В процессе ведения учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто возникает ситуация, когда общая задолженность перед сотрудником равна нулю, но в отчетах (например, в расчетном листке или анализе зарплаты) продолжают висеть «хвосты» — одновременно положительные и отрицательные суммы. Это явление называют «развалом» или «пересортицей» во взаиморасчетах. В данной статье мы подробно разберем, почему это происходит и как навести порядок в регистрах, не затрагивая закрытые периоды.
Прежде чем приступать к исправлениям, проанализируем ситуацию и поймем, откуда берутся эти «плюсы и минусы». В 1С:ЗУП 3.1 учет ведется в разрезе нескольких измерений. Сумма может обнулиться в целом по сотруднику, но остаться «зависшей» из-за несовпадения одного из параметров в приходной и расходной записи регистра. Рассмотрим основные причины:
Если нам нужно просто получить красивый отчет без лишних строк, рассмотрим самый простой метод. В настройках отчетов (например, в «Расчетном листке») часто установлена детализация по документам-основаниям или периодам. Если убрать флаг расшифровки по документам в настройках структуры отчета, программа просуммирует все плюсы и минусы, и пользователь увидит итоговый ноль.
Однако этот способ лишь маскирует проблему. В будущем эти «хвосты» могут помешать корректному автоматическому заполнению ведомостей, поэтому рассмотрим технические способы исправления данных.
Разберем полуавтоматический метод, который позволяет «схлопнуть» остатки без ручного внесения записей в регистры. Этот способ безопасен и часто используется бухгалтерами.
Зарплата за месяц и укажем тот прошлый месяц, в котором образовался «хвост».Если аналитика разошлась, программа подтянет в табличную часть сотрудника с нулевой итоговой суммой к выплате. Если нажать на ссылку в колонке «К выплате», мы увидим расшифровку: несколько строк с плюсами и минусами, которые в сумме дают ноль. Проведение такой ведомости создаст движения в регистрах накопления, которые «закроют» старые остатки в разрезе документов-оснований или периодов.
Важный нюанс: Если программа не позволяет провести документ с нулевой суммой, можно временно добавить сотруднику 1 рубль к выплате, а затем в окне редактирования зарплаты удалить эту строку, оставив только корректирующие записи с нулевым итогом.
Рассмотрим более продвинутый и «хирургический» метод, который подходит для случаев, когда ведомостью исправить ситуацию не удается. Мы воспользуемся документом Перенос данных. Этот документ является универсальным контейнером для записей в любые регистры программы.
Проанализируем ситуацию: чтобы убрать остатки, нам нужно создать записи-реверсы. Если в регистре висит +100 по документу А и -100 по документу Б, нам нужно в документе Перенос данных сделать записи -100 по документу А и +100 по документу Б.
Для полной очистки учета нам необходимо проверить и скорректировать следующие регистры накопления:
ВзаиморасчетыССотрудниками — основной регистр для сальдо в отчетах.ЗарплатаКВыплате — этот регистр отвечает за то, какие суммы попадут в новые ведомости.НачисленияУдержанияПоСотрудникам — влияет на своды и расчетные листки.БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками — важен для синхронизации с бухгалтерской программой.Рассмотрим порядок действий:
Пример логики запроса для получения остатков по регистру ЗарплатаКВыплате, который можно использовать для автоматизации:
ВЫБРАТЬ
ЗарплатаКВыплатеОстатки.Сотрудник,
ЗарплатаКВыплатеОстатки.Подразделение,
ЗарплатаКВыплатеОстатки.СтатьяФинансирования,
ЗарплатаКВыплатеОстатки.СтатьяРасходов,
ЗарплатаКВыплатеОстатки.ПериодВзаиморасчетов,
ЗарплатаКВыплатеОстатки.ДокументОснование,
ЗарплатаКВыплатеОстатки.СуммаКВыплатеОстаток КАК Сумма
ИЗ
РегистрНакопления.ЗарплатаКВыплате.Остатки(&Период, ) КАК ЗарплатаКВыплатеОстатки
ГДЕ
ЗарплатаКВыплатеОстатки.СуммаКВыплатеОстаток <> 0
После получения этих данных в документ Перенос данных нужно внести записи с противоположным знаком (расход для положительных остатков и приход для отрицательных), строго соблюдая всю аналитику (статьи финансирования, периоды, документы-основания).
Проанализируем влияние корректировок на налоги. В ЗУП 3.1 учет НДФЛ неразрывно связан с выплатой дохода. Если вы «схлопываете» взаиморасчеты, но оставляете пересортицу в регистре РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ, это может привести к катастрофическим последствиям в отчете 6-НДФЛ. Программа может «подтянуть» старый доход в новую ведомость, из-за чего неверно распределятся даты удержания налога.
Поэтому при использовании документа Перенос данных обязательно проверьте остатки по регистру НДФЛ. Если там также наблюдается «развал» по документам-основаниям, их нужно зеркально закрыть аналогичным способом.
Мы рассмотрели несколько вариантов решения проблемы «разваленных» остатков в 1С:ЗУП 3.1. Подведем итоги:
Перенос данных и корректируем регистры ВзаиморасчетыССотрудниками и ЗарплатаКВыплате.Помните: любые манипуляции с регистрами лучше сначала проводить на копии базы и тщательно проверять результат в расчетном листке и аналитических отчетах по налогам.