← На главную

В процессе настройки 1С:Управление торговлей 11.5 администраторы часто сталкиваются с задачей организовать работу группы менеджеров с единым корпоративным почтовым ящиком (например, sale@company.ru). При попытке просто указать этот адрес в карточке каждого пользователя система выдает ошибку: «Пользователь с таким адресом уже зарегистрирован». В этой статье мы разберем, почему возникает эта ошибка и как правильно настроить систему для коллективной работы с почтой.

Разграничение системного адреса и рабочей учетной записи

Для начала проанализируем причину возникновения ошибки. В системе 1С программно разделены две разные сущности, которые пользователи часто путают:

1. Email в справочнике «Пользователи». Это поле предназначено для системных нужд: восстановления пароля, получения уведомлений от системы (например, о задачах или изменениях в бизнес-процессах), а также для интеграции с сервисами 1С-Коннект. Здесь адрес должен быть уникальным для каждого сотрудника.
2. Учетная запись электронной почты. Это объект справочника УчетныеЗаписиЭлектроннойПочты, который содержит настройки SMTP/IMAP сервера и используется для реальной переписки с клиентами и поставщиками.

Рассмотрим правильный алгоритм действий: в карточках пользователей мы оставляем либо личные корпоративные адреса, либо оставляем поле пустым. А для работы с общим ящиком мы создаем отдельную запись в справочнике «Органайзер».

Настройка общей учетной записи в 1С:УТ 11.5

Разберем по шагам процесс создания почтового аккаунта, к которому смогут обращаться сразу несколько сотрудников. Для этого нам необходимо перейти в раздел НСИ и администрирование -> Администрирование -> Органайзер.

Выполним следующие действия:

1. Откроем ссылку Настройка почты или сразу перейдем в Учетные записи электронной почты (также может быть полезным отбор учетных записей по организации).
2. Нажмем кнопку Создать.
3. Введем адрес почты (например, info@vash-site.ru) и пароль.
4. Важный момент: На этапе настройки параметров необходимо определить тип использования. Для совместной работы нескольких менеджеров убедимся, что учетная запись не помечена как «Личная» (персональная). В современных версиях УТ 11.5 это регулируется настройками доступа в самой карточке учетки.
5. Проверим настройки серверов входящей и исходящей почты. Рекомендуется использовать протокол IMAP, так как он позволяет синхронизировать состояние писем (прочитано/отвечено) между всеми сотрудниками в режиме реального времени.

Предоставление прав доступа пользователям

После того как учетная запись создана и успешно прошла проверку соединения, нам нужно указать системе, кто именно из сотрудников имеет право с ней работать. Рассмотрим, как это сделать:

В карточке учетной записи перейдем на вкладку Доступ к учетной записи (название может меняться в зависимости от конкретного релиза, но смысл остается прежним). Здесь мы можем добавить конкретных Пользователей или целые Группы пользователей.

Для каждого добавленного сотрудника можно гибко настроить права:

• Только для отправки почты — менеджер сможет писать письма от имени компании (например, выполнять рассылку печатных форм контрагентам), но не увидит входящие.
• Только для получения почты — сотрудник сможет только читать переписку.
• Для получения и отправки почты — полноценный режим работы, в котором доступна автоматическая рассылка печатных форм.

Рассмотрим пример: Если у нас есть отдел продаж из 10 человек, мы создаем одну общую запись sales@... и добавляем в список доступа всех 10 менеджеров. Ошибка об уникальности email при этом не возникнет, так как мы работаем со справочником учетных записей, а не с персональными данными пользователей.

Использование подсистемы «Взаимодействия» для совместной работы

Проанализируем ситуацию: когда несколько менеджеров работают с одним ящиком, возникает риск того, что на одно письмо ответят дважды или, наоборот, письмо останется без ответа. Чтобы этого избежать, в 1С:УТ 11.5 предусмотрен механизм Взаимодействий.

Выясним, как это работает на практике:

1. Все входящие письма попадают в общий список документов Взаимодействия (раздел Главное -> Почта).
2. Менеджер, открывая письмо, может назначить себя Ответственным за это взаимодействие.
3. В списке писем будет наглядно видно, кто именно взял письмо в работу.
4. Даже если отправка идет с общего адреса info@..., система фиксирует Автор письма (конкретного пользователя 1С), что позволяет в будущем поднять историю и понять, какой менеджер вел диалог с клиентом.

Технические нюансы: пароли приложений и безопасность

Разберем важный технический аспект при работе с внешними сервисами, такими как Яндекс, Mail.ru или Gmail. Современные почтовые сервера блокируют стандартные пароли при попытке входа из программ. Поэтому при настройке общей учетной записи в 1С необходимо:

1. Зайти в настройки безопасности почтового ящика в браузере.
2. Включить доступ по протоколу IMAP.
3. Создать специальный «Пароль приложения» для 1С.

Именно этот сгенерированный пароль (а не основной пароль от ящика) нужно вводить при создании учетной записи в 1С. Это обеспечит стабильное соединение для всех менеджеров одновременно.

Таким образом, мы выяснили, что для привязки одного адреса к нескольким сотрудникам не нужно использовать поле email в карточке пользователя. Правильным решением является создание одной «Общей» учетной записи в справочнике УчетныеЗаписиЭлектроннойПочты с последующим распределением прав доступа. Это не только снимает системные ограничения, но и позволяет организовать прозрачную коллективную работу с историей переписки.