Рассмотрим ситуацию, когда организация на ОСНО приобретает систему видеонаблюдения частями: например, камеры, кабель, крепления и часть оборудования поступили в сентябре 2023 года, а видеорегистратор, монитор, сервер, программное обеспечение или другие необходимые комплектующие — в октябре 2023 года.
В такой ситуации важно не связывать дату принятия основного средства к учету только с датой последней поставки. Само по себе поступление последней коробки с оборудованием еще не означает, что организация получила готовое основное средство. Сначала определим, что именно было приобретено: самостоятельные объекты ОС либо части одной системы, которая станет работоспособной только после монтажа, настройки, подключения и проверки.
Основное правило: если отдельные компоненты приобретаются для создания единой системы видеонаблюдения и до монтажа не могут использоваться по назначению как самостоятельные объекты, до завершения работ они учитываются как капитальные вложения, а не как основные средства. Принять к учету готовую систему можно в том месяце, когда она приведена в состояние, пригодное для использования в запланированных целях.
Поэтому принять систему видеонаблюдения к учету в октябре 2023 года можно только при условии, что к этой дате организация получила все необходимые компоненты, завершила монтаж, настройку и проверку работоспособности, а также документально оформила готовность системы к эксплуатации. Если монтаж или пусконаладочные работы завершены в ноябре, принимать объект к учету в октябре нельзя.
Система видеонаблюдения обычно состоит из взаимосвязанных частей: камер, видеорегистратора, сервера, жестких дисков, мониторов, блока питания, сетевого оборудования, кабельной трассы, креплений, программного обеспечения, источников бесперебойного питания и других элементов.
Часть этих компонентов может иметь самостоятельную техническую ценность. Однако для целей бухгалтерского учета необходимо оценивать не только возможность включить устройство в розетку или физически использовать его отдельно. Нужно определить, выполняет ли предмет самостоятельную функцию в деятельности организации и является ли он самостоятельным инвентарным объектом.
Например, видеокамера без подключения к сети, серверу, системе записи и программному обеспечению может технически существовать, но не выполнять задачу, ради которой организация ее приобрела. Кабель, крепежи, разъемы и блоки питания сами по себе также не обеспечивают видеонаблюдение. Если все элементы предназначены для создания единого комплекса безопасности, они формируют первоначальную стоимость одной системы видеонаблюдения.
ФСБУ 26/2020 относит к капитальным вложениям затраты на приобретение имущества, предназначенного для использования непосредственно в качестве объекта основных средств, его части либо при создании, приобретении, улучшении или восстановлении объекта ОС. Поэтому покупка камер и иных комплектующих для будущей системы видеонаблюдения является капитальным вложением уже с момента их поступления.
При этом капитальные вложения и основные средства — это не одно и то же. Капитальные вложения показывают затраты организации на создание будущего объекта. Основное средство появляется только после того, как объект подготовлен к использованию.
Рассмотрим логику учета по этапам:
В сентябре организация получает первую часть оборудования.
В октябре поступает недостающее оборудование и комплектующие.
Оборудование передается в монтаж подрядчику либо собирается собственными силами.
Выполняются монтаж, прокладка кабеля, подключение камер, установка сервера, настройка программного обеспечения, проверка архива и доступа к записям.
После успешного завершения работ организация получает работоспособную систему.
Только на этой стадии определяем дату принятия объекта к бухгалтерскому и налоговому учету.
Пока система не может выполнять функцию видеонаблюдения, расходы по ней не следует переводить на счет учета основных средств. Их нужно продолжать учитывать как вложения во внеоборотные активы.
Для правильного определения даты принятия к учету проанализируем фактическую готовность системы, а не только даты накладных поставщика. Ключевой вопрос звучит так: может ли организация на конкретную дату использовать систему видеонаблюдения по назначению?
Под готовностью к использованию обычно понимаем состояние, при котором система:
Полностью укомплектована необходимыми компонентами.
Установлена в предусмотренных проектом или внутренним планом местах.
Подключена к электроснабжению, сети передачи данных и устройствам хранения информации.
Настроена для записи, хранения, просмотра и выгрузки видеозаписей.
Прошла тестирование и может выполнять задачу контроля территории, помещений, производственных участков, склада, офиса или иных объектов.
Передана ответственному подразделению или работнику для эксплуатации.
Не будем считать систему готовой только потому, что все оборудование физически находится на складе организации. Оборудование на складе может быть получено, оплачено и принято к учету как имущество, но оно еще не выполняет функцию системы видеонаблюдения.
Также не будем автоматически принимать ОС к учету на дату подписания договора с монтажной организацией, дату перечисления аванса или дату поступления последнего счет-фактуры. Для признания основного средства важна дата готовности объекта к использованию.
ФСБУ 26/2020 устанавливает, что капитальные вложения по завершении, то есть после приведения объекта в состояние и местоположение, в которых он пригоден к использованию в запланированных целях, признаются основными средствами. Следовательно, дату готовности нужно подтверждать первичными документами и фактическими обстоятельствами.
Для операций 2023 года необходимо учитывать редакцию стандартов, которая применялась организацией в тот период. Позднее в ФСБУ 26/2020 было прямо закреплено правило о признании отдельной части объекта капитальных вложений основным средством при фактическом начале эксплуатации такой части до завершения объекта в целом. Однако даже для ситуации 2023 года нужно оценивать, является ли введенная часть самостоятельным инвентарным объектом и может ли она использоваться независимо от остальных работ.
Да, систему видеонаблюдения можно принять к учету в октябре 2023 года, но только если в октябре она стала полностью готовой к работе.
Рассмотрим типовой пример. В сентябре организация приобрела восемь камер, кабель, крепления, блоки питания и часть сетевого оборудования. В октябре поступили видеорегистратор, жесткие диски, сервер, монитор и программное обеспечение. После этого подрядчик выполнил монтаж, подключил камеры, настроил запись, организовал хранение архива и передал организации работающую систему по акту.
В такой ситуации система может быть принята к учету в октябре, если акт выполненных работ, внутренний акт ввода в эксплуатацию или иной первичный документ подтверждает ее готовность именно в октябре. Первоначальная стоимость объекта будет включать расходы, понесенные и в сентябре, и в октябре, а также стоимость монтажных, пусконаладочных и иных непосредственно связанных работ.
Теперь рассмотрим другой пример. В октябре поставщик отгрузил последнюю часть оборудования, но подрядчик завершил монтаж только 15 ноября. До 15 ноября камеры не были подключены к серверу, видеозапись не велась, программное обеспечение не было настроено, а система не обеспечивала контроль территории.
В такой ситуации в октябре у организации еще нет готового основного средства. На 31 октября стоимость камер, регистратора, сервера, кабелей и услуг по незавершенным работам продолжает учитываться как капитальные вложения. Принять систему к учету нужно в ноябре — на дату, когда она приведена в состояние, пригодное для использования.
Следовательно, дата последней поставки может совпадать с датой принятия ОС к учету, но не заменяет ее. Для признания объекта необходимо подтвердить, что поставка завершила создание работоспособной системы, а не только увеличила количество оборудования на складе.
Система видеонаблюдения не всегда должна учитываться как один объект. Для правильного учета сначала определим единицу учета основных средств — инвентарный объект.
По ФСБУ 6/2020 единицей учета ОС является инвентарный объект. Им может быть:
Отдельный предмет со всеми приспособлениями и принадлежностями.
Конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения самостоятельной функции.
Комплекс конструктивно сочлененных предметов, образующий единое целое и предназначенный для выполнения одной работы.
Комплексом конструктивно сочлененных предметов признается несколько предметов одного или разных назначений, имеющих общее управление, общие приспособления, общее функциональное назначение и работающих как единая система. В составе такого комплекса отдельные элементы не выполняют необходимую функцию самостоятельно либо их самостоятельное использование не соответствует цели приобретения.
Для системы видеонаблюдения чаще всего возможны два подхода. Рассмотрим каждый подробнее.
Этот вариант применяем, когда камеры, сервер, видеорегистратор, кабели, источники питания, программное обеспечение и иные элементы образуют единый функциональный комплекс. Камеры передают изображение, сервер или регистратор сохраняет записи, программное обеспечение обеспечивает просмотр и доступ, монитор используется для контроля, а сетевое оборудование связывает все элементы между собой.
В таком случае отдельные детали работают только как части системы. Например, камера без регистратора не формирует архив, сервер без камер не выполняет функцию видеонаблюдения, а кабель и крепления вообще не имеют самостоятельного назначения вне состава комплекса.
Если организация определила, что все элементы образуют единый объект, необходимо:
Учитывать стоимость всех комплектующих как капитальные вложения в будущую систему.
Включить в первоначальную стоимость расходы на доставку, монтаж, настройку, установку, подключение и пусконаладку, если они необходимы для подготовки системы к использованию.
Принять к учету один инвентарный объект после завершения монтажа и подтверждения работоспособности.
Установить один инвентарный номер для всей системы.
Определить срок полезного использования для системы в целом.
Такой подход обычно является наиболее обоснованным, если система приобретена для охраны территории, контроля доступа, наблюдения за производственным процессом, фиксации операций на складе или обеспечения безопасности офиса.
Не нужно дробить единый комплекс на отдельные камеры, кабели, мониторы и крепления только потому, что их стоимость указана в разных накладных. Разделение поставки на несколько документов не меняет экономическую сущность операции.
Также не следует списывать на расходы кабель, мелкие комплектующие, крепежи и работы по монтажу, если они были необходимы для создания единой системы. Эти затраты обычно формируют первоначальную стоимость готового объекта.
Второй подход возможен, когда отдельные компоненты могут использоваться самостоятельно и выполняют независимые функции. Например, организация может приобрести отдельный сервер, который используется не только для видеонаблюдения, а также для хранения иных данных. Монитор может использоваться как самостоятельное рабочее место оператора. Отдельная камера может быть автономным устройством, которое передает данные без включения в общий комплекс.
В таком случае проанализируем техническую документацию, условия эксплуатации, назначение оборудования и фактический порядок использования. Не будем ориентироваться только на возможность физического демонтажа. Возможность снять камеру со стены еще не означает, что она является самостоятельным объектом ОС.
Для признания отдельных компонентов самостоятельными объектами желательно, чтобы они:
Могли выполнять свою функцию без остальных частей системы.
Использовались организацией самостоятельно либо могли быть использованы самостоятельно без существенной доработки.
Имели собственное функциональное назначение.
Могли иметь отдельный срок полезного использования.
Не были лишь обязательными деталями единого комплекса.
Например, если отдельный монитор приобретается для рабочего места охранника и используется для вывода данных не только от системы видеонаблюдения, его можно рассмотреть как самостоятельный объект. Но если монитор приобретен исключительно как часть комплекта, без которого невозможно настроить и эксплуатировать систему, безопаснее включить его стоимость в стоимость единого объекта.
Если организация выбирает учет отдельных компонентов как самостоятельных объектов, это решение необходимо закрепить в учетной политике или во внутреннем регламенте. Также нужно обеспечить последовательность: нельзя в одном месяце считать камеры самостоятельными объектами, а в следующем месяце включать аналогичные камеры в стоимость единой системы без экономического обоснования.
Иногда оборудование поступает и монтируется поэтапно. Например, в сентябре подрядчик завершает систему видеонаблюдения в производственном цехе, а в октябре устанавливает камеры и оборудование в офисном здании. В таком случае не нужно автоматически ждать завершения всех работ по всей организации.
Сначала выясним, можно ли считать видеонаблюдение в цехе самостоятельной системой. Для этого проверим, имеет ли данный участок собственное функциональное назначение, отдельный комплект оборудования, возможность самостоятельного использования и документально подтвержденный ввод в эксплуатацию.
Если система в производственном цехе уже в сентябре работала самостоятельно, записывала видео, обеспечивала контроль участка и не требовала обязательного завершения работ в офисе, можно рассмотреть ее как отдельный инвентарный объект. Тогда объект в цехе принимаем к учету в сентябре, а офисную систему — после завершения работ в октябре.
Однако если все камеры в цехе и офисе подключаются к одному центральному серверу, общему регистратору и единому программному комплексу, а система до завершения второй части не могла работать в предусмотренном режиме, признавать первый этап самостоятельным ОС рискованно. В такой ситуации затраты по обоим этапам продолжаем учитывать как единый объект капитальных вложений.
Разберем практический пример. Организация купила камеры для двух зданий. В сентябре камеры первого здания были смонтированы, но видеопоток временно не записывался, потому что центральный сервер должен был поступить только в октябре. До октября охрана не могла просматривать архив, управлять системой и получать записи. В такой ситуации объект в сентябре не готов к использованию, даже если камеры уже физически закреплены.
Теперь рассмотрим иной пример. В сентябре организация установила в первом здании автономный комплект: камеры, регистратор, монитор, сервер и программное обеспечение. Система работает, архив записывается, доступ у службы безопасности имеется. В октябре организация начала отдельный проект во втором здании с иным комплектом оборудования. В этом случае систему первого здания можно признать самостоятельным объектом в сентябре.
После того как определим единый объект учета, сформируем его первоначальную стоимость. В бухгалтерском учете первоначальной стоимостью ОС является общая сумма капитальных вложений, связанных с объектом и осуществленных до его признания.
Для системы видеонаблюдения в первоначальную стоимость обычно включаем:
Стоимость камер, видеорегистраторов, серверов, мониторов, источников питания, накопителей, коммутаторов и иных устройств, входящих в систему.
Стоимость кабеля, креплений, разъемов, коробов, кронштейнов и иных материалов, необходимых для установки системы.
Расходы на доставку, если они непосредственно связаны с приобретением оборудования.
Расходы на монтаж, прокладку кабельных трасс, подключение и установку оборудования.
Расходы на настройку, программирование, тестирование и пусконаладочные работы, если без них система не может использоваться по назначению.
Стоимость работ подрядчика по созданию и вводу в эксплуатацию системы.
Иные непосредственно связанные расходы, без которых объект не был бы приведен в состояние, пригодное для использования.
Не включаем в первоначальную стоимость расходы, которые не имеют прямой связи с подготовкой объекта. Например, затраты на обучение работников могут учитываться отдельно, если обучение не является необходимой частью создания работоспособного объекта. Общие административные расходы организации также не следует автоматически включать в стоимость системы.
Также не включаем в первоначальную стоимость НДС, который организация вправе принять к вычету. Для организации на ОСНО входной НДС обычно учитывается отдельно и при выполнении условий принимается к вычету.
Если система приобретается для деятельности, не облагаемой НДС, или для операций, по которым входной НДС не принимается к вычету, порядок может отличаться. В этом случае сумму НДС, не подлежащую вычету, необходимо учитывать по правилам Налогового кодекса и учетной политики организации.
До ввода системы в эксплуатацию стоимость комплектующих и работ не должна отражаться на счете 01 как стоимость готового основного средства. На этой стадии организация учитывает капитальные вложения.
В типовой логике бухгалтерского учета возможна следующая последовательность:
Поступившее оборудование, требующее монтажа, отражаем на счете 07 «Оборудование к установке».
После передачи оборудования в монтаж списываем его со счета 07 на счет 08 «Вложения во внеоборотные активы».
Стоимость материалов, использованных при монтаже, также включаем в состав капитальных вложений на счете 08.
Стоимость услуг подрядчика по монтажу и настройке отражаем на счете 08, если эти услуги необходимы для подготовки системы к эксплуатации.
После завершения работ и готовности системы переносим сформированную стоимость со счета 08 на счет 01 «Основные средства».
Например, в сентябре организация получила часть оборудования на сумму 180 000 рублей без НДС. В октябре поступили остальные компоненты на сумму 220 000 рублей без НДС. Монтаж и настройка обошлись в 60 000 рублей без НДС. Если система стала готовой к работе в октябре, ее первоначальная стоимость составит 460 000 рублей.
В сентябре не нужно принимать к учету основное средство стоимостью 180 000 рублей, если поступившие компоненты не могли использоваться самостоятельно. В октябре также не нужно принимать несколько отдельных ОС только потому, что поставщик выставил несколько накладных. На дату завершения монтажа организация принимает один объект с первоначальной стоимостью 460 000 рублей, если именно такой объект определен как единая система видеонаблюдения.
После принятия системы к учету необходимо определить дату начала начисления амортизации. По ФСБУ 6/2020 организация вправе начислять амортизацию с момента признания объекта основным средством либо с первого числа месяца, следующего за месяцем признания. Выбранный вариант необходимо закрепить в учетной политике.
Поэтому сначала проверим учетную политику организации. Если в ней установлено начало амортизации с даты признания ОС, амортизация может начисляться уже в месяце ввода системы в эксплуатацию. Если закреплен вариант с первого числа следующего месяца, амортизация начнется со следующего месяца.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 начисление амортизации обычно выполняется с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к учету. Поэтому при принятии системы к учету в октябре программа, как правило, начнет начислять амортизацию с ноября.
Не забудем определить элементы амортизации:
Срок полезного использования.
Ликвидационную стоимость.
Способ начисления амортизации.
Срок полезного использования в бухгалтерском учете определяем исходя из ожидаемого периода эксплуатации, режима использования, технических характеристик, планируемой замены оборудования, физического износа, морального устаревания и иных факторов.
Не нужно автоматически устанавливать срок полезного использования только по налоговой амортизационной группе. Налоговый срок можно использовать как ориентир, но в бухгалтерском учете организация должна определить срок исходя из реальных условий использования конкретной системы.
Для целей налога на прибыль объект признается амортизируемым имуществом, если он используется для извлечения дохода, имеет срок полезного использования более 12 месяцев и первоначальную стоимость более 100 000 рублей.
Если система видеонаблюдения учитывается как единый объект и ее стоимость превышает 100 000 рублей, расходы по ее приобретению, монтажу и доведению до состояния, пригодного для использования, обычно списываются через амортизацию.
Первоначальная стоимость объекта в налоговом учете включает расходы на приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, пригодного для использования. НДС и акцизы в первоначальную стоимость не включаются, если они подлежат вычету или учитываются отдельно по правилам Налогового кодекса.
Для налогового учета особенно важно правильно определить дату ввода в эксплуатацию. Амортизация начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.
Например, если система стала готовой к работе и введена в эксплуатацию 27 октября 2023 года, налоговая амортизация начинается с 1 ноября 2023 года. Если работы завершены 10 ноября 2023 года, амортизация начинается с 1 декабря 2023 года.
Не следует начинать налоговую амортизацию с сентября только потому, что часть камер была получена в сентябре. До ввода в эксплуатацию готовой системы у организации еще нет объекта амортизируемого имущества в том виде, в котором он будет использоваться для получения дохода или управления организацией.
При решении вопроса о признании системы основным средством важно не смешивать бухгалтерский и налоговый учет.
В налоговом учете действует стоимостный критерий более 100 000 рублей для признания имущества амортизируемым. Если первоначальная стоимость объекта не превышает этот лимит, стоимость можно учесть в расходах в порядке, установленном учетной политикой для целей налогообложения.
В бухгалтерском учете ФСБУ 6/2020 не устанавливает единый обязательный рублевый лимит стоимости ОС. Организация самостоятельно вправе установить лимит стоимости активов, информация о которых признается несущественной. Такой лимит необходимо закрепить в учетной политике.
Следовательно, возможны разные ситуации:
Система стоит 250 000 рублей. В бухгалтерском и налоговом учете она обычно будет учитываться как основное средство.
Система стоит 85 000 рублей. В бухгалтерском учете она может быть признана ОС, если превышает лимит, установленный организацией. В налоговом учете такая система не будет амортизируемым имуществом по стоимостному критерию.
Система стоит 60 000 рублей. Если лимит в бухгалтерском учете составляет 100 000 рублей, организация может списать стоимость в расходы периода, обеспечив при этом контроль за наличием и движением имущества.
Поэтому при отражении системы видеонаблюдения в учете заранее проверим два документа: учетную политику для бухгалтерского учета и учетную политику для целей налогообложения прибыли.
Организация на ОСНО вправе принять входной НДС по приобретенному оборудованию и работам к вычету при соблюдении общих условий: имущество или услуги приняты к учету, имеются правильно оформленные счета-фактуры или УПД, а приобретения используются в облагаемой НДС деятельности.
Для вычета НДС не всегда нужно ждать, пока вся система видеонаблюдения будет окончательно смонтирована и принята на счет 01. Оборудование, требующее монтажа, может быть принято к учету на счете 07, а капитальные вложения — на счете 08. При наличии счета-фактуры и соблюдении иных условий право на вычет может возникнуть после принятия соответствующего оборудования или услуг к учету.
Рассмотрим порядок по видам расходов:
По оборудованию, поступившему в сентябре, НДС можно заявить после принятия оборудования к учету и регистрации счета-фактуры, если оборудование предназначено для облагаемой НДС деятельности.
По оборудованию, поступившему в октябре, НДС можно заявить после принятия к учету октябрьской поставки и регистрации документов поставщика.
По монтажным и пусконаладочным работам НДС можно заявить после принятия работ по акту и получения счета-фактуры.
При этом нужно помнить, что НДС по основным средствам, оборудованию к установке и нематериальным активам принимается к вычету в полном объеме после принятия соответствующего объекта к учету. Не следует делить сумму НДС по одному счету-фактуре на несколько кварталов произвольно, если речь идет именно об оборудовании к установке или основном средстве.
Не путайте принятие НДС к вычету с принятием готовой системы к учету как ОС. НДС по оборудованию может быть принят к вычету до завершения монтажа, а сама система продолжит числиться на счете 08 до момента готовности к эксплуатации.
Чтобы обосновать дату принятия ОС к учету, заранее подготовим комплект документов. Унифицированная форма акта приема-передачи ОС не является единственно возможным документом, однако организация должна оформить первичный учетный документ с обязательными реквизитами.
Для системы видеонаблюдения обычно используем следующие документы:
Договор с поставщиком оборудования и спецификацию к нему.
УПД, товарные накладные, счета-фактуры и иные документы на поступление комплектующих.
Договор с подрядчиком на монтаж, настройку или пусконаладочные работы.
Акты выполненных монтажных и пусконаладочных работ.
Акт передачи оборудования в монтаж, если оборудование передается подрядчику.
Протокол проверки работоспособности или акт тестирования системы.
Внутренний акт комиссии о готовности системы к эксплуатации.
Приказ руководителя о вводе системы в эксплуатацию и назначении ответственного лица.
В акте ввода в эксплуатацию целесообразно указать состав системы, место установки, дату готовности, первоначальную стоимость, срок полезного использования, способ амортизации, ликвидационную стоимость, ответственное подразделение и ответственное лицо.
Чем подробнее организация зафиксирует состав системы и факт ее готовности, тем проще будет подтвердить дату принятия ОС к учету при аудите, налоговой проверке, инвентаризации или внутреннем контроле.
Теперь разберем практическое отражение операции в 1С:Бухгалтерия 8. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии программы и настройки интерфейса, однако общий порядок работы остается одинаковым.
Если камеры, видеорегистраторы, серверы и иные устройства требуют монтажа, их обычно отражаем как оборудование к установке. Для этого используем документ Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Оборудование либо документ Поступление: Оборудование, если такой вариант предусмотрен в используемом интерфейсе.
При проведении такого документа программа обычно формирует проводку по дебету счета 07 «Оборудование к установке» и кредиту счета расчетов с поставщиком. В сентябре отражаем первую поставку, в октябре — вторую поставку. Все поступившие компоненты будут храниться в учете как оборудование до передачи в монтаж.
Далее создаем объект в справочнике Объекты строительства. Несмотря на название справочника, в нем можно вести учет не только строительных объектов, но и объектов, которые собираются или создаются путем монтажа оборудования. Для рассматриваемой ситуации создадим объект, например, «Система видеонаблюдения склада».
После передачи камер, регистратора, сервера и других устройств для сборки используем документ Передача оборудования в монтаж. В документе укажем созданный объект строительства и перечень оборудования, которое передается для создания системы.
При проведении документа Передача оборудования в монтаж стоимость оборудования переносится со счета 07 на счет 08.03 «Строительство объектов основных средств». На счете 08.03 будет накапливаться стоимость будущей системы видеонаблюдения.
Если при создании системы используются материалы, которые первоначально отражались на счете учета материалов, например кабель, крепежи, гофра, разъемы или монтажные коробки, передадим их в состав капитальных вложений. В зависимости от применяемой схемы учета можно использовать документ Расход материалов либо Требование-накладная с отнесением стоимости на счет 08.03 и соответствующий объект строительства.
Стоимость услуг подрядчика по монтажу, прокладке кабеля, настройке и пусконаладке отражаем документом Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги. В качестве счета затрат указываем счет 08.03, а в аналитике выбираем тот же объект строительства — систему видеонаблюдения.
Таким образом, на счете 08.03 формируется единая первоначальная стоимость объекта. В нее попадут стоимость оборудования из сентября, стоимость оборудования из октября, материалы, монтажные работы и расходы на настройку.
После завершения монтажа и оформления акта готовности создаем документ Принятие к учету ОС. В поле вида операции выбираем вариант Объекты строительства, а в качестве источника капитальных вложений указываем объект строительства со счетом 08.03.
В документе Принятие к учету ОС необходимо заполнить параметры бухгалтерского и налогового учета:
Наименование системы и инвентарный номер.
Дата принятия к учету.
Дата ввода в эксплуатацию.
Счет учета основного средства.
Счет начисления амортизации.
Способ отражения расходов по амортизации.
Срок полезного использования в бухгалтерском учете.
Ликвидационная стоимость.
Способ начисления амортизации.
Амортизационная группа и срок полезного использования в налоговом учете.
После проведения документа программа перенесет стоимость со счета 08.03 на счет 01. Далее амортизация будет начисляться регламентной операцией Амортизация и износ основных средств при закрытии месяца.
Рассмотрим пример, в котором система видеонаблюдения формируется из нескольких поставок.
В сентябре организация получила четыре камеры, сетевой коммутатор и кабель. Камеры и коммутатор требуют монтажа, поэтому отражаем их как оборудование к установке. Кабель и мелкие комплектующие учитываем в зависимости от настроенной схемы учета как материалы либо как оборудование, если это предусмотрено номенклатурой и характером поставки.
В октябре организация получает видеорегистратор, жесткие диски, сервер и монитор. В том же месяце подрядчик монтирует все компоненты, подключает оборудование, настраивает запись и передает систему в эксплуатацию 24 октября.
Разберем последовательность действий:
В сентябре оформляем документ Поступление (акты, накладные, УПД) для первого комплекта оборудования.
В октябре оформляем второй документ поступления для оставшихся устройств.
Создаем элемент справочника Объекты строительства для системы видеонаблюдения.
Передаем оборудование в монтаж документом Передача оборудования в монтаж.
Списываем материалы на создание объекта документом Расход материалов или Требование-накладная.
Отражаем услуги подрядчика на счете 08.03 тем же объектом строительства.
Проверяем, что вся стоимость будущей системы собрана на счете 08.03.
После акта готовности от 24 октября вводим систему в эксплуатацию документом Принятие к учету ОС.
При закрытии октября проверяем, не начислила ли программа амортизацию раньше установленного в учетной политике срока.
При закрытии ноября проверяем расчет амортизации, если амортизация должна начисляться со следующего месяца.
Для контроля используем отчеты Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Карточка счета, Анализ субконто и Справка-расчет амортизации. До ввода в эксплуатацию по объекту не должно остаться необоснованного остатка на счете 07, а после принятия ОС к учету стоимость завершенного объекта не должна продолжать числиться на счете 08.03.
Распространенной ошибкой является следующий порядок: организация принимает к учету неполную систему в сентябре, а поступившие в октябре комплектующие отражает документом Модернизация ОС. Такой подход допустим не всегда.
Модернизация предполагает, что у организации уже есть готовый и введенный в эксплуатацию объект ОС, который используется по назначению. Затем организация несет дополнительные расходы, улучшающие объект, изменяющие его технические характеристики, увеличивающие производительность, расширяющие функции или иным образом повышающие его качество.
Если в сентябре система еще не могла выполнять функцию видеонаблюдения из-за отсутствия регистратора, сервера, программного обеспечения или монтажа, объекта ОС фактически не было. Следовательно, октябрьская поставка не улучшает уже существующую систему, а завершает ее создание.
В таком случае не используем документ Модернизация ОС. Продолжаем собирать затраты на счете 08.03 до окончания монтажа, а затем принимаем готовую систему к учету одним документом Принятие к учету ОС.
Документ Модернизация ОС используем только тогда, когда система уже была готова, принята к учету и эксплуатировалась, а затем организация, например, добавила новые камеры, увеличила объем хранения данных, заменила сервер на более производительный, расширила зону наблюдения или внедрила новые функции аналитики.
Отдельного внимания требует программное обеспечение. Для работы системы может использоваться встроенное программное обеспечение видеорегистратора, отдельная лицензия на серверное приложение, облачный сервис, программный модуль видеоаналитики или право доступа к системе управления видеопотоком.
Не будем автоматически включать стоимость любого программного продукта в первоначальную стоимость оборудования. Сначала проанализируем условия договора и характер получаемого права.
Если программное обеспечение неразрывно связано с работой оборудования и без него система не может выполнять предусмотренную функцию, затраты на его настройку и ввод в работу могут быть связаны с подготовкой системы к эксплуатации. Однако если организация приобретает отдельное право пользования программой по лицензионному договору, необходимо отдельно определить порядок учета такого права.
Например, периодическая подписка на облачный сервис видеонаблюдения может учитываться как расходы соответствующих периодов. Отдельное право на программный продукт может требовать самостоятельной оценки в зависимости от условий договора, срока использования, наличия исключительных прав и применяемых правил бухгалтерского учета.
Поэтому при наличии программного обеспечения рекомендуем не ограничиваться общей формулировкой «система видеонаблюдения». Изучим договор, лицензионные условия, срок действия права, возможность передачи права третьим лицам, наличие исключительных прав и фактическую роль программы в работе оборудования.
Разберем наиболее распространенные ошибки и выясним, как их избежать.
Ошибка: принять ОС к учету в сентябре по стоимости первой поставки. Не допускаем этого, если первая поставка не образует самостоятельный работоспособный объект.
Ошибка: принять ОС к учету в октябре только потому, что получена последняя накладная. Проверяем дату завершения монтажа, настройки и фактической готовности системы.
Ошибка: списать монтаж и кабель на текущие расходы. Если расходы необходимы для создания работоспособной системы, включаем их в первоначальную стоимость объекта.
Ошибка: учитывать все компоненты раздельно без анализа их функций. Сначала определяем, образуют ли они единый инвентарный объект.
Ошибка: включить в первоначальную стоимость НДС, который организация принимает к вычету. НДС учитываем отдельно и принимаем к вычету при выполнении условий законодательства.
Ошибка: начать амортизацию до ввода системы в эксплуатацию. Амортизацию начинаем только после признания объекта в бухгалтерском учете и ввода в эксплуатацию в налоговом учете.
Ошибка: использовать документ Модернизация ОС для завершения первоначальной комплектации. Для незавершенного объекта продолжаем использовать счет 08 и документ Принятие к учету ОС после окончания работ.
Ошибка: не оформить внутренний акт готовности. Подготавливаем документы, подтверждающие дату ввода системы в эксплуатацию и ее способность выполнять предусмотренную функцию.
Подведем итог и разберем действия организации по шагам.
Определим, приобретаются ли отдельные самостоятельные объекты или комплектующие для одной системы видеонаблюдения.
Проверим, может ли каждый компонент выполнять самостоятельную функцию.
Если оборудование предназначено для монтажа единой системы, отразим его как капитальные вложения на счетах 07 и 08.
Соберем на счете 08 стоимость оборудования, материалов, доставки, монтажа, настройки и пусконаладки.
Проверим дату фактической готовности системы к эксплуатации.
Оформим акт выполненных работ, акт готовности, приказ о вводе в эксплуатацию и иные необходимые первичные документы.
Примем систему к учету как основное средство в том месяце, когда она стала работоспособной.
Установим срок полезного использования, ликвидационную стоимость, способ амортизации и порядок отражения амортизации в расходах.
Определим дату начала амортизации отдельно для бухгалтерского и налогового учета.
Проверим право на вычет НДС по оборудованию и монтажным работам.
Итоговое решение: если в сентябре и октябре 2023 года были приобретены части единой системы видеонаблюдения, а в октябре завершились поставка, монтаж, настройка и проверка работоспособности, систему можно принять к учету как ОС в октябре. Если же в октябре завершилась только поставка комплектующих, а монтаж или настройка продолжались, система остается капитальными вложениями до даты фактической готовности к использованию.
Информация носит справочный характер