← На главную

В конфигурациях 1С, таких как «Управление торговлей для Беларуси» (редакция 3.3, аналогичная УТ11), часто возникает необходимость строгого разграничения доступа к электронной почте. Пользователям требуется видеть письма и иметь возможность отправлять их только из конкретных, назначенных им учетных записей, а не из всех доступных в системе. Эта задача может показаться неочевидной на первый взгляд, особенно когда стандартные настройки не дают желаемого результата.

Мы рассмотрим подробный процесс настройки, который поможет решить эту проблему, основываясь на опыте коллег и официальных рекомендациях по платформе 1С:Предприятие 8.3.

Основная причина проблемы: Использование полных прав

Самая распространенная причина, по которой изначально не удается настроить разграничение доступа к почте, кроется в использовании полных прав для пользователей. Мы выясним, что если у пользователя установлен профиль с полными правами, любые, даже самые строгие ограничения доступа, установленные вами, будут проигнорированы системой. Полные права предоставляют доступ ко всем объектам и функциям конфигурации без каких-либо исключений. Это критически важно понять: пока у пользователя есть полные права, никакие другие настройки ограничений доступа, включая те, что касаются электронной почты, не будут работать.

Поэтому первым и обязательным шагом является отказ от использования полных прав и переход к ролевой модели доступа, где права пользователей строго соответствуют их должностным обязанностям.

Проверяем интерфейс программы: Режим «Такси»

Прежде чем мы приступим к детальной настройке прав доступа, убедимся, что вы работаете в правильном интерфейсе программы. Современные конфигурации 1С:Предприятие 8.3 по умолчанию используют интерфейс «Такси». Многие настройки, в том числе детальные параметры администрирования прав доступа, могут быть либо недоступны, либо отображаться иначе в устаревших версиях интерфейса. Если вы не можете найти описываемые ниже закладки или параметры, вероятно, вы работаете не в режиме «Такси».

Мы рекомендуем убедиться, что вы используете интерфейс «Такси», чтобы иметь доступ ко всем необходимым настройкам.

Пошаговая настройка разграничения доступа к учетным записям электронной почты

Теперь, когда мы понимаем основную причину проблемы и убедились в использовании правильного интерфейса, разберем процесс настройки разграничения доступа к почтовым учетным записям по шагам.

1. Шаг 1: Отключаем полные права у пользователей

   Начнем с самого фундаментального. Мы должны убедиться, что у всех пользователей, для которых настраивается разграничение доступа к почте, не установлен профиль с полными правами. Для этого:

   1. Перейдем в раздел Администрирование – Настройки пользователей и прав – Пользователи.
   2. Выберем каждого пользователя, которому требуется настроить доступ к почте.
   3. Убедимся, что в списке назначенных ему групп доступа нет группы, предоставляющей полные права. Если такая группа есть, ее необходимо удалить.

   Вместо полных прав нам потребуется создать или назначить профили групп доступа, которые будут содержать только те роли, что соответствуют функционалу пользователя. Это может быть, например, «Менеджер по продажам» или «Бухгалтер», в зависимости от его обязанностей.

2. Шаг 2: Создаем и настраиваем профили групп доступа

   Мы переходим к настройке профилей, которые будут определять базовый набор прав пользователя, включая права на работу с почтой. Это делается в разделе:

   Администрирование – Настройки пользователей и прав – Профили групп доступа.

   1. Мы можем создать новый профиль, например, «Менеджер по продажам (с ограничением почты)», или изменить существующий, если это уместно.
   2. В выбранном профиле необходимо убедиться, что включены все необходимые роли для работы пользователя с документами и отчетами (например, роли для работы с реализациями, актами, заказами, коммерческими предложениями и т.д., если это менеджер по продажам).
   3. Включаем роли для работы с электронной почтой. Для корректной работы с почтой нам потребуются следующие роли:
      • Чтение учетных записей электронной почты: Эта роль позволяет пользователю видеть список доступных почтовых учетных записей в системе.
      • Использование учетных записей электронной почты: Эта роль критически важна. Именно она дает пользователю право отправлять письма с выбранных учетных записей. Без этой роли пользователь не сможет выполнять отправку.
   4. Настраиваем ограничения доступа в профиле. Теперь, когда роли включены, мы перейдем на закладку Ограничения доступа внутри профиля.
      • Мы найдем в списке видов доступа строку Учетные записи электронной почты.
      • Для этого вида доступа необходимо установить значение Все запрещены, исключения назначаются в группах доступа. Это является ключевым шагом, который по умолчанию запретит доступ ко всем почтовым учетным записям. Конкретные разрешения будут выдаваться на следующем уровне – уровне групп доступа.
   5. Сохраняем все изменения в профиле.
3. Шаг 3: Создаем и настраиваем группы доступа

   После настройки профиля, мы переходим к созданию и настройке групп доступа. Именно группы доступа будут связывать пользователей с определенными профилями и выдавать конкретные исключения из общих запретов.

   Мы переходим в раздел Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа.

   1. Мы можем создать новую группу доступа для каждого пользователя, которому нужна персональная почта, или для отдела, если несколько сотрудников используют одну и ту же почтовую учетную запись. Например, «Менеджеры по продажам (Почта Отдела А)».
   2. На основной закладке новой группы доступа мы назначаем ей тот профиль, который мы создали или изменили на предыдущем шаге (например, «Менеджер по продажам (с ограничением почты)»).
   3. Затем мы переходим на закладку Ограничения доступа в этой группе.
      • Мы увидим строку Учетные записи электронной почты, которую мы уже настроили в профиле со значением «Все запрещены».
      • Нам необходимо активировать эту строку (поставить галку или переключатель, в зависимости от версии).
      • В нижней части окна появится таблица Разрешенные значения. Именно сюда мы должны добавить те конкретные учетные записи электронной почты, которые должны быть доступны пользователям, входящим в эту группу. Например, если пользователь Петров должен использовать только почту sales@company.com, мы добавляем эту учетную запись в разрешенные значения. Если Иванов должен использовать support@company.com, мы создаем отдельную группу доступа для Иванова и добавляем туда его почту.
   4. Сохраняем изменения в группе доступа.
4. Шаг 4: Включаем пользователей в группы доступа

   Последний шаг – связать пользователей с созданными группами доступа.

   1. Находясь в настройках группы доступа (на закладке Участники группы), мы добавляем в нее соответствующих пользователей.
   2. Убедимся, что каждый пользователь включен в ту группу, которая предоставляет ему доступ к необходимым и только необходимым почтовым учетным записям.

   После выполнения этих шагов каждый пользователь будет видеть и сможет отправлять письма только с тех учетных записей, которые ему были явно разрешены в настройках его группы доступа.

Дополнительные рекомендации и проверка

Помимо основного механизма разграничения, существуют и другие моменты, которые стоит учесть для более надежной и гибкой настройки:

1. Поле «Ответственный» в самой учетной записи электронной почты

   В некоторых конфигурациях 1С:Управление торговлей в настройках самой учетной записи электронной почты (раздел Администрирование – Органайзер – Настройка почты – Учетные записи электронной почты) может присутствовать поле Ответственный или Пользователь. Указание в этом поле конкретного сотрудника может дополнительно помочь в ограничении доступа, если этот механизм предусмотрен в вашей версии конфигурации. Однако важно помнить, что этот механизм эффективно работает только в связке с правильно настроенными ролями и профилями доступа, как мы рассмотрели выше. Он не заменяет, а дополняет основную настройку прав.

2. Тестирование после настройки

   После выполнения всех описанных шагов обязательно протестируйте работу системы под учетными записями разных пользователей. Войдите в программу под каждым пользователем и проверьте:

   • Видит ли пользователь только свои разрешенные учетные записи электронной почты?
   • Может ли пользователь успешно отправлять письма из своей учетной записи?
   • Не имеет ли пользователь возможности видеть или отправлять письма из чужих учетных записей?

   Тщательное тестирование поможет убедиться в корректности всех настроек и избежать возможных проблем в будущем.

Следуя этим рекомендациям, мы успешно настроим персональный доступ к электронной почте в 1С:Управление торговлей, обеспечив необходимую конфиденциальность и порядок работы с корреспонденцией для каждого сотрудника.