При работе в 1С:Комплексная автоматизация 2 (КА) часто возникает специфическая задача: организация закупает сырье или товары у физических лиц (например, шкуры, металлолом или сельхозпродукцию) за наличный расчет. Согласно законодательству, такая операция требует применения контрольно-кассовой техники (ККТ). Однако пользователи часто сталкиваются с технической преградой: кассовый аппарат выдает ошибку «Недостаточно денег для выплаты», а в самой программе остатки по кассам начинают «ползти».
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, как правильно выстроить документооборот и какие настройки необходимо проверить, чтобы налоговая отчетность и кассовая дисциплина были в полном порядке.
Сначала разберем важный методологический вопрос, который часто вызывает споры среди бухгалтеров. Нужно ли вообще пробивать чек, если мы не продаем, а покупаем? Проанализируем нормы Федерального закона № 54-ФЗ.
Согласно ст. 1.1 закона 54-ФЗ, под термином «расчеты» понимается не только прием, но и выплата денежных средств за реализуемые товары, работы, услуги. Налоговые органы в своих разъяснениях (например, в письме ФНС от 13.04.2020 № АБ-4-20/6169@) указывают:
Поскольку в нашем случае речь идет о закупке товаров (например, шкур животных для аукциона), чек обязателен. Это отправная точка нашего алгоритма.
При попытке пробить Расходный кассовый ордер (РКО) через кассу ККМ, система часто выдает ошибку. Выясним причину этого поведения. Кассовый аппарат (физическое устройство) ведет внутренний счетчик наличности. Если с момента открытия смены через кассу не проходили чеки на «Приход» (выручка) или не было операции «Внесение», то внутренний остаток в ККТ равен нулю. Драйвер ККТ по умолчанию блокирует попытку выдать («Расход») больше денег, чем есть в ящике.
Рассмотрим два основных пути решения этой проблемы: административный (настройка драйвера) и учетный (правильное движение денег в 1С).
Если специфика вашего бизнеса такова, что деньги выдаются напрямую из основной кассы предприятия, которая физически находится в другом месте или не синхронизирована по наличности с операционной кассой, можно отключить проверку остатка в самом драйвере.
Важно: Этот способ решает техническую ошибку, но может создать путаницу в кассовой книге, если не следить за остатками в 1С.
Проанализируем ситуацию с точки зрения корректного отражения движений в 1С:КА. Если вы хотите, чтобы остатки в программе и в кассовом аппарате совпадали, необходимо выполнить цепочку перемещений денежных средств.
Разберем по шагам правильный алгоритм:
Расходный кассовый ордер с типом операции Передача в другую кассу (выбираем кассу ККМ).Внесение денежных средств в кассу ККМ фиксируем приход денег в операционную кассу. В этот момент ККТ «узнает», что в ящике появились деньги.Приобретение товаров и услуг с операцией «Закупка у физического лица».Расходный кассовый ордер. В поле «Касса» указываем именно ту Кассу ККМ, в которую мы только что внесли деньги. Нажимаем кнопку «Пробить чек».При такой схеме признак расчета в чеке будет «Расход», а остатки в 1С:КА и в фискальном накопителе будут идти «копейка в копейку».
Некоторые специалисты предлагают использовать схему через подотчетное лицо. Рассмотрим, насколько это упрощает жизнь. Мы можем выдать деньги сотруднику (РКО на подотчетника — чек не нужен). Сотрудник покупает товар у физлица, оформляет Закупочный акт, а мы в программе делаем Авансовый отчет.
Однако, согласно позиции Минфина, если сотрудник действует от имени организации и рассчитывается наличными, обязанность применения ККТ сохраняется за организацией. То есть в момент передачи денег физлицу сотрудник все равно должен выбить чек (например, используя мобильную кассу). Таким образом, использование авансового отчета не является «лазейкой» для игнорирования ККТ.
Проанализируем, на что обратить внимание в документе Расходный кассовый ордер при работе в 1С:КА версии 2.4/2.5. Для того чтобы чек пробился корректно, проверьте следующие реквизиты:
// Пример заполнения ключевых полей РКО программным способом (для понимания логики)
РКО.ТипОперации = ПредопределенноеЗначение("Перечисление.ХозяйственныеОперации.ОплатаПоставщику");
РКО.ОбъектОплаты = СсылкаНаПоступлениеТоваров;
РКО.Касса = СсылкаНаКассуККМ; // Важно выбрать именно ККМ, а не основную кассу
РКО.ПризнакСпособаРасчета = ПредопределенноеЗначение("Перечисление.ПризнакиСпособовРасчета.ПолныйРасчет");
В форме документа на вкладке «Основное» обязательно проверьте статус оплаты. Если вы используете закупку у физлиц, рекомендуется предварительно создать документ Выкуп возвратной тары или закупка у физлиц. В 1С:КА этот документ специально адаптирован под требования законодательства по закупкам у населения.
Для успешного пробития чека «Расход» при закупке у физлиц мы рекомендуем придерживаться следующей стратегии:
Приобретение товаров и услуг (Закупка у физлица) -> Расходный кассовый ордер (по кассе ККМ).Таким образом, вы обеспечите полное соответствие требованиям 54-ФЗ и сохраните корректные остатки денежных средств в системе 1С:Комплексная автоматизация.