, например, на 1 октября, программа должна знать всё, что происходило с 1 января 2022 года. Проанализируем ситуацию с пятью сотрудниками автора темы:
Сотрудники (а не просто Физлица), чтобы попасть в справки о доходах и РСВ. По ним должны быть заполнены записи в регистрах накопления за период их работы в 2022 году.Для ручного ввода или проверки используем регистры:
Учет доходов для исчисления страховых взносов — здесь фиксируется база для РСВ.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — здесь отражается движение налога.Сведения о доходах сотрудников — база для исчисления НДФЛ.Чтобы программа правильно считала отпуска и больничные, после ручного ввода или переноса необходимо проверить заполнение регистров среднего заработка. Без них при расчете первого же отпуска средний будет равен нулю.
Разберем, какие регистры нужно заполнить в документе Перенос данных:
Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) — суммы заработка по месяцам.Данные о времени для расчета среднего заработка (общий) — количество отработанных дней и часов.Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС) — для корректного расчета пособий по временной нетрудоспособности.Посмотрим на пример: если сотрудник уходит в отпуск в ноябре 2022 года, программа будет искать его доходы за период с ноября 2021 по октябрь 2022. Следовательно, эти данные должны быть в вышеуказанных регистрах.
Работа с договорами гражданско-правового характера в ЗУП 3.1 отличается от 2.5. Выясним основные нюансы:
Договор (работы, услуги).Начисление зарплаты и взносов (вкладка «Договоры») или отдельным документом Начисление по договорам.При ручном заведении сотрудников важно не забыть о сведениях для электронных трудовых книжек. Если вы просто создадите справочник и документ переноса остатков, программа не будет «знать» о последнем кадровом событии (приеме или переводе), которое было зарегистрировано в ПФР (СФР).
Для этого воспользуемся документом Регистрация трудовой деятельности. В нем нужно нажать кнопку «Данные до 2020 года» или вручную добавить запись о последнем кадровом событии по каждому из 5 сотрудников. Это необходимо для того, чтобы при последующих кадровых изменениях или увольнении программа корректно сформировала форму СЗВ-ТД (ЕФС-1).
Проанализировав ситуацию, мы видим, что для 5 сотрудников ручной ввод или тщательная очистка перенесенных данных — задача вполне реальная и занимающая немного времени (около 30-60 минут). Главное — контролировать движения по регистрам.
Рассмотрим финальный чек-лист проверки после переноса:
Оборотно-сальдовую ведомость по 70 счету (аналог отчета «Задолженность по зарплате»).Анализ НДФЛ по месяцам и Проверка расчета страховых взносов за весь 2022 год.Перенос данных нет записей по «фантомным» сотрудникам из прошлых лет.Отпуск.Такой системный подход позволит сдать отчетность без ошибок и продолжить полноценную работу в современной конфигурации ЗУП 3.1.