В процессе работы с программой 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) версии 1.6 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда после изменения условий оплаты труда (например, при переходе с почасового оклада на дневной) система начинает начислять зарплату по обоим видам начислений одновременно. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такая ошибка и как правильно оформить кадровые изменения, чтобы расчет производился корректно.
Основная причина дублирования сумм в документе Начисление зарплаты кроется в механизме работы плановых начислений. В 1С:УНФ информация о том, сколько и по какому алгоритму должен получать сотрудник, хранится в специальном регистре сведений. Записи в этот регистр вносятся документами Прием на работу или Кадровое перемещение.
Проанализируем типичную ситуацию: у сотрудника был установлен Оклад по часам (график работы сотрудника). При необходимости изменить его на Оклад по дням (производственный календарь), бухгалтер создает новое Кадровое перемещение. Если в табличной части на вкладке Начисления и удержания просто добавить новую строку с новым окладом, программа воспримет это как назначение дополнительного вида заработка, не отменяя предыдущий. В итоге в конце месяца система честно рассчитает обе суммы. При необходимости документального оформления подобных операций можно воспользоваться внешней печатной формой приказа о переводе для документа кадрового перемещения.
Рассмотрим по шагам, как правильно оформить переход с одного вида оклада на другой в документе Кадровое перемещение. Ключевым элементом здесь является колонка Действие, которая часто игнорируется пользователями.
Кадровое перемещение, которым вносились последние изменения.Оклад по часам) и в колонке Действие выбрать статус Прекратить.Оклад по дням) создаем отдельную строку и в колонке Действие выбираем статус Начать.Важно: Если оставить в колонке действие значение Не изменять, система будет считать, что предыдущие условия оплаты остаются в силе. Именно отсутствие явной команды на прекращение старого оклада приводит к «зависанию» начислений в базе данных.
Если после исправления кадровых документов проблема сохраняется, нам необходимо заглянуть «под капот» программы. Все данные из кадровых приказов стекаются в регистр Плановые начисления. Проанализируем, как проверить актуальное состояние оплаты труда сотрудника:
Выясним причину через карточку сотрудника. Перейдите в раздел Персонал — Сотрудники, откройте карточку нужного человека и найдите ссылку История изменений оплаты труда (или аналогичный отчет по плановым начислениям). Там наглядно видно, какие начисления являются действующими на текущую дату. Если в списке значатся две строки с разными окладами и у обеих не заполнена дата окончания — это подтверждает ошибку в кадровых документах.
Также можно воспользоваться инструментом Функции для технического специалиста (если они включены в настройках), найти регистр сведений Плановые начисления и сделать отбор по конкретному сотруднику. Это позволит увидеть, каким именно документом была сделана «лишняя» запись.
Разберем подробнее разницу между видами начислений, упомянутыми в проблеме. В 1С:УНФ расчет зависит от настроек времени:
Если мы меняем вид начисления, важно проверить, актуален ли График работы в карточке сотрудника или в самом документе Кадровое перемещение. Иногда конфликт возникает, если вид начисления требует расчета по часам, а в графике сотрудника часы не заполнены, или наоборот. Убедитесь, что выбранный график соответствует логике нового начисления.
После того как мы внесли исправления в Кадровое перемещение и установили статус Прекратить для старого оклада, нужно обновить расчеты за месяц. Простого нажатия кнопки Рассчитать в уже созданном документе Начисление зарплаты может быть недостаточно.
Рассмотрим правильный алгоритм обновления:
Начисление зарплаты за проблемный период.В 1С:УНФ существует флаг Актуально для кадровых документов. Если вы создавали несколько перемещений «задним числом» или пытались исправить ошибку созданием новых документов на ту же дату, система может запутаться. Проанализируем список документов: если у вас есть несколько действующих (актуальных) перемещений на одну дату, приоритет может распределиться неверно. Старайтесь соблюдать строгую хронологию: один документ на одно изменение условий труда.
Если вы обнаружили, что старые кадровые перемещения содержат ошибки, лучше исправить их (установить Прекратить), чем просто снимать с них пометку актуальности, так как это может повлиять на отчетность по стажу и кадровой истории.
Подводя итог, для устранения двойного оклада в 1С:УНФ 1.6 выполните следующие действия:
Кадровое перемещение: в нем должны быть две строки — старый оклад со статусом Прекратить и новый со статусом Начать.Плановые начисления, чтобы там не осталось «хвостов» от предыдущих некорректных правок.Начисление зарплаты, чтобы он подтянул обновленные правила расчета.Следуя этой структуре, вы обеспечите прозрачность управленческого учета зарплаты и избежите переплат сотрудникам. Для дополнительного контроля итоговых расчетов подойдет отчет по начислениям, удержаниям и выплатам сотрудникам.