В практической работе бухгалтера нередко возникает ситуация: в прошлом периоде была допущена ошибка в учете рабочего времени, документ Табель исправлен текущим месяцем, но система «не видит» изменений и не предлагает выполнить перерасчет зарплаты. Рассмотрим подробнее, как работает механизм перерасчетов в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, почему автоматика может давать сбой и как корректно доначислить или сторнировать суммы вручную.
Прежде всего, проанализируем правильную последовательность действий. В 1С:ЗУП 3.1 исправление любых расчетных или первичных документов за прошлые периоды (месяц начисления которых уже закрыт) должно выполняться с помощью ссылки Исправить внизу исходного документа. При этом создается новый документ Табель, где в поле Месяц указывается текущий период (например, июнь), а в табличной части остаются данные за исправляемый период (май).
После проведения такого «исправляющего» документа система в штатном режиме должна автоматически зафиксировать необходимость пересчитать денежное довольствие сотрудника. Однако, как показывает практика, это происходит не всегда. Выясним причины, по которым механизм автоматической регистрации может не сработать.
Проанализируем несколько технических и методических факторов, которые блокируют автоматику:
Выполнять автоматический перерасчет зарплаты при редактировании первичных документов, программа не будет мгновенно реагировать на изменения в табеле.Начисление зарплаты и взносов бухгалтер вручную корректировал результат (значения выделены жирным шрифтом), система «запоминает», что расчет был изменен пользователем. В этом случае автоматический перерасчет блокируется, чтобы не затереть ваши ручные данные.Табель является «вторичным» документом, если включен метод учета по отклонениям. Если изменения в табеле не подкреплены соответствующими приказами (например, на работу в выходной или отпуск), система может посчитать такие правки несущественными для перерасчета.Очередь перерасчетов часто выполняется в фоновом режиме. При высокой нагрузке на сервер или сбоях в работе регламентных заданий запись в сервисе перерасчетов может просто не появиться.Если автоматика не сработала, мы можем принудительно заставить программу выполнить расчет. Рассмотрим по шагам, как это сделать через специализированный сервис.
Перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты. Именно здесь хранится весь список сотрудников, по которым система обнаружила расхождения между «фактом» (новыми данными табеля) и «расчетом» (уже выплаченной зарплатой). Если нужного сотрудника в списке нет, выполним следующие действия:
После того как запись появилась в этом списке, у нас есть два пути реализации перерасчета:
Рассмотрим ситуацию, когда мы хотим включить доначисления в общий расчет за текущий месяц (июнь). При создании или обновлении документа Начисление зарплаты и взносов за июнь, программа обратится к списку в сервисе перерасчетов.
В документе начисления перейдем на вкладку Доначисления и перерасчеты. Если сотрудник был зарегистрирован в сервисе, здесь автоматически появятся строки со сторнированием старых значений за май и начислением новых сумм исходя из исправленного табеля. Это самый удобный способ, так как все расчеты за разные периоды будут в одном документе.
Если в настройках программы (раздел Настройка — Расчет зарплаты) включена опция Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом, то на вкладке общего начисления вы ничего не увидите. В этом случае нам необходимо создать отдельный документ Доначисление, перерасчет (раздел Зарплата).
В этом документе достаточно нажать кнопку Заполнить. Программа просканирует сервис перерасчетов и подтянет всех сотрудников, по которым были зарегистрированы изменения (в том числе наш исправленный табель).
Для продвинутых пользователей и администраторов полезно знать, что за всю механику перерасчетов отвечает регистр сведений Очередь перерасчетов. Если вы видите, что система ведет себя некорректно — постоянно предлагает пересчитать сотрудника, по которому все уже верно, или, наоборот, игнорирует правки — можно попробовать проанализировать записи этого регистра напрямую через Функции для технического специалиста.
Иногда помогает полная очистка старых, «зависших» записей в сервисе перерасчетов (кнопка Удалить или Отменить в окне сервиса), после чего ручное добавление записи (как мы разобрали выше) отрабатывает безошибочно.
Важный совет: Всегда проверяйте движения исправленного документа Табель. Он должен делать записи в регистры накопления, связанные с отработанным временем (например, Данные о времени для расчета среднего (общий)). Если движений нет, значит, документ проведен некорректно или его период регистрации совпадает с периодом начисления, что исключает механизм перерасчета прошлых периодов.
Таким образом, мы выяснили, что отсутствие автоматического предупреждения в 1С:ЗУП 3.1 — это не повод для паники. Использование сервиса Перерасчеты позволяет полностью контролировать процесс и гарантирует, что изменения в рабочем времени будут учтены при выплате зарплаты.