← На главную

Внесение надбавок сотрудникам является рутинной, но ответственной задачей для кадровых служб. Особенно актуальным этот вопрос становится, когда кадровики работают в системе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) и имеют ограниченные права доступа, в частности, не имеют доступа к конфиденциальным данным о зарплате. Давайте разберем, как эффективно решать эту задачу, учитывая различные сценарии и ограничения.

Мы рассмотрим несколько основных способов занесения надбавок в 1С:ЗУП, а также подробно проанализируем, как управлять правами доступа для кадровиков, чтобы они могли выполнять свои функции без компрометации данных о заработной плате.

Основные способы занесения надбавок сотрудникам в 1С:ЗУП

В системе 1С:ЗУП существует несколько механизмов для назначения надбавок. Выбор конкретного способа зависит от момента возникновения права на надбавку (при приеме, при изменении условий труда, для группы сотрудников) и от того, ведется ли в организации штатное расписание.

1. Прием на работу

   Если надбавка назначается новому сотруднику сразу при его поступлении в организацию, то ее можно установить непосредственно в документе Прием на работу. Этот способ является наиболее простым и логичным для первичного назначения. В форме документа предусмотрены поля для ввода различных плановых начислений, включая надбавки.

   Мы должны найти соответствующие поля, как правило, на вкладке, касающейся оплаты труда, и внести туда информацию о надбавке и ее размере. Это позволяет нам сразу определить полный объем плановых начислений для нового сотрудника.

2. Кадровый перевод

   Документ Кадровый перевод является универсальным инструментом для изменения различных условий работы сотрудника, включая его плановые начисления. Этот способ подходит, если право на надбавку возникает у уже работающего сотрудника, например, при:

   • Изменении должности или подразделения.
   • Изменении условий труда, связанных с вредностью или особым режимом работы.
   • Присвоении новой квалификационной категории.
   • Любых других изменениях, которые влекут за собой необходимость установления новой надбавки или изменения существующей.

   Для назначения надбавки через Кадровый перевод, нам необходимо создать новый документ Кадровый перевод для нужного сотрудника. На одной из вкладок, как правило, связанных с оплатой труда, мы увидим список действующих плановых начислений. Здесь мы можем добавить новую надбавку, указать ее вид, размер или способ расчета, а также дату начала действия. Мы всегда должны убедиться, что все остальные параметры кадрового перевода (должность, подразделение и т.д.) также корректно заполнены.

3. Изменение штатного расписания и Изменение плановых начислений сотрудников

   Если в организации активно ведется штатное расписание, то процесс назначения надбавок может быть связан именно с ним. Этот подход более структурирован и гарантирует соответствие условий оплаты позициям штатного расписания. Мы разберем его по шагам:

   1. Установление надбавки на уровне штатного расписания: Сначала мы используем документ Изменение штатного расписания. В этом документе мы можем установить надбавки и их размеры для конкретных позиций штатного расписания. Например, если мы хотим, чтобы все сотрудники на должности "Старший инженер" получали определенную надбавку за стаж, мы устанавливаем ее для этой позиции.

      Этот шаг является подготовительным и определяет общие правила, но еще не назначает надбавку конкретным сотрудникам.

   2. Назначение надбавки сотрудникам: После того как надбавка установлена для позиции штатного расписания, мы можем использовать специальную кнопку или команду, часто называемую Изменить начисления сотрудников, которая доступна в документе Изменение штатного расписания или из списка документов. Эта команда позволяет нам создать документ Изменение плановых начислений сотрудников (или аналогичный), который автоматически заполнится списком сотрудников, занимающих соответствующую позицию штатного расписания, и предложит назначить им новую надбавку или изменить существующую согласно изменениям в штатном расписании.

      Этот способ удобен для крупных организаций, где штатное расписание является жестким регламентом для формирования условий труда.

4. Назначение планового начисления

   Документ Назначение планового начисления является удобным инструментом, когда нам нужно назначить одну и ту же надбавку группе сотрудников на определенный период или бессрочно. Мы можем использовать его в случаях, когда:

   • Вводится новая надбавка для всех сотрудников определенного подразделения.
   • Назначается временная надбавка для участников проекта.
   • Требуется массовое назначение стандартной надбавки без изменения должности или подразделения.

   Для использования этого документа нам следует выбрать вид начисления (например, "Надбавка за выслугу лет"), указать ее размер или формулу расчета, и затем подобрать список сотрудников. Это значительно упрощает процесс, если нам нужно обработать большое количество сотрудников одновременно.

5. Создание нового начисления "Надбавка"

   В 1С:ЗУП предусмотрена обширная библиотека типовых начислений, и большинство стандартных надбавок (за стаж, за вредность, за работу в особых условиях и т.д.) уже присутствуют в системе (как верно было отмечено в одном из сообщений форума: "Все надбавки как начисления есть в ЗУПе"). Однако могут возникнуть ситуации, когда нам потребуется уникальная, специфическая надбавка, отсутствующая в типовой конфигурации.

   В таких случаях мы можем создать новое начисление. Для этого нам следует перейти в раздел Настройка -> Начисления. Там мы нажимаем кнопку Создать. При создании нового начисления мы должны:

   • Наименование: Присвоить понятное название, например, "Надбавка за наставничество".
   • Назначение начисления: Выбрать соответствующее назначение, например, "Повременная оплата труда и надбавки" или "Компенсационные выплаты". Это определяет, как начисление будет учитываться в расчетах и отчетности.
   • Формула расчета: Настроить формулу для расчета надбавки. Это может быть фиксированная сумма, процент от оклада, или более сложная формула, зависящая от различных показателей, таких как стаж работы, количество отработанных часов или наличие определенного квалификационного уровня. Мы можем использовать предопределенные показатели или создать свои.
   • Способ выплаты: Определить, как и когда будет выплачиваться надбавка (с авансом, с основной зарплатой).

   После создания нового вида начисления, мы сможем использовать его во всех вышеперечисленных документах для назначения сотрудникам.

Настройка прав доступа для кадровиков (без доступа к зарплате) в 1С:ЗУП

Одной из ключевых сложностей, о которой активно дискутировали на форуме, является проблема прав доступа. Кадровики часто имеют профиль доступа Кадровик (без доступа к зарплате). Этот профиль специально разработан для обеспечения конфиденциальности информации о заработной плате, ограничивая доступ к данным, не относящимся напрямую к кадровому делопроизводству.

Мы проанализируем, как этот профиль влияет на работу с надбавками и как можно решить возникшие проблемы, сохраняя при этом безопасность данных.

1. Особенности профиля "Кадровик (без доступа к зарплате)"

   Этот предопределенный профиль в 1С:ЗУП предназначен для пользователей, которым не требуется видеть или изменять плановые начисления сотрудников, такие как оклады, премии и, конечно же, надбавки. Кадровик с таким профилем сможет:

   • Заполнять кадровые условия в документах (подразделение, должность, график работы).
   • Оформлять приказы о приеме, переводе, увольнении.
   • Вести личные дела сотрудников.
   • Работать со штатным расписанием (при наличии соответствующих прав на чтение и изменение).

   Однако, он не сможет:

   • Редактировать поля, относящиеся к оплате труда (оклад, тарифная ставка, размер надбавок).
   • Просматривать детальные расчетные листки или отчеты по заработной плате.
   • Изменять настройки начислений и удержаний.

   В результате, если кадровик с таким профилем попытается создать Кадровый перевод или Прием на работу и занести туда надбавку, поля, отвечающие за оплату, будут недоступны для редактирования или скрыты. Это является целенаправленным ограничением для обеспечения принципа разделения обязанностей и конфиденциальности.

2. Иерархия настройки прав доступа

   Для понимания, как настраивать права, мы должны помнить, что в 1С:ЗУП настройка прав доступа строится по иерархии:

   Профили групп доступа → Группы доступа → Пользователи

   Это позволяет нам очень гибко распределять полномочия, назначая профили группам пользователей, а затем включая пользователей в эти группы.

3. Принцип минимальных привилегий

   Мы всегда должны следовать принципу предоставления пользователям только тех прав, которые абсолютно необходимы для выполнения их должностных обязанностей. Для кадровика это означает доступ к информации о сотрудниках, штатном расписании и кадровым перемещениям, но без доступа к конфиденциальным данным о заработной плате, премиях и настройках расчета.

   Нарушение этого принципа может привести к несанкционированному изменению данных или утечке конфиденциальной информации.

4. Возможные решения проблемы с правами доступа для кадровиков

   Когда кадровику требуется вносить надбавки, а его текущие права это не позволяют, мы можем рассмотреть несколько подходов:

   1. Взаимодействие с расчетчиком: Самый безопасный и типовой вариант. Кадровик оформляет кадровый приказ (например, Кадровый перевод), но оставляет поля, касающиеся оплаты труда, незаполненными или информирует расчетчика о необходимости их заполнения. Расчетчик, имеющий полные права на работу с зарплатой, открывает тот же документ, заполняет данные о надбавке (оклад, размер надбавки) и проводит документ. Этот метод обеспечивает разделение ответственности и сохраняет конфиденциальность.

      Это основной механизм, который предполагается в конфигурации для профиля Кадровик (без доступа к зарплате).

   2. Добавление ограниченных прав старшему кадровику: В некоторых организациях для старшего кадровика или начальника отдела кадров может быть сделано исключение. Мы можем создать пользовательский профиль доступа, скопировав существующий профиль Кадровик или Старший кадровик и добавив в него минимальные необходимые права на изменение плановых начислений. Важно не давать полные права к зарплате, а лишь точечные, например, возможность редактирования определенного вида надбавок или только определенных полей в кадровых документах.

      Этот подход требует тщательной настройки и тестирования, чтобы не дать лишних прав. Необходимо убедиться, что сотрудник не сможет видеть оклады или другие чувствительные данные.

   3. Создание специализированной роли (например, "Старший кадровик-расчетчик"): Как было упомянуто в одном из сообщений, можно ввести такую роль. Это подразумевает, что часть функционала расчетчика делегируется опытному кадровику. Для этого мы должны создать новый профиль доступа, который будет включать в себя базовые права кадровика и ограниченные права расчетчика. Этот профиль затем назначается соответствующему сотруднику.

      Мы должны осознавать, что при таком подходе у этого сотрудника появится возможность видеть и изменять зарплатные данные, что противоречит изначальному требованию "без доступа к зарплате". Поэтому этот вариант выбираем только в случае, если организация готова к такому изменению политики конфиденциальности для данного сотрудника.

   4. Использование типовых и создание пользовательских профилей: Рекомендуется максимально использовать типовые профили групп доступа, такие как Кадровик, Старший кадровик или Табельщик. Если типовые профили не полностью соответствуют требованиям, мы можем создать собственный профиль, скопировав существующий и изменив необходимые права. При создании пользовательских профилей мы всегда должны тщательно проверять их работу, так как разработчик гарантирует корректность только для стандартных конфигураций.

      Настройка пользовательских профилей производится в разделе Администрирование -> Настройки пользователей и прав -> Профили групп доступа. Здесь мы можем создать новый профиль или скопировать существующий, а затем отметить необходимые роли для доступа к объектам конфигурации, таким как документы Прием на работу или Кадровый перевод, с возможностью редактирования плановых начислений.

   5. Ограничение доступа на уровне записей (RSLS): Система 1С:ЗУП позволяет не только ограничивать доступ к определенным видам объектов (документам, справочникам), но и к отдельным записям этих объектов. Например, можно настроить права таким образом, чтобы кадровик видел информацию только по сотрудникам своего подразделения или только определенные виды начислений. Это более сложная настройка, которая требует глубоких знаний платформы 1С и ее механизмов безопасности.

      Мы должны быть осторожны при настройке RSLS, так как некорректная конфигурация может привести к непредсказуемому поведению системы или несанкционированному доступу.

Таким образом, занесение надбавок в 1С:ЗУП кадровиками — это задача, которая решается различными способами, от прямого ввода в кадровых документах до связки со штатным расписанием. Однако, критически важным аспектом является управление правами доступа. Мы всегда должны стремиться к балансу между необходимой функциональностью для кадровиков и строгим соблюдением конфиденциальности данных о заработной плате, используя принцип минимальных привилегий и тщательно настраивая профили доступа.