В практике работы с программой «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1) часто возникает ситуация: бухгалтер создает документ Начисление зарплаты и взносов, выбирает в шапке документа головное подразделение (например, АУП), нажимает кнопку «Заполнить», но в таблицу попадают только те сотрудники, которые числятся непосредственно в АУП. При этом сотрудники «Бухгалтерии», «Юротдела» и других отделов, которые по иерархии подчинены АУП, игнорируются.
Это может вызвать серьезные затруднения, особенно если организация крупная и расчет должен производиться строго по структурам. В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, и пройдем по шагам все настройки, которые необходимо проверить для исправления ситуации.
Прежде всего, проанализируем настройки самих подразделений в справочнике. Программа 1С:ЗУП 3.1 чувствительна к датам и иерархическим связям. Рассмотрим основные моменты:
Подразделения и переключите вид списка в режим «Дерево». Визуально проверьте, действительно ли «Бухгалтерия» находится внутри «АУП». Иногда из-за ошибок переноса данных визуальное отображение может вводить в заблуждение, хотя в базе ссылка на вышестоящий элемент отсутствует.Выясним причину, связанную с налоговым учетом, так как это самая частая причина блокировки автозаполнения по иерархии. В 1С:ЗУП начисления тесно связаны с учетом НДФЛ и отчетностью 6-НДФЛ.
Если подчиненное подразделение (например, «Бухгалтерия») отмечено флажком «Это обособленное подразделение», оно признается самостоятельным налогоплательщиком с точки зрения программы. Для такого подразделения требуется отдельная регистрация в налоговом органе (КПП и ОКТМО). Система логически разделяет потоки данных: вы не можете начислить зарплату сотрудникам «обособки» в одном документе с головным офисом, так как это приведет к путанице в налоговых регистрах.
Даже если флаг «обособленности» не стоит, проверьте вкладку «Налоговый учет» в карточке подразделения. Если там указана индивидуальная Регистрация в налоговом органе, отличная от головного подразделения, программа будет требовать создания отдельного документа начисления для этого конкретного узла иерархии.
Проанализируем ситуацию со стороны кадрового учета. Иногда нам кажется, что сотрудник работает в определенном отделе, но программа «считает» иначе. Для диагностики выполним следующие действия:
Откроем регистр сведений Текущие кадровые данные сотрудников. Это можно сделать через «Все функции» (или «Функции для технического специалиста»). В этом регистре мы четко увидим, за каким подразделением закреплен человек на текущую дату. Если там указано другое подразделение (даже с похожим названием), то при фильтрации по «АУП» он не попадет в документ.
Также важно проверить историю кадровых перемещений. Если перевод в подчиненное подразделение был оформлен документом Кадровый перевод, дата которого выпадает на середину месяца, попробуйте перезаполнить документ начисления. Иногда требуется сначала рассчитать документ Табель, чтобы зафиксировать место работы сотрудника в конкретном периоде.
Если в вашей информационной базе включено ведение штатного расписания, структура подразделений может диктоваться именно им. Разберем по шагам, что нужно проверить:
Изменение штатного расписания или Утверждение штатного расписания, который действовал на момент начала месяца.Подразделения вы изменили иерархию (перетащили мышкой один отдел в другой), это изменение может не отразиться в штатном расписании автоматически. В некоторых случаях требуется перевыбрать подразделение в позициях «штатки», чтобы обновить внутренние идентификаторы связи.Рассмотрим разницу в механизмах заполнения документа Начисление зарплаты и взносов. В типовых конфигурациях 1С:ЗУП кнопка «Заполнить» при выбранном в шапке подразделении часто работает как «жесткий» фильтр. Программа ищет сотрудников только по указанному значению Ссылка, не всегда учитывая вложенность.
Попробуйте альтернативный метод:
Вместо кнопки «Заполнить» используйте кнопку «Подбор». В открывшемся окне подбора в левой части (если включена настройка отображения подразделений) выделите головное подразделение «АУП» и нажмите комбинацию клавиш Ctrl + A, чтобы выбрать всех сотрудников из всех вложенных папок. После этого нажмите «Выбрать». Если при подборе сотрудники нижестоящих подразделений видны и добавляются, значит, проблема кроется исключительно в алгоритме автоматического заполнения по кнопке, который «режет» иерархию из-за настроек учетной политики или налогообложения.
Иногда проблема возникает из-за нарушения ссылочной целостности базы данных после обновлений или некорректных обменов. Выясним причину через «пересохранение» связей:
Зайдите в карточку подчиненного подразделения («Бухгалтерия»). В поле Вышестоящее подразделение удалите текущее значение, запишите карточку, затем снова выберите «АУП» и снова нажмите «Записать и закрыть». Это принудительно обновит индекс иерархии в базе данных. Повторите процедуру для всех проблемных подразделений. После этого вернитесь в документ начисления и попробуйте нажать кнопку «Заполнить» еще раз.
Важный совет: Если вам необходимо, чтобы начисление всегда проходило по всей организации целиком, просто оставьте поле Подразделение в шапке документа пустым. В этом случае система проигнорирует иерархию и соберет всех сотрудников, которым положены выплаты в этом месяце. Если же деление по документам критично (например, разные ответственные за расчет), убедитесь, что настройки налоговой регистрации (КПП/ОКТМО) у всех подразделений внутри группы идентичны.