Как перейти из облачной 1С:Фреш (ПРОФ) в локальную базовую версию с разделением организаций

← На главную

Переход из облачного сервиса (например, 1С:Фреш) в локальную «коробочную» версию — это стандартная задача при оптимизации расходов бизнеса. Однако ситуация осложняется, когда в облачной базе велся учет по нескольким организациям, а базовая локальная версия поддерживает работу только с одной фирмой в одной информационной базе. Рассмотрим подробно, как решить эту задачу, минимизировать риски потери данных и сэкономить на услугах специалистов.

Анализ проблемы и подготовительные этапы

Прежде всего, проанализируем, почему нельзя просто скачать базу из облака и открыть ее в базовой версии. Проблема заключается в типе лицензионного ключа. В облаке чаще всего используется конфигурация «ПРОФ». Даже если вы купите базовую версию, она откажется открывать файл базы данных, в заголовке которого стоит отметка «ПРОФ». Программа выдаст ошибку о несоответствии типов лицензий.

Вторая сложность — многофирменность. Базовая версия 1С:Бухгалтерии жестко ограничена: одна база — одна организация. Если в вашем «Фреше» их две, нам придется не просто перенести данные, но и «вырезать» лишнее юрлицо.

Для успешного выполнения задачи нам понадобятся:

Доступ в облачную панель управления 1С:Фреш.
Локально установленная платформа 1С.
Временная лицензия ПРОФ (она необходима специалисту для промежуточных манипуляций, так как базовая версия не позволит работать с конфигуратором для разделения баз).
Купленная базовая лицензия и дистрибутив (шаблон) базовой версии.

Шаг 1: Разделение организаций (выделение нужных данных)

Рассмотрим наиболее надежный метод разделения — использование механизма Распределенных Информационных Баз (РИБ) по организации или перенос документов с отбором по организациям. Это позволит автоматически собрать все связанные справочники и документы только по одному юрлицу.

Разберем алгоритм действий:

Выгружаем полную копию базы из облака 1С:Фреш (через «Администрирование» — «Выгрузить данные для перехода в локальную версию»).
Разворачиваем эту базу локально, используя лицензию ПРОФ.
В разделе «Администрирование» настраиваем синхронизацию данных через создание РИБ по организации.
Создаем начальный образ для нужной нам организации.

В результате мы получим новую информационную базу, где физически отсутствуют данные второй «ненужной» фирмы. Это гораздо чище и безопаснее, чем ручное удаление объектов, особенно если использовать инструменты, позволяющие разделять или объединять несколько организаций в одну базу. Такой подход исключает «мусор» в регистрах сведений, который потом мешает корректной работе АУСН или других механизмов.

Шаг 2: Подготовка базы к переходу на базовую версию

Теперь у нас есть база ПРОФ с одной организацией. Нам нужно превратить ее в базовую. В интерфейсе программы это сделать невозможно, поэтому применим техническую хитрость. Рассмотрим метод «Дампа для перехода в облако», который часто оказывается эффективнее прямой подмены конфигурации.

Проанализируем шаги:

Убеждаемся, что релиз нашей локальной ПРОФ-базы совпадает с актуальным релизом базовой версии (если нет — обновляем ПРОФ до актуального).
Заходим в базу ПРОФ в режиме «1С:Предприятие».
Используем обработку ВыгрузкаДанныхДляПереходаВСервис (или встроенную функцию в меню «Администрирование»).
Получаем файл формата .zip.

Почему мы делаем именно так? Файл выгрузки для сервиса содержит только данные, по аналогии с тем, как осуществляется перенос данных через файл в формате XML, без жесткой привязки к метаданным лицензии в заголовке файла .1CD.

Шаг 3: Загрузка данных в чистую базовую версию

Это критический этап. Важно помнить: нельзя просто загрузить .cf файл базовой версии в ПРОФ-базу через конфигуратор. Даже если вы сделаете «Загрузить конфигурацию из файла», база все равно будет хранить в себе признаки ПРОФ и требовать соответствующий ключ.

Выполним следующие действия:

Устанавливаем базовую версию из шаблона (создаем абсолютно новую, пустую базу).
Запускаем пустую базовую базу. При первом запуске она предложит выбрать вариант начала работы.
Выбираем пункт «Загрузить данные из сервиса» (или «Загрузить данные из архива», в зависимости от релиза).
Указываем наш .zip файл, подготовленный на предыдущем шаге.

Программа проанализирует данные и, видя, что в файле только одна организация и структура совпадает, успешно загрузит информацию в базовую лицензию. Теперь база станет полноценно «базовой» и будет работать с дешевой лицензией.

Альтернативный метод: Универсальный обмен данными (XML)

Если данных не очень много, или штатные средства выгрузки дают сбой, можно прибегнуть к универсальной выгрузке. Рассмотрим этот вариант подробнее:

Воспользуемся обработкой УниверсальныйОбменДаннымиXML. Нам потребуется:

Открыть обработку в исходной базе ПРОФ.
Загрузить правила обмена (их можно взять из состава конфигурации, обычно называются Rules.xml).
На вкладке «Выгрузка» установить фильтр (отбор) по полю Организация.
Обязательно поставить галочку «Выгружать с движениями (проведенные документы)».

После этого в пустой базовой версии (созданной из шаблона) запускаем ту же обработку на вкладке «Загрузка». Этот метод хорош тем, что он переносит только «живые» данные, игнорируя технические ошибки старой базы.

Пример кода для программной установки отбора (если вы пишете свою обработку для автоматизации):


ЭлементОтбора = УниверсальныйОбменДанными.ПостроительОтчета.Отбор.Организация;
ЭлементОтбора.Использование = Истина;
ЭлементОтбора.ВидСравнения = ВидСравнения.Равно;
ЭлементОтбора.Значение = ВыбраннаяОрганизация;

Важные нюансы и ограничения

При переходе на базовую версию необходимо учитывать следующие моменты:

Лимиты активаций: Базовая версия имеет всего 3 попытки активации. Каждая смена компьютера или серьезное обновление Windows «съедает» одну попытку.
Обновления: Обновлять локальную базу придется вручную (скачивая дистрибутивы с сайта 1С), в то время как во «Фреше» это происходило автоматически.
Архивация: Теперь ответственность за резервные копии лежит на вас. Рекомендуем настроить автоматическое копирование файла 1Cv8.1CD.
АУСН: Так как вы перешли на автоматизированную упрощенную систему налогообложения, убедитесь, что в базовой версии включена соответствующая функциональность в разделе «Главное» — «Налоги и отчеты».

Подводя итог: самостоятельный переход возможен, если у вас есть доступ к дистрибутивам и хотя бы временная возможность запустить базу под лицензией ПРОФ для подготовки данных. Если же вы решите нанять специалиста, теперь вы понимаете структуру его работы: разделение базы и «перепаковка» данных в базовый формат — это квалифицированный труд, который в среднем занимает от 3 до 5 рабочих часов.