В процессе работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с неприятной ситуацией: в отчетах по взаиморасчетам или расчетных листках появляются странные остатки. Сумма по сотруднику в итоге равна нулю, но внутри регистра «висят» строки с одинаковыми суммами с плюсом и минусом. Это мешает корректному формированию отчетности и «мозолит глаза» в расчетных ведомостях. Рассмотрим подробнее, почему это происходит и как это исправить.
Прежде чем приступать к исправлению, проанализируем ситуацию. Основная причина кроется не в самих суммах, а в аналитических разрезах регистров накопления. В 1С:ЗУП 3.1 основными регистрами, отвечающими за выплаты, являются ЗарплатаКВыплате и ВзаиморасчетыССотрудниками. Программа хранит данные в разрезе нескольких измерений:
Если при начислении зарплаты была указана одна аналитика (например, одно подразделение), а при выплате — другая, или если выплата была привязана к другому месяцу начисления, программа увидит это как две разные записи. В одной записи будет «приход» (долг перед сотрудником), в другой — «расход» (выплата). Общий баланс будет нулевым, но в разрезе конкретных измерений остатки останутся незакрытыми.
Это самый простой и безопасный способ, который позволяет «схлопнуть» остатки программными средствами, не прибегая к ручной корректировке регистров. Разберем этот метод по шагам.
Шаг 1. Создание ведомости
Создадим новый документ «Ведомость в кассу» (или «Ведомость в банк», тип документа не принципиален). В поле «Месяц выплаты» выберем текущий месяц или месяц, в котором образовался перекос.
Шаг 2. Подбор сотрудника
Важно не использовать кнопку «Заполнить», так как программа может проигнорировать нулевые остатки. Используем кнопку «Подобрать». Найдем в списке нужного сотрудника. Если сумма к выплате в списке подбора отображается как «0.00», все равно выбираем его в документ.
Шаг 3. Работа с уволенными сотрудниками
Если сотрудник был уволен давно (например, в 2017 или 2018 году), он может не отображаться в списке подбора. Проанализируем карточку такого сотрудника. Чтобы он появился в списках, необходимо временно зайти в справочник Сотрудники, найти нужного человека и снять галочку «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены». После этого он станет доступен для выбора в ведомости.
Шаг 4. Проверка расшифровки платежа
После того как сотрудник попал в ведомость с суммой 0, нажмем дважды на колонку «К выплате». Откроется окно «Редактирование зарплаты сотрудника». Здесь мы увидим две или более строк: одну с плюсом, другую с минусом. Программа автоматически подберет их, чтобы итоговая сумма стала нулевой. Посмотрим на колонки «Период взаиморасчетов» и «Подразделение» — именно здесь будут видны расхождения в аналитике.
Шаг 5. Контроль НДФЛ
Это критически важный момент. При проведении нулевой ведомости программа может автоматически «подтянуть» НДФЛ, который ранее не был зафиксирован как выплаченный. Проверим колонку «НДФЛ к перечислению». Если там появились цифры при итоговой сумме «0» на руки, их нужно удалить вручную, иначе это приведет к ошибкам в отчете 6-НДФЛ.
Проведем документ. После этого остатки в регистре ЗарплатаКВыплате закроются.
Если «нулевая ведомость» по каким-то причинам не помогает или вы имеете дело с массовыми ошибками прошлых периодов, можно воспользоваться универсальным инструментом — документом Перенос данных.
Рассмотрим порядок действий:
ЗарплатаКВыплате и ВзаиморасчетыССотрудниками.Внимание! Будьте осторожны при использовании этого метода. Как отмечалось в обсуждении на форуме, некорректный ввод данных в этот документ может привести к «непонятным корректировкам» в будущих периодах, так как программа будет пытаться компенсировать ручные правки при автоматическом заполнении новых ведомостей.
Чтобы убедиться, что проблема решена полностью, проанализируем ситуацию через технический инструментарий. Стандартные отчеты (например, Расчетная ведомость Т-51) часто скрывают внутренние разрезы регистров.
Настроим «Универсальный отчет»:
В настройках отчета на вкладке «Группировка» добавим все измерения: Сотрудник, Период взаиморасчетов, Статья расходов, Документ-основание. Если после проведения нашей «нулевой ведомости» отчет пуст (нет конечных остатков), значит, задача решена успешно.
Многие пользователи задаются вопросом: «Если итоговая сумма ноль, можно ли оставить всё как есть?». Мы настоятельно рекомендуем исправлять такие ошибки, так как они влекут за собой следующие проблемы:
Используя приведенные выше инструкции, вы сможете поддерживать чистоту регистров в 1С:ЗУП 3.1 и избегать сложностей при подготовке регламентированной отчетности.