Проанализируем ситуацию: ООО на ОСНО с февраля выплачивает сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. Выплата состоит из фиксированной суммы за износ автомобиля и отдельного возмещения ГСМ по путевым листам. В апреле сотрудник поменял зимние шины на летние и принес чек на шиномонтаж. Возникает вопрос: можно ли компенсировать всю стоимость замены шин, нужно ли считать долю служебного использования или лучше вообще не делать отдельную выплату?
Разберем вопрос по шагам. Главный вывод такой: если работнику уже выплачивается ежемесячная компенсация за использование и износ личного автомобиля, сезонную замену шин безопаснее не компенсировать отдельно. Такой расход обычно относится к стандартным расходам владельца автомобиля и не возникает исключительно из-за служебных поездок. Кроме того, для целей налога на прибыль компенсация за использование личного легкового автомобиля нормируется, а в составе такой компенсации уже учитываются эксплуатационные расходы, включая износ, ГСМ, ремонт и обслуживание.
Рассмотрим подробнее, что именно происходит при сезонной замене шин. Сотрудник меняет зимние шины на летние не потому, что автомобиль используется работодателем, а потому что автомобиль в принципе эксплуатируется в обычном гражданском обороте. Такой расход возник бы у собственника автомобиля и без служебных поездок: он все равно должен был бы подготовить автомобиль к летнему сезону.
Именно поэтому сезонный шиномонтаж отличается, например, от оплаты платной парковки возле клиента, проезда по платной дороге к месту служебной встречи или покупки топлива для конкретной служебной поездки. В этих случаях можно связать расход с конкретным служебным заданием. А вот замена шин с зимних на летние обеспечивает обычную сезонную готовность автомобиля к эксплуатации в целом.
Посмотрим на смысл компенсации по статье 188 ТК РФ. При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в интересах работодателя личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование и износ личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора.
Из этой нормы следует два важных вывода:
Работодатель и работник должны письменно согласовать, что личный автомобиль используется в интересах работодателя, и определить порядок компенсации.
Работодатель вправе установить размер и состав возмещения, но это не означает, что любой чек по личному автомобилю автоматически становится расходом работодателя.
Если в соглашении уже установлена ежемесячная компенсация за использование и износ автомобиля, то такая компенсация по своей природе уже покрывает снижение ресурса автомобиля, обычные эксплуатационные расходы и неудобства работника, связанные с тем, что его личное имущество используется в интересах организации.
Разберем практический ответ. Отдельно компенсировать всю сумму сезонной замены шин не рекомендуется, если в организации уже действует ежемесячная компенсация за использование личного автомобиля. В такой ситуации шиномонтаж логично считать учтенным внутри общей компенсации за использование и износ автомобиля.
Если выплатить работнику дополнительно всю сумму по чеку, у организации появляются риски:
налоговый риск по налогу на прибыль: расход могут не принять, особенно если компенсация за автомобиль уже учитывается в пределах норм;
риск по НДФЛ и страховым взносам: проверяющие могут посчитать выплату не компенсацией служебного расхода, а возмещением личного расхода работника;
кадровый риск: если порядок такой выплаты не закреплен в трудовом договоре, дополнительном соглашении, приказе или локальном акте, непонятно, на каком основании работодатель обязан ее платить;
методологический риск: если начать компенсировать шиномонтаж отдельно, затем сотрудник может приносить чеки на мойку, ремонт, техническое обслуживание, ОСАГО, диагностику, хранение шин и другие расходы по личному автомобилю.
Поэтому в рассматриваемой ситуации правильный управленческий подход такой: оставьте ежемесячную компенсацию как общий механизм возмещения использования автомобиля, а сезонную замену шин отдельно не возмещайте. При необходимости пересмотрите размер ежемесячной компенсации на будущее и прямо пропишите, какие расходы она покрывает.
Теперь проанализируем налоговый учет. Для организации на ОСНО особенно важно разделять трудовое право и налог на прибыль.
С точки зрения трудового законодательства стороны могут письменно согласовать размер компенсации и порядок возмещения расходов. Но для целей налога на прибыль действует отдельное ограничение. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в составе прочих расходов только в пределах установленных норм.
На момент подготовки материала в 2026 году для налога на прибыль применяются следующие нормы:
2 400 рублей в месяц — для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно;
3 000 рублей в месяц — для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см;
1 200 рублей в месяц — для мотоциклов.
Важно: эти нормы относятся именно к налоговому учету расходов по налогу на прибыль. Работодатель может выплатить сотруднику больше, если это закреплено соглашением, но сумма сверх налоговой нормы не уменьшит налоговую базу по налогу на прибыль в общем порядке.
Дополнительно учитываем позицию финансового ведомства: в размере компенсации за использование личного автомобиля уже заложены эксплуатационные расходы автомобиля, в том числе износ, ГСМ и ремонт. Поэтому если организация сверх компенсации отдельно возмещает работнику стоимость ГСМ, ремонта или аналогичных эксплуатационных расходов, такие суммы могут быть признаны повторным возмещением и не приниматься в налоговых расходах по налогу на прибыль.
Сезонная замена шин по экономической сути близка к техническому обслуживанию автомобиля. Поэтому для налога на прибыль отдельное списание такого расхода как самостоятельного расхода по личному автомобилю сотрудника будет спорным.
В исходной ситуации организация платит две суммы: фиксированную компенсацию за износ и отдельно компенсацию ГСМ по путевым листам. Разберем этот момент отдельно, потому что он тоже влияет на вывод по шинам.
С точки зрения трудовых отношений такой порядок можно прописать в соглашении с работником: например, отдельно установить компенсацию за использование автомобиля и отдельно возмещать документально подтвержденные расходы на топливо по служебным поездкам. Для работника и работодателя это понятная модель: есть фиксированная часть и есть переменная часть по фактическому служебному пробегу.
Но для налога на прибыль при личном легковом автомобиле работника ситуация строже. Компенсация нормируется, и налоговые органы могут исходить из того, что в нормируемой компенсации уже учтены эксплуатационные расходы, включая ГСМ. Поэтому при ОСНО безопаснее заранее оценить, как организация отражает такие суммы в налоговом учете.
Практически можно выделить два подхода:
Консервативный подход. В налоговом учете по налогу на прибыль учитывайте только компенсацию за использование личного автомобиля в пределах нормы. Отдельные суммы ГСМ, ремонта, шиномонтажа и обслуживания сверх этой нормы не включайте в расходы по налогу на прибыль.
Менее консервативный подход. Организация отдельно возмещает ГСМ по путевым листам, подтверждает служебный характер поездок, экономическую обоснованность и связь с деятельностью, но должна быть готова к спору с налоговым органом. Для сезонной замены шин этот подход слабее, потому что шиномонтаж труднее связать с конкретными служебными поездками.
Для рассматриваемого вопроса это означает следующее: если даже отдельный налоговый учет ГСМ при личном автомобиле вызывает вопросы, то отдельная компенсация сезонной замены шин тем более будет спорной.
Теперь разберем вопрос автора о пропорции. Формально, если организация все же решит компенсировать часть стоимости шиномонтажа, можно разработать собственную методику расчета. Закон не устанавливает специальной формулы, по которой нужно распределять стоимость сезонной замены шин между личным и служебным использованием автомобиля.
Но перед расчетом зададим главный вопрос: какую именно экономическую долю мы хотим найти? Сезонная замена шин — это не расход, который равномерно потребляется только в служебных поездках. Автомобиль будет ездить на летних шинах и по личным делам сотрудника, и по служебным заданиям. Поэтому наиболее логичной базой для пропорции будет не период с апреля по октябрь сам по себе, а пробег.
Если организация решила компенсировать часть расхода, рассмотрим три возможные методики.
Это самый безопасный и простой вариант. Разберем его по шагам:
Проверьте соглашение с сотрудником об использовании личного автомобиля.
Убедитесь, что в соглашении указана ежемесячная компенсация за использование и износ автомобиля.
Зафиксируйте, что компенсация покрывает обычные эксплуатационные расходы, связанные с использованием автомобиля, если такая формулировка уже есть или ее можно добавить на будущее.
Чек на сезонную замену шин не принимайте к отдельному возмещению.
При необходимости объясните сотруднику, что сезонное обслуживание личного автомобиля уже учитывается в общей компенсации.
Такой вариант особенно подходит, если в соглашении уже есть формулировка вроде: «Компенсация выплачивается за использование, износ и эксплуатацию личного автомобиля работника при выполнении служебных обязанностей».
Плюс варианта: минимальные налоговые риски и простое оформление.
Минус варианта: сотрудник может быть недоволен, если рассчитывал на возмещение чека. Этот вопрос лучше решать не разовыми выплатами по чекам, а корректировкой размера ежемесячной компенсации на будущее.
Если работодатель считает, что сотрудник действительно активно использует личный автомобиль в интересах организации, рассмотрим более аккуратное решение: не возмещайте шиномонтаж отдельным чеком, а пересчитайте ежемесячную компенсацию.
Например, организация может определить, что годовая стоимость эксплуатационных расходов, связанных с использованием автомобиля, включает:
условный износ автомобиля;
расходы на сезонный шиномонтаж;
часть расходов на техническое обслуживание;
часть расходов на мойку;
прочие регулярные расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля при служебных поездках.
Затем организация устанавливает фиксированную ежемесячную компенсацию. Например, если организация хочет учитывать сезонный шиномонтаж в сумме 4 800 рублей в год, можно распределить его на 12 месяцев:
4 800 рублей / 12 месяцев = 400 рублей в месяц.
Но здесь важно помнить: для налога на прибыль сумма компенсации по личному легковому автомобилю все равно учитывается только в пределах налоговой нормы. Если общий размер компенсации превысит норму, превышение не уменьшит налоговую базу по налогу на прибыль.
Плюс варианта: экономический смысл понятен, а расходы не превращаются в хаотичное возмещение каждого чека.
Минус варианта: для налога на прибыль действует лимит, поэтому увеличение выплаты не всегда даст налоговый эффект.
Если руководство все-таки приняло решение возместить сотруднику часть стоимости сезонной замены шин, разберем наиболее логичный расчет. Лучше использовать пропорцию служебного пробега к общему пробегу автомобиля за сезон использования летних шин.
Формула может быть такой:
Сумма компенсации = Стоимость шиномонтажа × Служебный пробег за сезон / Общий пробег автомобиля за сезон.
Например, сотрудник поменял шины 15 апреля. Летние шины используются до 15 октября. Стоимость шиномонтажа — 4 000 рублей. За этот период общий пробег автомобиля составил 12 000 км, из них служебный пробег по путевым листам — 3 000 км.
Расчет будет таким:
4 000 рублей × 3 000 км / 12 000 км = 1 000 рублей.
В этом случае организация может обосновать, что компенсирует не всю стоимость сезонного обслуживания личного автомобиля, а только часть, относящуюся к служебному использованию.
Но у этого метода есть серьезные сложности:
нужно знать общий пробег автомобиля за сезон, а не только служебный пробег;
нужно получить данные одометра на дату замены шин и на дату обратной сезонной замены;
выплату нельзя корректно рассчитать сразу в апреле, потому что служебный и общий пробег за летний сезон еще неизвестны;
для налога на прибыль такой расход все равно может быть не принят как отдельный расход сверх нормируемой компенсации;
если порядок не закреплен письменно, выплата может быть признана личным доходом работника.
Поэтому такой метод можно использовать только как внутренний расчет для кадрово-бухгалтерского обоснования выплаты, но он не снимает налоговые риски полностью.
Иногда возникает идея распределить стоимость шиномонтажа по периоду использования летних шин: например, с 15 апреля по 15 октября. Затем можно посчитать, сколько рабочих дней в этом периоде автомобиль использовался для служебных поездок. Но такой подход менее точный.
Разберем причину. Шины и автомобиль изнашиваются не от календарных дней, а от эксплуатации. Если автомобиль стоял на парковке, расхода ресурса шин почти нет. Если автомобиль активно ездил, ресурс расходовался. Поэтому пробег лучше отражает связь расхода с использованием автомобиля.
Расчет по дням можно применять только как упрощенный внутренний способ, если организация заранее закрепила его в соглашении с работником. Например, можно указать, что сезонные расходы компенсируются пропорционально количеству дней, в которые автомобиль использовался для служебных поездок, к общему количеству календарных дней сезона. Но такой расчет будет более условным.
Пример расчета по дням:
Стоимость шиномонтажа — 4 000 рублей. Период использования летних шин — 184 календарных дня. По путевым листам автомобиль использовался в служебных целях 46 дней.
Расчет:
4 000 рублей × 46 дней / 184 дня = 1 000 рублей.
Результат может совпасть с расчетом по пробегу только случайно. Поэтому, если нужна более убедительная методика, используйте пробег.
С точки зрения отношений между работодателем и работником организация может принять решение выплатить сотруднику дополнительную сумму. Но важно правильно определить, что это за выплата.
Если организация называет выплату компенсацией по статье 188 ТК РФ, нужно выполнить условия:
использование личного автомобиля должно быть согласовано с работодателем;
автомобиль должен использоваться в интересах работодателя;
размер и порядок возмещения должны быть закреплены письменно;
расход должен быть связан с использованием автомобиля в служебных целях;
должны быть подтверждающие документы: чек, акт, путевые листы, служебные задания, расчет доли служебного использования.
Если эти условия не выполняются, выплату безопаснее рассматривать не как компенсацию служебного расхода, а как прочую выплату работнику. Тогда по ней могут возникнуть НДФЛ и страховые взносы, а для налога на прибыль потребуется отдельное обоснование. На практике такой вариант редко выгоден организации.
Вывод: выплатить всю сумму можно только как управленческое решение работодателя, но это не означает, что вся сумма будет безопасно учтена в налоговых расходах и освобождена от налогов и взносов.
Чтобы избежать подобных споров в будущем, рассмотрим, как лучше оформить соглашение об использовании личного автомобиля.
В соглашении или дополнительном соглашении к трудовому договору укажите:
марку, модель, государственный номер автомобиля;
объем двигателя автомобиля;
основание владения автомобилем: собственность работника, договор, иной документ;
порядок использования автомобиля в служебных целях;
перечень должностных обязанностей или задач, для которых используется автомобиль;
размер ежемесячной компенсации за использование и износ;
порядок возмещения ГСМ, если организация сохраняет отдельное возмещение топлива;
перечень расходов, которые входят в компенсацию и отдельно не возмещаются;
перечень расходов, которые могут возмещаться отдельно при наличии предварительного согласования;
перечень подтверждающих документов.
Рекомендуем включить в соглашение формулировку, которая исключит дальнейшие споры по шинам:
«Ежемесячная компенсация за использование личного автомобиля включает возмещение расходов, связанных с обычной эксплуатацией автомобиля, в том числе износ, техническое обслуживание, сезонную подготовку автомобиля, шиномонтаж, текущий ремонт, мойку и иные аналогичные расходы, если иное отдельно не согласовано сторонами в письменной форме».
Если организация хочет отдельно компенсировать только ГСМ, добавьте отдельное условие:
«Расходы на ГСМ возмещаются отдельно на основании путевых листов, подтверждающих служебный пробег, и документов, подтверждающих приобретение топлива. Иные расходы по личному автомобилю отдельно не возмещаются, если предварительно не согласованы работодателем».
Такой текст поможет объяснить сотруднику, почему чек за сезонную замену шин не оплачивается отдельно.
Разберем комплект документов, который желательно иметь организации:
заявление сотрудника или служебная записка о согласии использовать личный автомобиль в служебных целях;
копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
копия документа, подтверждающего право собственности или право пользования автомобилем;
приказ руководителя об использовании личного автомобиля работника в служебных целях;
дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное письменное соглашение по статье 188 ТК РФ;
путевые листы, маршрутные листы или иные документы, подтверждающие служебные поездки;
расчет суммы компенсации;
чеки на ГСМ, если ГСМ возмещается отдельно;
при необходимости — служебные задания, отчеты о поездках, документы о встречах с клиентами, доставке документов или выполнении поручений.
Для сезонной замены шин, если организация все же решила компенсировать часть суммы, дополнительно понадобятся:
чек или акт шиномонтажа;
служебная записка работника;
письменное согласование работодателя на такую компенсацию;
расчет доли служебного использования;
данные одометра на начало и конец периода, если применяется расчет по пробегу;
путевые листы за соответствующий период.
Но еще раз зафиксируем главный вывод: наличие чека само по себе не делает расход служебным.
Теперь посмотрим, как подойти к отражению операции в 1С. Конкретные документы зависят от конфигурации: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Зарплата и управление персоналом или связка этих программ. Поэтому рассмотрим общий подход.
Для ежемесячной компенсации за использование личного автомобиля обычно используют один из вариантов:
начисление через зарплатный блок, если компенсации работникам отражаются вместе с расчетом зарплаты;
отражение расчетов с сотрудником через счет расчетов с персоналом по прочим операциям;
ручную операцию, если в базе не настроен отдельный вид начисления.
В 1С могут использоваться объекты Начисление зарплаты, Операция, введенная вручную, Списание с расчетного счета, Выдача наличных, Авансовый отчет, Статьи затрат, Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете.
Если компенсация оформлена как необлагаемая компенсационная выплата по статье 188 ТК РФ, в настройках вида начисления проверьте:
облагается ли сумма НДФЛ;
начисляются ли страховые взносы;
попадает ли сумма в расходы по налогу на прибыль;
какая статья затрат используется;
есть ли ограничение для налогового учета в пределах нормы.
Если организация решила не компенсировать шиномонтаж отдельно, в 1С ничего дополнительно по чеку на шиномонтаж отражать не нужно. Чек можно вернуть сотруднику или приложить к внутренней переписке как документ, по которому принято решение не возмещать расход.
Если организация все же компенсирует шиномонтаж, выберите один из вариантов отражения:
Как часть компенсации по статье 188 ТК РФ. Этот вариант возможен только при наличии письменного основания и расчета. В налоговом учете по налогу на прибыль проверьте лимит и не принимайте сверхнормативную часть.
Как прочую выплату работнику. Этот вариант безопаснее с точки зрения классификации, если расход не удается связать со служебными поездками, но тогда возникает вопрос НДФЛ, страховых взносов и налоговой неучитываемости.
Как расход, не принимаемый для целей налога на прибыль. В этом случае в бухгалтерском учете сумма может быть отражена, но в налоговом учете она не уменьшает налоговую базу.
В 1С для таких сумм важно корректно указать статью затрат. Если организация не принимает расход в налоговом учете, используйте статью с признаком, что расход не учитывается при налогообложении прибыли. В разных базах это может настраиваться через Статьи затрат, Прочие доходы и расходы, способ отражения начисления или аналитику налогового учета.
Разберем типовую логику проводок. Конкретный счет зависит от учетной политики и настроек 1С.
Для ежемесячной компенсации за использование личного автомобиля часто применяют расчеты через счет 73, например:
Дт 20, 26 или 44 Кт 73 — начислена компенсация работнику за использование личного автомобиля.
Дт 73 Кт 50 или 51 — выплачена компенсация работнику.
Если расчеты ведутся через зарплатный контур, в отдельных организациях используется счет 70. Но методологически компенсация за использование личного имущества не является оплатой труда в обычном смысле, поэтому счет 73 часто выглядит более логичным.
Если организация компенсирует шиномонтаж, но не принимает сумму в налоговом учете, можно отразить ее как прочий или управленческий расход с постоянной разницей в налоговом учете. В 1С это нужно настроить так, чтобы сумма не попала в расходы по налогу на прибыль.
Важно: не выбирайте механически счет и статью затрат только потому, что есть чек. Сначала определите экономический смысл выплаты: компенсация по статье 188 ТК РФ, возмещение подотчетного расхода, прочая выплата работнику или расход, не принимаемый в налоговом учете.
Рассмотрим еще один важный момент. На форуме верно обращают внимание: компенсация за использование личного автомобиля — это не аренда автомобиля.
При компенсации по статье 188 ТК РФ автомобиль остается личным имуществом работника. Работник использует его при выполнении трудовых обязанностей, а работодатель компенсирует использование, износ и согласованные расходы.
При аренде автомобиля возникают гражданско-правовые отношения. Стороны заключают договор аренды транспортного средства. В договоре можно иначе распределить обязанности по содержанию автомобиля, ремонту, страхованию, техническому обслуживанию и другим расходам.
Если организация хочет системно оплачивать значительную часть расходов по автомобилю, включая ремонт, обслуживание, шины, хранение шин, мойку, диагностику, страхование и другие затраты, рассмотрите не компенсацию по статье 188 ТК РФ, а договор аренды автомобиля. Но такой вариант требует отдельного анализа:
какой вид договора аренды выбрать;
кто управляет автомобилем;
кто несет расходы на содержание;
как оформляются путевые листы;
как учитывать арендную плату;
как удерживать НДФЛ с арендной платы физическому лицу;
возникают ли страховые взносы;
как подтверждать экономическую обоснованность расходов.
Для единичной сезонной замены шин переход на аренду обычно избыточен. Но если сотрудник фактически постоянно предоставляет автомобиль для нужд организации, аренда может быть более прозрачной моделью.
Разберем практический порядок действий бухгалтера.
Проверьте действующее соглашение с сотрудником. Посмотрите, какие расходы уже включены в компенсацию и предусмотрено ли отдельное возмещение сезонного обслуживания.
Если в соглашении указана только фиксированная компенсация за использование и износ, не оплачивайте чек автоматически.
Подготовьте пояснение для руководителя: сезонная замена шин относится к обычным расходам владельца автомобиля и уже должна покрываться компенсацией за использование автомобиля.
Если руководитель хочет поддержать сотрудника, предложите не разовую компенсацию чека, а пересмотр ежемесячной компенсации на будущие периоды.
Если руководство настаивает на оплате чека, оформите письменное решение, расчет доли служебного использования и определите налоговый режим выплаты.
В налоговом учете не принимайте спорную сумму сверх норматива по компенсации личного автомобиля, если организация применяет консервативный подход.
Такой алгоритм поможет избежать ситуации, когда бухгалтерия просто выплачивает деньги по чеку, а потом не может объяснить проверяющим, почему личный сезонный расход сотрудника стал расходом организации.
Иногда важно не только правильно оформить учет, но и корректно объяснить решение работнику. Можно использовать такую логику:
«Организация уже выплачивает ежемесячную компенсацию за использование и износ личного автомобиля. Сезонная замена шин относится к обычным расходам по эксплуатации личного автомобиля и возникла бы у владельца независимо от служебных поездок. Поэтому отдельно чек за шиномонтаж не возмещается. При необходимости размер ежемесячной компенсации может быть пересмотрен на будущее по соглашению сторон».
Если хотите закрепить это документально, подготовьте дополнительное соглашение, где перечислите расходы, входящие в компенсацию. Тогда в будущем не придется каждый раз отдельно обсуждать чеки по автомобилю.
Отдельно рассмотрим ситуацию, если сотрудник принес не чек на услугу сезонной замены, а чек на покупку новых летних шин. Это еще более рискованный вариант для компенсации.
Шины, купленные сотрудником для личного автомобиля, остаются имуществом сотрудника. Организация не получает эти шины в собственность и не использует их отдельно от личного автомобиля. Если работодатель возмещает полную стоимость покупки шин, проверяющие могут увидеть в этом оплату личного имущества работника.
В таком случае безопаснее:
не возмещать покупку шин отдельно;
при необходимости учесть предполагаемый износ шин в ежемесячной компенсации на будущее;
если автомобиль нужен организации постоянно, рассмотреть договор аренды с понятным распределением расходов;
не принимать стоимость шин в налоговых расходах по налогу на прибыль без сильного документального обоснования.
Вывод: покупка шин для личного автомобиля сотрудника еще менее похожа на прямой расход организации, чем услуга шиномонтажа.
Подведем итог по ситуации ООО на ОСНО.
Отдельно компенсировать всю сумму сезонной замены шин не стоит, если сотруднику уже выплачивается ежемесячная компенсация за использование и износ личного автомобиля.
Сезонная замена шин является обычным расходом владельца автомобиля и возникла бы независимо от служебных поездок.
Для налога на прибыль компенсация за использование личного легкового автомобиля учитывается только в пределах норм: 2 400 рублей, 3 000 рублей или 1 200 рублей в месяц в зависимости от вида транспорта и объема двигателя.
Эксплуатационные расходы, включая износ, ГСМ, ремонт и обслуживание, считаются заложенными в компенсации, поэтому отдельное возмещение шиномонтажа может быть признано повторным расходом.
Если организация все же хочет компенсировать часть стоимости, лучше считать долю по служебному пробегу, а не по календарному периоду, но налоговые риски все равно сохраняются.
Оптимальное решение — не оплачивать чек отдельно, а при необходимости пересмотреть ежемесячную компенсацию на будущее и прямо прописать, что она включает сезонный шиномонтаж и другие обычные расходы по эксплуатации автомобиля.
В 1С не отражайте чек на шиномонтаж как обычный принимаемый налоговый расход, если нет письменного основания, расчета и уверенности в налоговой позиции.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации лучше не компенсировать сотруднику сезонную замену шин отдельной выплатой. Правильнее считать, что такая стоимость уже покрывается ежемесячной компенсацией за использование и износ личного автомобиля. Если размер компенсации стал экономически недостаточным, пересмотрите его на будущие месяцы, оформите дополнительное соглашение и заранее определите, какие расходы входят в компенсацию, а какие могут возмещаться отдельно.
Информация носит справочный характер