Разберем ситуацию по шагам и сразу отделим трудовую обязанность работодателя возместить согласованные расходы от налогового учета этих выплат. Именно здесь обычно возникает путаница. Работник ездил в командировку на личном автомобиле, часть заправок подтверждена полноценными кассовыми чеками АЗС, а часть — только слипами банковского терминала. На практике предприятие действительно может принять решение возместить сотруднику всю фактически потраченную сумму. Но для целей налогообложения безопасный подход будет иным: списать в расходы по УСН можно только ту часть, которая подтверждена надлежащими документами. Слипы терминала сами по себе подтверждают только факт оплаты, но не подтверждают, что именно был приобретен бензин, в каком объеме, по какой цене и для каких служебных целей. Поэтому для налогового учета этого недостаточно.
Сразу зафиксируем главный вывод. Возместить по слипам можно, но учесть в налоговых расходах как подтвержденные расходы на командировку — рискованно. Также нельзя считать, что такую сумму без документов можно просто «перебросить» во внереализационные расходы и тем самым решить вопрос. Для УСН действует закрытый перечень расходов, а сами расходы должны соответствовать общим критериям обоснованности и документального подтверждения. Если документального подтверждения нет, то сама по себе смена статьи учета проблему не устраняет.
Посмотрим на суть документа. Слип терминала показывает, что банковской картой была оплачена определенная сумма в конкретной торговой точке. Но такой документ не раскрывает предмет покупки. По нему нельзя достоверно установить, что работник купил именно ГСМ, а не иной товар на АЗС, не сопутствующие товары и не услуги. Также слип не содержит обязательных для подтверждения расходов сведений о номенклатуре покупки, количестве литров, цене за литр, ставке налога, наименовании товара и иных деталях, которые обычно содержатся в кассовом чеке. Поэтому в споре с налоговым органом одного слипа недостаточно, даже если бухгалтер «по логике» понимает, что речь шла о заправке. Для налогового учета важна не логика, а документальная доказуемость.
Именно по этой причине безопасная позиция звучит так: слип подтверждает перечисление денег, но не подтверждает покупку бензина как документ, достаточный для налоговых расходов. В реальной работе это означает, что бухгалтеру придется разделить суммы на подтвержденные и неподтвержденные. Подтвержденная часть — это суммы по кассовым чекам, путевому или маршрутному листу, авансовому отчету и остальным документам по командировке. Неподтвержденная часть — это суммы только по слипам, если иных доказательств по конкретной заправке нет.
Теперь посмотрим на трудовую сторону вопроса. Работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой, включая расходы по проезду, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Кроме того, если работник использует личное имущество, в том числе личный транспорт, с согласия или ведома работодателя и в его интересах, работнику выплачивается компенсация и возмещаются расходы, связанные с использованием такого имущества. Отсюда следует важный практический вывод: само по себе отсутствие идеального кассового чека не лишает работодателя права или обязанности урегулировать вопрос с сотрудником внутри трудовых отношений. Но порядок и размер такой компенсации нужно оформить аккуратно и заранее предусмотреть в локальных документах или письменном соглашении.
Иными словами, трудовое законодательство и налоговое законодательство в этой теме работают не одинаково. По трудовому праву работодатель может признать, что расход был связан с выполнением служебного задания, и возместить его работнику. Но по налоговому праву для учета расхода и освобождения выплаты от налоговых последствий нужно еще доказать его фактическое несение и назначение документами. Именно здесь чаще всего и появляется разница между «можно выплатить сотруднику» и «можно безрисково учесть в расходах».
Рассмотрим подробнее документальную часть самой поездки. С 1 сентября 2025 года действует новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Оно заменило прежнее Постановление № 749. Для поездок на личном или служебном транспорте фактический срок пребывания в командировке подтверждают проездные документы. Если их нет, используют документы по найму жилья, а при отсутствии и их — служебную записку и иной документ о фактическом сроке пребывания с подтверждением принимающей стороны. В разъяснениях к новому порядку также подчеркивается, что при использовании личного транспорта применяют служебную записку с приложением документов, подтверждающих использование транспорта в поездке: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, билеты и иные документы по маршруту.
Здесь важно увидеть тонкую, но принципиальную разницу. Маршрутный лист или служебная записка помогают подтвердить сам факт командировки, срок и маршрут поездки. Но они не заменяют расчетный документ на покупку топлива. То есть маршрутный лист полезен и часто необходим, однако он не превращает слип терминала в полноценное доказательство покупки ГСМ для целей налогового учета. Иначе говоря, маршрутный лист отвечает на вопрос «куда и зачем ехали», а кассовый чек АЗС отвечает на вопрос «что именно и на какую сумму купили». Для безопасного учета желательно иметь оба блока документов.
Теперь прямо ответим на вопрос, который чаще всего задают бухгалтеры в подобной ситуации. Нет, безопасно списать суммы по одним слипам во внереализационные расходы нельзя. Причина в том, что на УСН расходы учитываются по закрытому перечню, а порядок признания ряда расходов привязан к общим правилам главы по налогу на прибыль, где действует требование документального подтверждения. Само по себе помещение суммы в другую налоговую «полку» не отменяет требования статьи 252 НК РФ о документальном подтверждении. Если расход не подтвержден надлежащими документами, то он не становится подтвержденным только потому, что бухгалтер назвал его внереализационным.
Поэтому вариант «списать во внереализационные без путевого листа и без кассовых чеков» не решает проблему, а лишь создает дополнительный налоговый риск. При проверке контролеры зададут те же самые вопросы: на каком основании выплачена сумма, почему она связана с деятельностью организации, чем подтверждена покупка именно ГСМ, почему расходы признаются документально подтвержденными. Если ответом будет только слип эквайринга, позиция работодателя окажется слабой.
Проанализируем ситуацию с НДФЛ и страховыми взносами. Для освобождения командировочных выплат от НДФЛ и страховых взносов закон требует, чтобы расходы были фактически произведенными и документально подтвержденными. Это прямо следует из норм НК РФ о командировочных расходах. Значит, когда работодатель возмещает работнику расходы на проезд или использование автомобиля в командировке и у него есть надлежащие подтверждающие документы, такую выплату обычно не облагают НДФЛ и взносами. Но если документального подтверждения нет, именно налоговая льгота становится спорной.
Поэтому консервативный и наиболее безопасный подход такой: сумму, подтвержденную только слипами, не включать в налоговые расходы и рассматривать как рискованную с точки зрения освобождения от НДФЛ и взносов. Именно такой вывод и содержится в практических консультациях: без документов, подтверждающих покупку ГСМ, освобождение выплаты от налоговых последствий не выглядит надежным. И наоборот, если по расходам есть надлежащие подтверждающие документы, компенсация проезда в командировке на личном автомобиле, как правило, НДФЛ и взносами не облагается.
Отдельно отметим важную практическую деталь. В письмах Минфина последних лет прослеживается подход, при котором документально подтвержденные расходы работника на использование личного автомобиля в командировке, включая топливо, не облагаются взносами и по смыслу не должны облагаться НДФЛ. Но ключевое слово здесь — именно «документально подтвержденные». Если этого условия нет, опираться на такие разъяснения уже нельзя.
Теперь разберем по шагам реальные варианты действий. Их несколько, и у каждого своя степень безопасности.
Это самый безопасный вариант для налогового учета. Рассмотрим его по шагам.
Соберите комплект документов по командировке: приказ о направлении, служебное задание или иную внутреннюю основу поездки, авансовый отчет, документы на проживание, подтверждение срока поездки.
Подтвердите использование личного автомобиля: приказом, отметкой в документах о виде транспорта, копией СТС, служебной запиской, маршрутным или путевым листом.
Из всех представленных документов по ГСМ выделите только те суммы, по которым есть кассовые чеки АЗС или иные полноценные документы, из которых видно, что куплен именно бензин.
Эти суммы возместите как документально подтвержденные расходы, связанные с командировкой.
Суммы только по слипам в налоговые расходы не включайте.
Этот вариант не всегда нравится сотруднику, но именно он лучше всего защищает организацию при налоговой проверке. Если работник не может восстановить чеки, бухгалтеру безопаснее оплатить лишь подтвержденную часть.
Рассмотрим более практичный путь, который часто забывают. Перед тем как окончательно списывать слипы в «неподтвержденные», попробуем восстановить доказательства. Если на слипе видны дата, время, сумма и АЗС, иногда можно:
запросить дубликат кассового чека у оператора АЗС;
получить электронный чек по данным банковской операции или через приложение оператора АЗС;
подтянуть информацию из сервиса ФНС проверки чеков, если известны реквизиты расчета;
сопоставить заправки с корпоративным заданием, маршрутом, датами поездки и объяснительной работника.
Если удастся получить дубликат или электронный кассовый чек, проблема во многом снимается. Тогда спорные суммы можно перевести из неподтвержденных в подтвержденные. На практике это нередко лучший выход, особенно когда речь идет о нескольких потерянных бумажных чеках, а не об отсутствии всей доказательной базы. Формально в самой статье страницы мы ссылки не приводим, но при внутренней работе организации именно попытка восстановить чек часто позволяет сохранить и налоговый расход, и освобождение выплаты от НДФЛ и взносов. Общий критерий документального подтверждения по НК РФ здесь остается тем же.
Это компромиссный вариант, если работодатель решил не спорить с сотрудником и компенсировать ему фактические затраты, но хочет минимизировать претензии налоговой. Логика здесь следующая:
подтвержденную часть проводим как документально подтвержденные командировочные расходы;
неподтвержденную часть по одним слипам выплачиваем отдельно;
в расходы по УСН эту неподтвержденную часть не включаем;
оцениваем ее как выплату, по которой нет надежного основания для освобождения от НДФЛ и страховых взносов.
Именно такой подход соответствует наиболее осторожной бухгалтерской позиции. Да, он менее выгоден для компании, но снижает риск доначислений, пени и споров. Особенно это важно, когда сумма заметная, а документов мало. Если организация все же хочет компенсировать работнику все понесенные траты, такой способ гораздо безопаснее, чем отражать суммы по слипам как обычные налоговые расходы без подтверждения.
Теперь посмотрим на другой подход, который часто смешивают с командировочными расходами. Если работник использует личный автомобиль в интересах работодателя, можно оформить письменное соглашение о компенсации за использование личного транспорта. В этом случае компенсация выплачивается на основании статьи 188 ТК РФ. Размер компенсации определяют соглашением сторон в письменной форме. Для трудового права это рабочий инструмент. Но для налогового учета здесь есть особенность: для учета при налогообложении компенсация за использование личного легкового автомобиля нормируется. С 2024 года действуют увеличенные лимиты: 2400 руб. в месяц — для автомобиля с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно и 3000 руб. в месяц — свыше 2000 куб. см.
Это означает, что если организация оформляет именно компенсацию за использование личного транспорта, а не возмещение конкретных подтвержденных командировочных расходов на ГСМ, то в налоговом учете она упирается в норматив. Для разовой четырехдневной командировки такой путь может быть удобен с точки зрения оформления, но не всегда выгоден: фактические затраты на топливо могут оказаться выше лимита. При этом в профессиональных разъяснениях отдельно подчеркивают, что компенсация по статье 188 ТК РФ обычно включает расходы на эксплуатацию автомобиля, в том числе бензин. Значит, дополнительно «докладывать» сверху топливо как отдельный налоговый расход без специальных оснований уже проблематично.
Именно поэтому важно не смешивать два режима:
командировочные расходы — можно учитывать по факту, но нужны документы;
компенсация за использование личного транспорта — оформляется по статье 188 ТК РФ, но в налоговом учете по легковому автомобилю действует лимит.
Для рассматриваемой ситуации, когда часть расходов уже документально подтверждена чеками АЗС, а часть нет, обычно практичнее идти не через полную замену командировочного подхода на компенсационный, а через разделение сумм на подтвержденные и неподтвержденные.
Отдельно разберем вопрос из форума: можно ли составить маршрутный лист и на его основании компенсировать суммы по слипам. Ответ будет двойным.
Да, маршрутный лист нужен и полезен, потому что он подтверждает служебный характер поездки, маршрут, даты, связь затрат с задачей работодателя, а иногда и примерный пробег. Без него доказать экономическую обоснованность поездки на личном автомобиле труднее. Особенно это актуально после обновления правил командировок, когда для личного транспорта акцент сделан именно на служебной записке и документах по маршруту.
Нет, маршрутный лист не заменяет кассовый чек на покупку бензина. Он помогает подтвердить необходимость поездки и соответствие расхода маршруту, но не доказывает номенклатуру покупки и сумму именно ГСМ по спорной операции. Поэтому правильный вывод такой: маршрутный лист нужно оформить в любом случае, но сам по себе он не легализует суммы по одним слипам для налогового учета.
Посмотрим на пример безопасного комплекта документов. Чем полнее пакет, тем меньше риск спора.
Приказ о направлении в командировку с указанием, что работник едет на личном автомобиле.
Согласование использования личного автомобиля: отдельное соглашение, отметка в приказе, положение о командировках, служебная записка руководителя.
Копия свидетельства о регистрации автомобиля или иной документ, подтверждающий принадлежность транспорта работнику.
Служебная записка работника по итогам поездки.
Маршрутный лист или путевой лист с датами, пунктами следования, пробегом и целью поездки.
Авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.
Кассовые чеки АЗС или их дубликаты/электронные версии.
При необходимости — документы по проживанию, парковке, платным дорогам и иным сопутствующим расходам.
Локальный акт организации о командировках, где прямо предусмотрено возмещение расходов при поездке на личном автомобиле.
Такой комплект не делает неподтвержденные слипы «волшебным образом» достаточными, но существенно усиливает позицию по подтвержденной части расходов и по самой поездке. Кроме того, он помогает отделить служебный расход от личного.
Сформулируем решение прямо и без двусмысленности.
1. Возместить работнику общую сумму затрат по слипам работодатель вправе, если считает эти расходы связанными с исполнением служебного задания и готов нести соответствующие налоговые последствия. Это вопрос внутреннего решения работодателя и регулирования трудовых отношений.
2. Учесть такие суммы в расходах по УСН только на основании слипов безопасно нельзя, потому что слип не является достаточным документом, подтверждающим приобретение ГСМ. Для налогового учета этого недостаточно.
3. Маршрутный лист или служебная записка нужны, но они подтверждают маршрут и служебный характер поездки, а не заменяют кассовый чек на топливо.
4. Самый безопасный вариант — компенсировать в составе командировочных только суммы, подтвержденные чеками АЗС и остальными надлежащими документами, а по спорным суммам либо восстановить документы, либо не включать их в расходы и рассматривать отдельно.
5. Вариант «списать по слипам во внереализационные» не решает задачу, потому что требование документального подтверждения никуда не исчезает.
Разберем по шагам практический алгоритм, который можно применять бухгалтеру и кадровику совместно.
Проведите сверку всех представленных документов и разделите расходы на три группы: полностью подтвержденные, спорные, неподтвержденные.
По спорным заправкам попробуйте восстановить кассовые чеки или получить электронные чеки.
Оформите служебную записку работника о поездке на личном автомобиле с указанием маршрута, дат, цели и перечня приложений.
Оформите маршрутный лист или путевой лист, если он не был составлен заранее.
Проверьте, есть ли в локальном положении о командировках правило о поездках на личном транспорте и возмещении расходов на ГСМ.
Если такого правила нет, дополните локальный акт на будущее, чтобы аналогичные ситуации решались проще.
По подтвержденной части оформите обычное возмещение командировочных расходов через авансовый отчет.
По неподтвержденной части примите отдельное решение руководителя: либо отказать в возмещении, либо возместить за счет работодателя без включения в расходы и с учетом налоговых последствий.
Такой порядок позволяет не смешивать разные правовые режимы и не создавать ложного ощущения, что один маршрутный лист «вылечит» отсутствие кассового чека.
Чтобы проблема не повторялась, полезно заранее прописать внутренние правила. Рассмотрим, что стоит включить в положение о командировках или в отдельный регламент:
обязательное согласование использования личного автомобиля до поездки;
обязанность указать вид транспорта в приказе на командировку;
перечень обязательных подтверждающих документов: служебная записка, маршрутный лист, кассовые чеки АЗС, документы по платным дорогам и парковке;
срок представления авансового отчета и пакета документов;
порядок действий при утрате кассового чека: обязанность работника попытаться восстановить документ;
правило о том, что слип терминала без кассового чека подтверждает только оплату, но не является достаточным основанием для признания расходов на ГСМ в налоговом учете;
варианты урегулирования неподтвержденных сумм по решению руководителя.
После вступления в силу нового Положения о командировках с 1 сентября 2025 года компаниям вообще полезно пересмотреть локальные акты и убрать отсылки к старому Постановлению № 749, заменив их на актуальное Постановление № 501. Это не меняет саму логику по ГСМ, но делает внутреннее оформление современным и аккуратным.
Специальных «волшебных» объектов 1С, которые бы легализовали расходы без документов, здесь нет, и это тоже важно честно отметить. В типовой практике отражение идет через обычные документы и справочники программы, а юридическую силу все равно дают первичные документы, а не сама запись в базе.
Обычно в 1С для такой ситуации используют документы АвансовыйОтчет, СписаниеСРасчетногоСчета, начисления компенсации в зарплатном контуре при необходимости, а также внутренние печатные формы по командировке. Если организация оформляет именно компенсацию по статье 188 ТК РФ, в зарплатной части часто настраивают отдельное начисление для компенсации использования личного транспорта. Но важно понимать: 1С помогает корректно отразить уже принятое правовое решение, а не заменяет отсутствующий кассовый чек. Поэтому никакой выбор статьи затрат, вида прочего расхода или иного реквизита в программе не превращает слип в достаточный налоговый документ.
На практике можно организовать отражение так:
подтвержденную часть провести через АвансовыйОтчет как командировочные расходы;
неподтвержденную часть не включать в налоговые расходы;
если руководитель решил ее выплатить, отразить отдельной выплатой с учетом выбранного налогового режима обложения;
для постоянного использования личного транспорта завести отдельное начисление компенсации и прописать основания выплаты во внутренних документах.
Такой подход в 1С соответствует реальной логике учета: сначала решаем юридический вопрос, затем корректно отражаем выбранный вариант в программе.
Подведем итог так, чтобы им можно было пользоваться в работе.
Если у работника есть только слипы терминала без кассовых чеков АЗС, безопасно учитывать такие суммы в расходах по УСН нельзя. Маршрутный лист, служебная записка и иные документы по поездке обязательно оформите, но воспринимайте их как доказательство командировки и маршрута, а не как замену чеку на бензин. По спорным суммам сначала попробуйте восстановить чеки. Если это не удалось, выберите один из двух консервативных вариантов: либо компенсируйте только подтвержденную часть, либо выплатите спорную сумму за счет работодателя отдельно, не включая ее в налоговые расходы и учитывая риск по НДФЛ и страховым взносам.
Списывать суммы по одним слипам во внереализационные расходы не следует. Такой подход не устраняет отсутствие документального подтверждения и не делает расход безопасным для налогового учета.
Если организация часто направляет сотрудников в поездки на личных автомобилях, заранее настройте процесс: обновите положение о командировках под Постановление № 501, закрепите обязательный пакет документов, добавьте правило о восстановлении утраченных чеков и заранее определите, используете ли вы модель командировочных расходов, компенсацию по статье 188 ТК РФ или сочетание этих подходов в разных случаях. Тогда подобные спорные ситуации будут решаться не «по форуму», а по понятному внутреннему регламенту.
Информация носит справочный характер.