Многие пользователи 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП) сталкиваются с неприятной ситуацией: в документе Начисление зарплаты визуально отображаются правильные суммы, но при просмотре движений документа (по кнопке Дт/Кт) суммы исчисленного НДФЛ задваиваются. Ситуация усложняется тем, что кнопка ручной корректировки движений неактивна, а привычный по старым версиям документ Отражение зарплаты в бухучете либо отсутствует, либо недоступен для редактирования. Разберем по шагам, почему возникает эта проблема, куда пропадает нужный документ и как правильно откорректировать налоговые регистры.
Первым делом проанализируем причину исчезновения документа отражения. В БП 3.0 видимость этого документа зависит от настроек параметров учета зарплаты. Если в настройках базы указано, что учет зарплаты ведется В этой программе, то отдельного документа Отражения зарплаты в бухчете быть не должно. Программа формирует все необходимые проводки и движения по регистрам непосредственно документом Начисление зарплаты.
Если вы временно переключите настройку на ведение зарплаты Во внешней программе (например, для имитации обмена с ЗУП), документ отражения появится в интерфейсе и станет активным. Однако, давайте выясним причину, почему этот обходной путь не решит нашу проблему с НДФЛ.
Рассмотрим подробнее механизм работы документа Отражение зарплаты в бухучете. Этот документ предназначен исключительно для формирования бухгалтерских проводок (например, Дт 70 - Кт 68) и движений по регистрам УСН (если организация применяет спецрежим).
Он не делает движений по важнейшим регистрам накопления, таким как Учет доходов для исчисления НДФЛ или Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Использование отражения вместо полноценного начисления приведет к тому, что в регламентированную отчетность (6-НДФЛ, справки о доходах) эти суммы просто не попадут. Поэтому от идеи править НДФЛ через отражение лучше сразу отказаться.
Прежде чем вносить ручные правки, настоятельно рекомендуем найти источник задвоения. Наложим правильный алгоритм поиска:
Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Учет доходов для исчисления НДФЛ.Так как в документе Начисление зарплаты разработчиками отключена галочка "Ручная корректировка" (это сделано для защиты целостности сложного зарплатного учета), разберем альтернативные, технически корректные способы внесения изменений.
Способ 1: Использование штатного документа "Операция учета НДФЛ"
Это самый правильный и безопасный метод. Находится он в разделе "Зарплата и кадры" -> "Все документы по НДФЛ". С его помощью можно внести сторнирующие (отрицательные) записи по конкретному сотруднику. Это выровняет базу и суммы исчисленного/удержанного налога в регистрах, не нарушая логику проведения типовых документов.
Способ 2: Использование документа "Перерасчет НДФЛ"
Этот документ способен автоматически выявить расхождения между рассчитанным и фактически удержанным налогом за выбранный период. Если ошибка системная, перерасчет сам сформирует нужные корректирующие движения как по бухгалтерским счетам, так и по регистрам.
Способ 3: Метод полного сторно (для сложных случаев)
Если требуется откорректировать движения документа, у которого нет галки "Ручная корректировка", технически это можно сделать через создание документа Операция, введенная вручную в режиме Сторно документа.
Путь этот нелегок и требует повышенного внимания, так как править придется каждую строку налоговых регистров вручную.
В процессе поиска ошибок с НДФЛ часто вскрывается еще одна серьезная методологическая проблема. Многие бухгалтеры, переходя из старых систем, пытаются вводить зарплату сводно, без разбивки по сотрудникам. Если ваша организация применяет УСН "Доходы минус расходы" (15%), такой подход недопустим.
Согласно требованиям НК РФ, к расходам принимается начисленная зарплата, но только после ее фактической выплаты. Если начисления проводить сводно по "обобщенному сотруднику", а выплачивать реальным людям, программа не увидит связи между начислением и выплатой. В результате расходы по зарплате и налогам с ФОТ вообще не попадут в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Поэтому единственный верный путь — отказаться от "цирка" со сводными проводками и начислять зарплату в БП 3.0 полноценно, с детализацией по каждому сотруднику.