Учет сложных систем, таких как пожарная сигнализация или видеонаблюдение, в конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (редакция 2.0) часто вызывает вопросы у бухгалтеров. Сложность заключается в том, что такие объекты состоят из множества комплектующих (камер, датчиков, кабелей), которые могут ломаться, заменяться или добавляться в процессе эксплуатации. В этой статье мы подробно разберем, как правильно организовать учет таких объектов, проводить их модернизацию и частичную ликвидацию, а также разберем типичные ошибки при переносе остатков.
Согласно СГС «Основные средства», объект может учитываться как единый инвентарный объект, даже если он состоит из нескольких частей с разным сроком полезного использования, если это предусмотрено учетной политикой. Рассмотрим ситуацию, когда система видеонаблюдения принята к учету как единый объект на счете 101.34. Все компоненты системы должны быть перечислены в инвентарной карточке (форма 0504031).
Для реализации этого в БГУ 2.0 нам необходимо правильно заполнить справочник Основные средства. Перейдем в карточку объекта и найдем вкладку «Состав объекта». Здесь мы можем перечислить все комплектующие, их количество и даже примерную стоимость (хотя системно она не всегда выделяется из общей балансовой стоимости). Это позволит нам в будущем обоснованно проводить частичную ликвидацию при замене конкретной камеры.
Если учреждение закупает дополнительные видеокамеры для расширения существующей системы, мы имеем дело с модернизацией (дооснащением). Процесс в БГУ 2.0 следует выстраивать по следующей цепочке:
105.36 или сразу относим их стоимость на вложения в основные средства через счет 106.31. Это зависит от того, как оформлен первичный документ (накладная на товар или акт выполненных работ по монтажу).Поступление услуг, работ или Списание материалов с видом операции «Списание материалов (капитальное вложение)». В дебете должен быть счет 106.31, а в качестве аналитики — наш основной объект (система видеонаблюдения).Модернизация, реконструкция, достройка ОС, НМА, НПА. Рассмотрим его заполнение подробнее.Разберем работу с документом Модернизация. На вкладке «Объект вложений» мы выбираем счет 106.31 и указываем сумму накопленных затрат. На вкладке «Основные средства» подбираем нашу систему. При нажатии кнопки «Рассчитать» программа автоматически распределит сумму вложений на остаточную стоимость. Важно: в этом же документе мы можем пересмотреть срок полезного использования и график начисления амортизации, если характеристики системы значительно улучшились. Для анализа обновленных параметров эксплуатации объектов подойдёт отчет «Ведомость остатков ОС» с отображением фактического срока эксплуатации.
Проанализируем ситуацию, когда камера сломалась и на ее место ставится новая. Здесь возможны два пути в зависимости от решения комиссии учреждения:
Вариант А: Текущий ремонт. Если старая камера меняется на аналогичную, не приводя к улучшению эксплуатационных характеристик всей системы, это признается ремонтом. В БГУ 2.0 стоимость новой камеры просто списывается на расходы (счет 401.20 или 109.хх), а стоимость системы на счете 101.34 не меняется. При этом в инвентарной карточке делается отметка о замене комплектующей в разделе «Сведения о ремонте».
Вариант Б: Модернизация с частичной ликвидацией. Если старая камера имела существенную стоимость и вы хотите ее «вычесть» из баланса, либо новая камера значительно превосходит старую по параметрам, необходимо провести процедуру частичной ликвидации. Рассмотрим её по шагам:
Списание объектов ОС, НМА, НПА с видом операции «Списание (частичная ликвидация)». В документе указываем долю стоимости (в процентах или сумме), которую мы списываем. Программа сформирует проводки по уменьшению счета 101.хх и пропорциональному уменьшению накопленной амортизации на счете 104.хх.106.31 и документ Модернизация, как было описано выше.Часто возникает проблема, когда на балансе числятся отдельно камеры и отдельно видеорегистратор, а бухгалтер хочет объединить их в единый комплекс. Прямой проводки Дт 101 Кт 101 в типовой конфигурации не предусмотрено, так как это методологически некорректно. Выясним причину: каждый объект на 101 счете имеет свои регистры сведений об амортизации и состоянии.
Для решения этой задачи в БГУ 2.0 рекомендуется использовать схему через Разукомплектование (или реклассификацию):
Списание объектов ОС, НМА, НПА с операцией «Разукомплектование объектов ОС». При этом используется транзитный счет 401.10.172.106.31 для основного объекта (системы). Это можно сделать через документ Принятие к учету или через Операцию (бухгалтерскую), но только в части формирования проводок по 106 счету.Модернизация, который перенесет стоимость со счета 106 на основную систему.Рассмотрим ситуацию из практики пользователей: при переходе на БГУ 2.0 (например, с 1 июля) остатки были перенесены по состоянию на начало года, и возникла необходимость «задним числом» (на 31.12.2021) собрать систему из отдельных камер.
Внимание! Использование документа Операция (бухгалтерская) для переноса сумм между 101 и 104 счетами — крайне опасный путь. Проанализируем ситуацию: в БГУ 2.0 данные для отчетности и расчета амортизации берутся не только из бухгалтерских проводок, но и из многочисленных регистров сведений (таких как «Параметры амортизации ОС», «Состояние объектов ОС», «Стоимость объектов ОС»). Ручная операция эти регистры не заполняет. Для восстановления пропущенных записей по регистрам можно использовать обработку для автоматического создания событий основных средств в БГУ 2.0.
Если вы уже воспользовались ручной операцией, вы можете столкнуться со следующими последствиями:
Как исправить ситуацию правильно? Если отчетность за прошлый период еще не сдана, лучше скорректировать документы ввода остатков. Если же период закрыт, необходимо использовать механизм исправления ошибок прошлых лет. Для этого в БГУ 2.0 предусмотрены специальные документы, использующие счета 401.18, 401.19, 304.86, 304.96. При выборе операции «Исправление ошибок прошлых лет» программа позволяет корректно изменить и данные на счетах, и записи в регистрах сведений.
При объединении объектов в комплекс (комплектации) помните, что у системы должен остаться один инвентарный номер. Если вы присоединяете камеру (которая была отдельным ОС со своим номером) к системе, то инвентарный номер камеры должен быть аннулирован (списан), а в инвентарной карточке системы должна появиться запись о расширении состава. В БГУ 2.0 это контролируется через статус объекта в справочнике. После разукомплектования старая карточка камеры должна перейти в состояние «Снят с учета».
Для автоматизации заполнения печатных форм не забывайте после каждой модернизации заходить в справочник Основные средства и актуализировать вкладку «Состав объекта», чтобы при печати формы ОС-3 или инвентарной карточки все данные соответствовали действительности.