В процессе ведения розничной торговли индивидуальные предприниматели (ИП) регулярно сталкиваются с необходимостью изъятия наличной выручки из касс торговых точек для личных нужд. В программе «1С:Комплексная автоматизация 2» (1С:КА 2) этот процесс может вызвать методологические и технические затруднения, особенно если в системе включен строгий контроль казначейства — опция обязательного использования заявок на расходование денежных средств.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно настроить программу, обойти технические ограничения контроля заявок и корректно провести операцию выдачи наличных денежных средств индивидуальному предпринимателю с соблюдением требований законодательства РФ.
Прежде чем перейти к технической реализации в программе, проанализируем нормативную базу. Это важно, так как у многих начинающих специалистов возникает путаница между правилами учета в Обществах с ограниченной ответственностью (ООО) и у Индивидуальных предпринимателей.
Согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 209), имущество гражданина и его активы в качестве ИП юридически не разграничены. Вся выручка, полученная от предпринимательской деятельности, является личной собственностью физического лица сразу после уплаты налогов (или даже до этого, если налоги платятся по итогам периода). Согласно Указанию Банка России № 5348-У, индивидуальные предприниматели имеют полное право расходовать наличные деньги из кассы на свои личные (потребительские) нужды без каких-либо ограничений по сумме.
Для отражения таких операций в регламентированном учете используются следующие счета:
84.02.Когда в 1С:КА 2 активирована опция обязательного согласования расходов через заявки, при создании документа Заявка на расходование ДС с хозяйственной операцией Прочий расход программа жестко требует заполнить поле Получатель. Если оставить его пустым, документ просто не проведется.
Программа контролирует аналитику взаиморасчетов. Если мы укажем в качестве получателя случайного контрагента, система сформирует дебиторскую задолженность, которая «зависнет» в отчетах как долг контрагента перед нашей организацией. Чтобы этого избежать, мы рассмотрим два верных сценария решения.
Этот способ является наиболее верным с точки зрения методологии управленческого и регламентированного учета. Мы пройдем по следующим шагам:
Кадры или НСИ и администрирование и откроем справочник Физические лица.Партнеры и создадим партнера с типом отношений Прочие отношения. Свяжем его с созданным ранее физическим лицом.Заявка на расходование ДС в поле Получатель выберем нашего предпринимателя как физическое лицо. При этом сама операция будет закрываться не на расчеты с контрагентами (счета 60 или 76), а напрямую на финансовый результат или капитал (счет 84) через статью активов/пассивов. Благодаря этому долг за физическим лицом числиться не будет.Если вы хотите полностью исключить необходимость создания заявок для операций вывода средств предпринимателю, мы можем настроить исключение для конкретной кассы (например, для «Кассы офиса» или «Главной кассы»), куда стекается выручка с розничных точек.
Для этого выполним следующие действия:
Казначейство — Настройки и справочники — Кассы предприятия.Разрешить выдачу денежных средств без "заявок на оплату".Записать и закрыть.Теперь при оформлении документа Расходный кассовый ордер (РКО) из этой кассы система позволит провести документ напрямую, минуя этап создания заявки и обходя проверку обязательного заполнения получателя.
Для того чтобы операция выдачи денег на личные нужды корректно отразилась в балансе предприятия и сформировала правильные проводки в регламентированном учете, нам необходимо использовать механизм статей активов и пассивов. Рассмотрим процесс их настройки:
НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Финансовый результат и контроллинг. В блоке Финансовый результат должен быть установлен флаг Учитывать прочие активы и пассивы. Если он отключен, включим его.Финансовый результат и контроллинг — Справочники и настройки — Статьи активов и пассивов.Вывод собственных средств (также может называться Личные средства предпринимателя).Основное укажем наименование. В поле Выводить в балансе выберем соответствующий раздел пассивов (собственный капитал).Группу финансового учета (ГФУ) активов и пассивов. В поле Счет учета укажем субсчет 84.02 (или 76.09 в зависимости от учетной политики вашей организации).Теперь, когда все предварительные настройки выполнены, мы можем рассмотреть пошаговый процесс отражения хозяйственной операции в ежедневном учете:
Заявка на расходование ДС. Выбираем вид операции Прочий расход. На вкладке Основное указываем сумму, кассу-отправитель и получателя (созданное ранее физлицо — ИП).Расшифровка платежа в качестве объекта аналитики выбираем созданную нами статью активов/пассивов Вывод собственных средств. Проводим и согласовываем заявку.Казначейство — Расходные кассовые ордера на вкладку К оформлению. Находим нашу заявку и нажимаем кнопку Оформить расходный кассовый ордер.Расходный кассовый ордер автоматически заполнятся все ключевые реквизиты. Вид операции будет установлен как Прочий расход ДС. Нам остается проверить правильность заполнения полей и нажать кнопку Провести.Дт/Кт в шапке документа РКО. Мы увидим проводку вида: Дебет 84.02 (или 76.09) — Кредит 50.01 (Касса организации) на сумму выданных предпринимателю средств.Благодаря такому подходу, денежные средства успешно списываются с остатков операционных касс торговых точек, не зависают во взаиморасчетах с контрагентами как фиктивный долг и корректно отражаются в балансе индивидуального предпринимателя, формируя прозрачную управленческую и регламентированную отчетность.