В работе с программой 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда необходимо отразить получение денег от клиента еще до того, как услуги по заказ-наряду будут полностью оказаны. При этом возникает резонный вопрос: как сделать так, чтобы система видела эту оплату, а в списке документов загорался заветный «зеленый кружок» (индикатор оплаты), сигнализирующий о выполнении финансовых обязательств покупателем.
Проанализируем логику работы программы и разберем по шагам, как правильно фиксировать платежи для незавершенных заказов.
Для начала разберем, почему возникают сложности с вкладкой «Оплата» внутри самого документа. В системе 1С:УНФ Заказ-наряд является уникальным «гибридным» объектом. Он одновременно выполняет функции заказа клиента, акта выполненных работ и расходной накладной.
Пока документ не переведен в статус «Завершен», он считается лишь намерением совершить сделку. С точки зрения бухгалтерского и управленческого учета, фактическая продажа (реализация) еще не произошла. Именно поэтому встроенная табличная часть «Оплата» в самом документе часто используется для зачета аванса уже после завершения работ. Для регистрации же живых денег, поступивших до закрытия заказа, необходимо использовать специализированные платежные документы.
Рассмотрим самый простой и методологически верный способ фиксации предоплаты. Чтобы индикатор оплаты (тот самый кружок в списке) стал зеленым или частично закрашенным, система должна четко понимать, к какому конкретному заказу относятся поступившие деньги.
Для этого выполним следующие действия:
Заказ-наряд, который находится в работе.При таком способе создания платежный документ автоматически заполнит аналитику в табличной части «Расшифровка платежа». В колонке «Планирование» будет указан ваш Заказ-наряд. После проведения этого документа система сделает запись в регистр накопления Оплата заказов, и индикатор в форме списка обновится мгновенно.
Часто пользователи пытаются использовать документ Чек ККМ для приема предоплаты. Здесь важно понимать разницу в логике программы. Чек ККМ в 1С предназначен для быстрой розничной торговли («пришел — увидел — купил»), где оплата и отгрузка происходят одновременно.
Если мы пробьем просто Чек ККМ без привязки к заказу, программа воспримет это как розничную выручку, никак не связанную с вашим Заказ-нарядом. Рассмотрим, как решить эту задачу:
В современных версиях УНФ рекомендуется использовать кнопку «Пробить чек» непосредственно из формы Заказ-наряда (на вкладке «Главное»). Это позволит сформировать фискальный чек с признаком способа расчета «Предоплата» или «Аванс» согласно 54-ФЗ. Однако помните, что само по себе пробитие чека через ККМ — это фискальная операция. Для корректного отражения в управленческом учете и закрашивания индикатора оплаты все равно должен быть создан документ Поступление в кассу или Чек ККМ, в котором в поле «Заказ» выбран ваш Заказ-наряд.
Выясним причину, по которой оплата прошла, а кружок не закрасился. Это происходит, если документ оплаты (например, Поступление на счет) был создан просто на контрагента, без указания конкретного документа-основания. В 1С:УНФ задолженность по контрагенту может быть погашена, но состояние оплаты заказа останется пустым.
Чтобы исправить это, проанализируем ситуацию в документе оплаты:
Поступление на счет или Поступление в кассу.Заказ-наряд.После этого система пересчитает остатки по регистру Оплата заказов, и состояние оплаты в списке обновится.
Важно понимать техническую сторону вопроса. Многие пользователи путают визуальную связь документов (кнопка «Структура подчиненности») и фактическое движение средств.
Проанализируем работу программы: индикатор оплаты («зеленый кружок») обращается к данным регистра накопления Оплата заказов. Записи в этот регистр попадают только в том случае, если в платежном документе в явном виде заполнено поле Заказ. Даже если вы создали оплату «на основании», но затем вручную очистили поле заказа в расшифровке платежа — индикатор погаснет, хотя в структуре подчиненности документы останутся связаны.
Если вы обнаружили, что вкладка «Оплата» внутри Заказ-наряда вам мешает или отображается некорректно, посмотрим на настройки программы:
Если выбрано отображение «В списке», то внутри самого документа детальная информация об оплатах может быть скрыта, так как предполагается использование общего рабочего места по разнесению платежей.
Для эффективной работы в 1С:УНФ и исключения ошибок в статусах оплат, придерживайтесь следующего алгоритма:
Поступление в кассу/Поступление на счет) строго на основании Заказ-наряда.Используя эти методы, вы добьетесь идеального порядка в учете, а ваши менеджеры всегда будут видеть актуальное состояние взаиморасчетов по каждому незавершенному Заказ-наряду.