Рассмотрим частую и довольно неприятную ситуацию при переходе на 1С:ERP или в процессе текущей работы: вы загрузили начальные остатки по полученным авансам (счет 62.02) и выставили счета-фактуры на аванс (счет 76.АВ). В следующем периоде вы отгружаете продукцию покупателю, счет-фактура корректно попадает в книгу покупок, но программа почему-то не формирует долгожданные проводки вычета: дебет 68.02 — кредит 76.АВ. В итоге счет 76.АВ зависает и не закрывается. Разберем по шагам, почему возникает эта проблема и как заставить систему сделать корректные проводки.
Для начала проанализируем, правильно ли были введены исторические данные. В 1С:ERP категорически не рекомендуется вводить остатки по счету 76.АВ прямыми ручными проводками или через обычный ввод начального сальдо по счету. Если сделать это вручную, система не создаст необходимых связей в регистрах оперативного учета.
Выполним правильную последовательность действий:
62.02. Обязательно укажите детализацию по контрагентам, договорам и документам расчетов.Помощник по учету НДС (раздел финансового результата и контроллинга) и нажмите на ссылку Выставить счета-фактуры по полученным авансам.Счет-фактура выданный (аванс) датой начала ведения учета.76.АВ и сделают записи в регистры НДС. Обратите внимание: если сумма НДС с остатка менее одной копейки, программа счет-фактуру не предложит.Часто пользователи ожидают, что зачет НДС с аванса сделает сам документ реализации (например, Реализация товаров и услуг) или документ взаимозачета задолженности. Посмотрим на логику 1С:ERP: документ реализации делает только зачет самого аванса (проводка дебет 62.02 — кредит 62.01). Проводку же по вычету НДС (дебет 68.02 — кредит 76.АВ) делает исходный авансовый счет-фактура, но в определенный момент времени.
Если вы откроете проводки авансового счета-фактуры после отгрузки, вы можете увидеть статус Частично отражен в учете. Это означает, что система видит зачет, но проводки еще не сформированы окончательно.
Выясним главную причину проблемы: проводки вычета в 1С:ERP формируются автоматически только при выполнении регламентных операций закрытия месяца. Проанализируем, что нужно сделать: — для этого есть поиск и исправление ошибок учета в ERP.
Актуализация взаиморасчетов.68.02 — кредит 76.АВ.Если месяц закрывать пока рано, а бухгалтеру нужно срочно увидеть проводки, вы можете запустить процесс вручную через журнал документов регламентированного учета, нажав кнопку отражения в учете. Также некоторые пользователи настраивают внешние обработки, которые принудительно запускают регламентное задание Актуализация взаиморасчетов до окончательного закрытия периода.
Иногда мы сталкиваемся с нетипичными ситуациями, когда 76.АВ зависает годами. Например, истек срок исковой давности по полученному авансу, и кредиторская задолженность списывается. Документ Списание кредиторской задолженности в 1С:ERP не всегда умеет автоматически списывать НДС с таких авансов.
По правилам Минфина, НДС с такого списанного аванса нельзя принимать к вычету, его необходимо списывать в состав прочих расходов (счет 91.02). Для корректного закрытия зависшего сальдо на счете 76.АВ в таких случаях мы рекомендуем использовать ручные корректировки через документ Отражение прочих доходов и расходов.
Если после закрытия месяца проводки так и не появились, используем проверочные инструменты. Сформируем специализированный отчет Анализ учета НДС при зачете авансов (полученных) — поможет сверка декларации НДС с учетными данными.
Этот отчет позволяет наглядно сравнить суммы зачтенного аванса в регистрах оперативного учета взаиморасчетов и суммы зачтенного НДС в регистрах учета НДС. Любые расхождения сразу подсвечиваются. Найдя проблемный документ (например, если дата взаимозачета стоит раньше даты отгрузки, или перепутаны договоры), вы сможете оперативно его перепровести и заново запустить регламентные операции.