В практике ведения учета в государственных учреждениях часто возникает ситуация, когда клиент оплачивает услугу в одном месяце (например, в сентябре), а сама услуга фактически оказывается в следующем (в октябре). Для бухгалтера и системного администратора, сопровождающего 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1.0 (БГУ 1.0), это ставит две задачи: правильно отразить операции в бухгалтерском учете и соблюсти требования законодательства о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ). Разберем пошагово, как решить эту задачу.
Согласно требованиям Федерального закона № 54-ФЗ, расчеты за услуги подразумевают не только фактическое поступление денежных средств, но и момент передачи товара или оказания услуги. Проанализируем ситуацию: если мы пробьем чек только в момент получения денег в сентябре, налоговая инспекция увидит доход, но не увидит факта исполнения обязательства. Если же мы пробьем чек только в октябре, возникнет нарушение — отсутствие фискального документа в момент приема наличности или безналичной оплаты.
Рассмотрим правильную схему расчетов:
ПРЕДОПЛАТА (или АВАНС).ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ. В этом чеке указывается, что оплата произведена не деньгами, а «зачетом аванса».Разберем, как технически оформить поступление денег в программе. Поскольку БГУ 1.0 использует обычные формы, последовательность действий будет следующей:
1. Создаем документ Приходный кассовый ордер (ПКО) или Кассовое поступление (если оплата пришла на лицевой счет в казначействе). Для наличных расчетов используем ПКО.
2. Выбираем операцию Поступление доходов (205, 209). В табличной части указываем контрагента, договор и сумму. Важно правильно выбрать счет расчетов — обычно это счет 205.31 (Расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг).
3. Проанализируем настройки ККТ. В документе ПКО нажимаем кнопку «Чек». В открывшемся окне формирования чека необходимо убедиться, что признак способа расчета установлен как «Аванс» или «Предоплата 100%». После этого печатаем фискальный документ.
Бухгалтерские проводки в этом случае будут выглядеть так:
Дебет 201.34.510 (Касса) — Кредит 205.31.660 (Расчеты по доходам)
Если учреждение является плательщиком НДС, не забываем на основании ПКО выписать Счет-фактуру выданный на аванс.
Когда наступает октябрь и услуга фактически оказана, нам необходимо закрыть дебиторскую задолженность и зафиксировать доход учреждения. Для этого мы используем документ Акт об оказании услуг.
1. Заполняем документ, указывая того же контрагента и тот же договор, по которому проходил аванс в сентябре. Это критически важно для автоматического зачета средств.
2. Проверяем проводки реализации:
Дебет 205.31.560 — Кредит 401.10.131 (Доходы от оказания платных услуг)
3. Выясним, как пробить второй чек. В актуальных версиях БГУ 1.0, поддерживающих требования 54-ФЗ, в документе Акт об оказании услуг (или Реализация услуг) предусмотрена кнопка печати чека. При нажатии на нее программа автоматически сформирует чек с признаком «Полный расчет», где в графе «Способ оплаты» будет указано «Зачетом аванса». Сумма наличных при этом будет равна 0, что исключит задвоение выручки в кассовом отчете.
Проанализируем ситуацию, с которой часто сталкиваются системные администраторы в старых конфигурациях БГУ 1.0. Если кнопка печати чека отсутствует в документе реализации, это может означать, что конфигурация давно не обновлялась или не настроено подключаемое оборудование для данного типа документов.
В таком случае можно воспользоваться документом Чек ККМ:
Чек ККМ.Поскольку бухгалтер может временно отсутствовать, системному администратору следует обратить внимание на следующие технические моменты:
Настройка драйверов ККТ: Убедитесь, что установлена актуальная версия драйвера (например, АТОЛ или Штрих-М), которая поддерживает передачу признака способа расчета. В старых драйверах все суммы могут уходить как «Наличные», что приведет к ошибкам в отчетах ФНС.
Счета учета: В БГУ 1.0 автоматический зачет аванса срабатывает только при полном совпадении аналитики (КБК, КОСГУ, Контрагент, Договор). Если в сентябре деньги пришли на один КБК, а реализацию в октябре делают по другому — аванс не закроется, и второй чек может сформироваться некорректно.
Рассмотрим резюме процесса для закрепления материала:
Помните, что отсутствие второго чека на зачет аванса является нарушением порядка применения контрольно-кассовой техники и может повлечь административные штрафы для учреждения. Поэтому даже при отсутствии бухгалтера важно соблюсти эту последовательность операций.