Многие бухгалтеры при работе в 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) сталкиваются с ситуацией, когда при оформлении документа Поступление денежных документов система позволяет выбрать только договоры с видом Прочее. Если расчеты с контрагентом традиционно ведутся на счете 60 (где используется вид договора С поставщиком), возникает конфликт аналитики: оплата проходит по одному договору, а поступление — по другому. Из-за этого автоматически не зачитываются авансы, и бухгалтерам приходится закрывать их вручную. Давайте разберем по шагам, почему так происходит и как правильно выстроить учет.
Для начала выясним причину такого поведения программы. Денежные документы — это специфический актив. К ним относятся уже оплаченные фирмой, но еще не использованные документы, имеющие денежную оценку: почтовые марки, конверты с марками, оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, путевки, талоны на бензин и питание и так далее. Услуги по ним еще не получены.
Их хранят в кассе предприятия (когда есть временной разрыв между покупкой и использованием) и учитывают на специальном счете 50.03 в сумме фактических затрат на приобретение. Исходя из методологии бухгалтерского учета, заложенной в 1С, денежные документы не являются стандартными товарно-материальными ценностями. Поэтому расчеты по их приобретению рекомендуется вести не на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Обратимся к встроенной справке самого документа Поступление денежных документов в 1С. При выборе операции Поступление от поставщика система прямо указывает на необходимость заполнения реквизитов следующим образом:
Прочее.Рассмотрим рекомендуемый способ, который позволит автоматизировать процесс и избавиться от ручных правок. Чтобы программа сама зачитывала авансы, нам необходимо унифицировать аналитику при оплате и при поступлении.
Переведем расчеты за денежные документы со счета 60 на счет 76 (например, на субсчет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками»). Выполним следующие действия:
Списание с расчетного счета.Оплата поставщику выберем Прочие расчеты с контрагентами.Прочее.В результате этих простых действий и списание денежных средств, и Поступление денежных документов пройдут по одному и тому же счету (76) и по одному и тому же договору (с видом Прочее). Зачет аванса при проведении документа поступления выполнится абсолютно автоматически.
Проанализируем ситуацию, когда внутренние регламенты или учетная политика компании жестко предписывают отражать все оплаты конкретному контрагенту (например, агентству по продаже билетов) исключительно на счете 60 по договору с видом С поставщиком. В этом случае расхождения в договорах при оприходовании билетов не избежать.
Важно: ни в коем случае не используйте документ Операция, введенная вручную для зачета такого аванса. Ручные проводки не двигают скрытые технические регистры накопления в 1С. Это с высокой долей вероятности приведет к ошибкам в подсистеме учета НДС, а при УСН — к искажениям в КУДиР (Книге учета доходов и расходов).
Разберем корректный алгоритм перекрытия сальдо:
Списание с расчетного счета, счет 60, договор С поставщиком.Поступление денежных документов, счет 60 (или 76 — как укажете в документе), договор Прочее.Корректировка долга.Корректировка долга выбираем вид операции Перенос задолженности.С поставщиком на договор с видом Прочее. При проведении этого документа система корректно сформирует не только бухгалтерские проводки, но и движения по всем необходимым регистрам.Посмотрим на альтернативный сценарий. Денежные документы не обязательно приходовать напрямую от контрагента-поставщика. Если, например, конверты с марками или билеты приобрел сотрудник за наличный расчет (или с корпоративной карты), механизм учета меняется.
В документе Поступление денежных документов необходимо выбрать вид операции Поступление от подотчетного лица. При таком сценарии проводки будут формироваться в корреспонденции со счетом 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами». Главный плюс — проблема выбора типа договора в данном случае отпадает полностью, так как справочник «Договоры» при расчетах с подотчетниками просто не используется.
Отдельно рассмотрим нюансы работы с налогами. При поступлении денежных документов в 1С сумма НДС в самом документе оприходования не выделяется отдельной строкой. Билеты или путевки приходуются на счет 50.03 в сумме фактических затрат на их приобретение с учетом всех налогов.
Принятие НДС к вычету (например, по выделенному в маршрутной квитанции электронного авиабилета налогу) произойдет позже. Это случится ровно в тот момент, когда денежный документ (билет) будет выдан командированному сотруднику (документ Выдача денежных документов), сотрудник совершит поездку и отчитается по ней, оформив в системе Авансовый отчет. Именно в авансовом отчете заполняются реквизиты билета (номер, дата) и выделяется сумма НДС для формирования записей в книгу покупок.
Если вы вообще не видите в интерфейсе вашей программы раздела с денежными документами или нужных видов операций, проверим настройки базы. Функционал может быть просто отключен для упрощения интерфейса.
Сразу после включения этой настройки в разделе Банк и касса появятся журналы для работы с поступлением и выдачей денежных документов.