Работая операционистом в оптовой фирме, вы сталкиваетесь с необходимостью постоянного контроля над планом продаж и своевременностью сбора подписанных документов, таких как Универсальные передаточные документы (УПД) и Договоры поставки. Это критически важные показатели для вашей мотивации и эффективности работы. Однако, как мы видим, в 1С:Управление торговлей редакции 10.3 могут возникать сложности с получением нужных отчетов, особенно по статусу документов.
В этой статье мы подробно рассмотрим, как сформировать необходимые отчеты по продажам, используя стандартные возможности конфигурации, а также проанализируем доступные подходы для отслеживания неподписанных документов, учитывая ограничения версии 10.3 и возможные доработки.
Для контроля выполнения плана продаж и анализа общей динамики, в 1С:Управление торговлей 10.3 предусмотрен ряд стандартных отчетов. Давайте разберем наиболее полезные из них и посмотрим, как мы можем их настроить для ваших задач.
Отчет "Продажи"
Этот отчет является одним из основных инструментов для анализа динамики и структуры продаж.
Для того чтобы получить доступ к отчету "Продажи", мы последовательно переходим по следующему пути:
Отчеты -> Продажи -> Анализ продаж -> Продажи
Назначение отчета: Мы можем использовать этот отчет для анализа количества и суммы проданных товаров, суммы предоставленных скидок. Он позволяет нам быстро оценить общие показатели реализации.
Настройка отчета: Практически каждый отчет в 1С обладает гибкими настройками, которые мы можем открыть с помощью кнопки "Настройка". Рассмотрим, какие параметры нам доступны:
Период: Мы можем указать необходимый временной интервал для анализа, например, текущий месяц, квартал или год. Это позволяет нам отслеживать продажи за разные периоды и сравнивать их.
Фильтры: Используем фильтры для отбора данных по определенным критериям. Например, чтобы увидеть продажи конкретного контрагента, менеджера или по определенной номенклатуре, мы можем добавить соответствующие фильтры. Это особенно полезно для анализа индивидуальной эффективности менеджеров или продаж конкретных товарных групп.
Группировки: Данные в отчете могут быть сгруппированы по различным показателям. Например, мы можем сгруппировать продажи по Контрагентам, чтобы увидеть, кто из клиентов принес наибольший доход, или по Номенклатуре, чтобы определить самые продаваемые товары. Также полезно использовать группировку по Менеджерам для оценки выполнения индивидуальных планов.
Показатели: В отчете мы можем выбрать, какие именно показатели будут отображаться. Помимо стандартных Количества и Суммы продажи, мы можем вывести Сумму продажи без скидок, Сумму НДС и другие параметры, важные для детального анализа.
Сохранение вариантов: После того как мы настроили отчет под свои нужды, мы можем сохранить этот вариант настроек. Это очень удобно, так как нам не придется каждый раз заново выставлять все параметры – достаточно будет просто выбрать сохраненный вариант из списка.
Отчет "Валовая прибыль"
Помимо общего анализа продаж, нам также важно понимать прибыльность нашей деятельности. Отчет "Валовая прибыль" поможет нам в этом.
Этот отчет доступен по пути:
Отчеты -> Продажи -> Анализ продаж -> Валовая прибыль
Назначение отчета: Отчет предназначен для анализа валовой прибыли, оценки рентабельности, себестоимости и дополнительных расходов. Он позволяет нам получить детальное представление о финансовом результате в разрезе различных аналитик, таких как подразделения, менеджеры, клиенты и товары. В этом отчете мы можем увидеть следующие ключевые показатели: Валовая прибыль, Себестоимость проданных товаров, Сумма продаж (как с НДС, так и без), а также отдельно выделенную Сумму НДС.
Существует также вариант отчета "Валовая прибыль по оплате" (или "Валовая прибыль по оплате по менеджерам"). Этот отчет особенно полезен для сравнения показателей работы менеджеров, поскольку он позволяет нам увидеть проданные товары в разрезе отгрузок, оплат и рентабельности по каждому сотруднику. Это дает более полную картину того, насколько эффективно каждый менеджер не только продает, но и способствует получению фактической прибыли компанией.
Используя эти отчеты и их гибкие настройки, мы можем получить полную картину по продажам и оценить эффективность работы отдела.
Теперь перейдем к более сложной задаче – контролю за сбором оригиналов документов. Здесь важно отметить, что в типовой конфигурации 1С:Управление торговлей редакции 10.3 нет полноценного стандартного инструментария для отслеживания оригиналов подписанных документов в том виде, как это реализовано в более новых версиях 1С:УТ 11 или 1С:ERP. Это означает, что для эффективного решения этой задачи нам, скорее всего, потребуется либо использовать некоторые обходные пути, либо прибегнуть к помощи программиста 1С для доработок конфигурации.
Тем не менее, существуют подходы, которые мы можем рассмотреть и применить.
Один из самых простых и доступных способов начать отслеживание документов – это добавление специальных дополнительных реквизитов к существующим объектам конфигурации. Эти реквизиты будут служить своего рода "флажками", отмечающими статус получения оригинала документа.
Для Универсальных передаточных документов (УПД):
Основным документом, на основании которого формируется УПД, является Реализация товаров и услуг. Мы можем добавить к этому документу новый дополнительный реквизит.
Как это сделать:
Перейдем в раздел настроек, обычно это Сервис -> Настройка дополнительных свойств (название может незначительно отличаться в зависимости от тонких настроек конфигурации).
Выберем объект, к которому хотим добавить реквизит, в нашем случае это документ Реализация товаров и услуг.
Создадим новый дополнительный реквизит типа "Булево" (это простой флажок, который может быть либо "Истина", либо "Ложь"). Мы можем назвать его, например, "ОригиналУПДПолучен".
После получения физического оригинала подписанного УПД от контрагента, ответственный сотрудник будет вручную устанавливать этот флажок в соответствующем документе Реализация товаров и услуг.
Как получить отчет: Для просмотра списка неподписанных УПД, мы можем открыть стандартный журнал документов Реализация товаров и услуг. В этом журнале мы сможем применить фильтр по нашему дополнительному реквизиту: установим условие ОригиналУПДПолучен = Ложь. Таким образом, мы увидим все реализации, по которым еще не отмечено получение оригинала УПД.
Для Договоров поставки:
Аналогичный подход мы можем применить и для отслеживания оригиналов договоров. Основным объектом в 1С для учета договоров является справочник Договоры контрагентов.
Как это сделать:
В настройках дополнительных свойств (Сервис -> Настройка дополнительных свойств) выберем справочник Договоры контрагентов.
Добавим новый дополнительный реквизит типа "Булево", назвав его, например, "ОригиналДоговораПолучен".
В карточке каждого договора ответственный сотрудник будет устанавливать этот флажок после получения подписанного оригинала.
Как получить отчет: Для отбора неподписанных договоров, мы можем использовать стандартный список элементов справочника Договоры контрагентов и применить к нему фильтр: ОригиналДоговораПолучен = Ложь. Это позволит нам быстро увидеть все договоры, по которым ожидается получение оригинала.
Важный аспект: Этот подход требует высокой дисциплины со стороны всех пользователей, которые работают с документами. Если сотрудники не будут своевременно заполнять эти поля, отчетность будет неактуальной. В более современных версиях 1С (начиная с УТ 11.5 и ERP) есть встроенный механизм "Отслеживание состояний напечатанных документов" и галочка "Оригинал получен" в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0, что показывает необходимость такого функционала, но в УТ 10.3 его приходится реализовывать вручную или доработками.
Если функционала дополнительных реквизитов и ручных фильтров в журналах документов становится недостаточно (например, при большом объеме документов, необходимости более сложной аналитики или автоматизированного контроля), нам потребуется помощь специалиста – программиста 1С.
Программист может разработать внешний отчет или внешнюю обработку, которые значительно расширят возможности по контролю документов.
Что может внешний отчет:
Анализ дополнительных реквизитов: Внешний отчет может "читать" те дополнительные реквизиты, которые мы создали (например, ОригиналУПДПолучен или ОригиналДоговораПолучен).
Гибкая фильтрация и группировка: Мы сможем получать списки документов с незаполненным флагом "Оригинал получен", но уже с более сложными условиями. Например, отчет может автоматически группировать неподписанные УПД по ответственному менеджеру, по контрагенту или по сроку, прошедшему с момента создания документа.
Дополнительная информация: Отчет может выводить не только сам документ, но и важную сопутствующую информацию: дату создания документа, наименование контрагента, ФИО ответственного менеджера, сумму документа. Это позволяет нам эффективно контролировать сроки возврата и ответственных лиц.
Удобная форма вывода: Внешний отчет может быть настроен таким образом, чтобы предоставлять данные в наиболее удобной для анализа форме – с итогами, графиками, цветовой индикацией "проблемных" документов.
Что может внешняя обработка:
Внешняя обработка – это инструмент, который может выполнять определенные действия с данными. Например, она может помочь нам:
Массово проставлять статусы: Если у нас большой объем документов, и мы получили сразу несколько оригиналов, обработка может позволить нам выбрать группу документов и в один клик установить для них статус "Оригинал получен".
Интеграция с внешними системами: Если у нас используется система электронного документооборота (ЭДО), внешняя обработка может быть настроена на частичную или полную автоматизацию установки флага "Оригинал получен" после подтверждения ЭДО.
Обращение к программисту 1С в этом случае является наиболее логичным шагом для построения эффективной системы контроля.
Для создания максимально надежной и автоматизированной системы контроля за возвратом подписанных экземпляров документов (УПД, договоров) в 1С:УТ 10.3 часто требуется уже более глубокая доработка самой конфигурации. Это задача для опытного программиста 1С, который сможет внести изменения непосредственно в структуру программы.
Рассмотрим, какие элементы могут быть реализованы в рамках таких доработок:
Внедрение механизма отслеживания состояний документов: Мы можем создать новый регистр сведений, который будет фиксировать полный жизненный цикл документа. Это позволит нам отслеживать различные стадии: "Документ создан", "Отправлен на подпись", "Оригинал получен", "Архивирован". Каждому состоянию может соответствовать своя дата и ответственный сотрудник.
Создание специализированных рабочих мест или журналов: Для сотрудников, ответственных за документооборот, можно разработать удобные интерфейсы. Эти "рабочие места" будут представлять собой специализированные журналы учета оригиналов, где они смогут быстро видеть статус всех документов, менять его, ставить задачи или напоминания. Такой подход значительно снижает количество рутинных операций.
Настройка автоматических оповещений: Мы можем настроить систему таким образом, чтобы она автоматически отправляла уведомления ответственным менеджерам или руководителям о "просроченных" документах. Например, если оригинал УПД не был возвращен в течение 10 дней после отгрузки, система может прислать напоминание. Это поможет нам проактивно реагировать на задержки.
Возможность хранения сканов документов: Функционал 1С позволяет прикреплять файлы к объектам. Мы можем доработать конфигурацию, чтобы обеспечить удобное хранение сканов подписанных оригиналов документов (УПД, договоров) непосредственно в карточке соответствующего документа или договора. Это обеспечит быстрый доступ к электронной копии документа без необходимости поиска бумажного оригинала.
Автоматическое запрещение отгрузок при отсутствии подписанного договора: В наиболее строгих сценариях контроля можно реализовать механизм, который не позволит оформить новую отгрузку или продажу контрагенту, если по нему отсутствует подписанный договор или не возвращены оригиналы предыдущих УПД. Это очень серьезная доработка, требующая тщательного планирования и тестирования, так как она напрямую затрагивает основные бизнес-процессы.
Рассмотрим, как эти доработки могут выглядеть применительно к УПД и Договорам поставки.
Универсальный передаточный документ (УПД) в 1С:УТ 10.3 реализован как печатная форма на основе документа Реализация товаров и услуг. Важно помнить, что УПД может быть оформлен со статусом 1 (сочетает функции счета-фактуры и первичного документа) или со статусом 2 (только первичный документ, например, при оказании услуг без НДС). Для контроля возврата подписанных оригиналов УПД, как мы уже говорили, в типовой конфигурации нет встроенных механизмов.
Наиболее эффективные подходы к отслеживанию неподписанных УПД включают:
Использование дополнительного реквизита "ОригиналУПДПолучен" в документе Реализация товаров и услуг. Это позволяет нам вручную помечать получение оригинала и использовать стандартные фильтры в журналах документов.
Разработка внешнего отчета или обработки. Программист может создать специализированный отчет, который будет анализировать статус этого дополнительного реквизита, выводить список "просроченных" УПД, группировать их по менеджерам или контрагентам, а также предоставлять дополнительные аналитические данные.
В более глубоких доработках мы можем создать отдельный регистр сведений для учета статусов УПД, что позволит нам не просто ставить флажок, а фиксировать даты отправки, получения, ответственных лиц, что значительно повысит уровень контроля.
Для Договоров поставки, как и для УПД, в типовой конфигурации 1С:УТ 10.3 нет встроенного механизма отслеживания их подписания и возврата оригиналов. Это может стать серьезной проблемой, особенно при работе с большим числом контрагентов и сложных условиях поставок.
Эффективный контроль, особенно при большом объеме документов, может включать следующие шаги:
Использование дополнительного реквизита "ОригиналДоговораПолучен" в справочнике Договоры контрагентов. Это базовый шаг, который дает возможность ручной пометки и фильтрации.
Создание специализированного отчета, разработанного программистом. Этот отчет будет показывать "просроченные" договоры, по которым давно не получен оригинал, или срок действия которых истекает, а оригинал еще не получен. Отчет может включать информацию о сумме договора, дате начала и окончания действия, контактных лицах.
Возможность прикрепления сканов или фотографий договора непосредственно в карточку договора. Это позволит менеджерам и другим сотрудникам быстро получить доступ к электронной копии подписанного документа без необходимости поиска бумажного оригинала в архиве.
Интеграция с другими системами, например, с CRM. Если в вашей компании используется CRM-система, можно настроить интеграцию, чтобы менеджеры автоматически получали задачи по контролю возврата оригиналов договоров и напоминания о необходимости их получения. Это помогает автоматизировать процесс и снизить вероятность упущений.
Создание механизма регулярной проверки статусов договоров. Это может быть как ручная проверка ответственным сотрудником по данным отчета, так и автоматизированная обработка, которая будет выделять договоры, требующие внимания.
В целом, для полноценного решения задачи по отчету о неподписанных документах (УПД, договор поставки) в 1С:УТ 10.3, скорее всего, потребуется помощь программиста 1С. Стандартные средства этой версии ограничены, и необходимо либо активно использовать дополнительные реквизиты, либо разрабатывать специализированные отчеты или расширения конфигурации. Помните, что инвестиции в автоматизацию контроля документооборота окупятся за счет повышения эффективности, снижения рисков и улучшения собираемости необходимых документов, что напрямую влияет на вашу мотивацию и успешность работы фирмы.