При работе в программах 1С:Комплексная автоматизация или 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда недавно принятые на работу сотрудники упорно не появляются в списках при автоматическом заполнении документа начисления заработной платы. Проанализируем эту ситуацию подробно и разберем по шагам, какие настройки и кадровые документы необходимо проверить, чтобы восстановить корректный расчет.
Сначала рассмотрим решение, которое часто помогает быстро обойти проблему, если время поджимает и нужно срочно рассчитать зарплату. Проблема может крыться в жестких фильтрах, установленных для автоматического заполнения документов, создаваемых на основе шаблонов.
Выполним следующие шаги для изменения настроек автозаполнения:
Шаблоны ввода данных.После этого у вас появится возможность вручную подбирать или добавлять нужных людей в список через кнопку "Подбор" или "Добавить". Этот метод быстро решает проблему с вводом данных, однако важно понимать, что это лишь обходной маневр. Если алгоритм программы изначально проигнорировал новых сотрудников, значит, в их кадровых данных чего-то не хватает. Давайте выясним истинную причину.
Даже если приказ о приеме на работу оформлен идеально, сотрудник не попадет в начисление, если система не понимает, сколько часов или дней он должен был отработать. Разберем основные моменты, связанные с учетом рабочего времени:
Прием на работу, корректно настроен и заполнен на расчетный месяц.Индивидуальный график, помните, что он имеет высший приоритет. Проанализируем, проведен ли этот документ и нет ли в нем нулей вместо рабочих часов.Программа должна знать не только когда работает сотрудник, но и что именно ему нужно начислять. Посмотрим на вкладку Оплата труда в кадровых документах.
При оформлении документа Прием на работу обязательно должны быть назначены плановые начисления (например, Оплата по окладу, премия и т.д.). Если табличная часть с начислениями пуста, или по какой-то причине стоит признак Отменить, 1С считает, что данному человеку начислять нечего, и логично пропускает его при заполнении итогового документа.
Также проверим, не вводились ли документы, приостанавливающие расчеты. Например, если сразу после приема был проведен документ Отпуск без сохранения оплаты на весь месяц, плановые начисления будут временно приостановлены.
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник ранее работал в вашей организации (или другой организации в этой же информационной базе), был уволен, а затем принят вновь. Здесь часто возникает путаница между справочниками Физические лица и Сотрудники.
Архитектура 1С устроена так, что Физическое лицо — это один конкретный человек (с одним ИНН и СНИЛС), а Сотрудник — это воплощение его трудового договора. Если вы принимаете человека повторно, алгоритм действий должен быть следующим:
Сотрудники.Физические лица.В результате в справочнике Сотрудники у вас должно быть две записи для этого человека: одна архивная (с датой увольнения) и одна активная (с новой датой приема). Если по ошибке кадровик выбрал старую (уволенную) карточку сотрудника и попытался провести прием по ней, возникнет системная коллизия. Программа увидит статус "Уволен" и не добавит такого сотрудника в расчет зарплаты.
Проанализируем хронологию ввода документов. Машина строго следует логике времени:
Прием на работу и Начисление зарплаты и взносов созданы одним днем, но начисление проведено в 10:00:00, а прием в 12:00:00 — программа при заполнении начисления "не увидит" кадрового приказа, так как на оси времени он еще не существует. Перепроведем документы в правильной хронологической последовательности.Если ваши новые работники оформлены не по трудовому договору, а по договору гражданско-правового характера (ГПХ), механизм их попадания в расчет отличается. По умолчанию они могут не попадать в общий зарплатный документ.
Для решения этой задачи необходимо либо зайти в настройки расчета зарплаты и установить галочку Начислять выплаты по договорам ГПХ совместно с зарплатой, либо использовать отдельный специализированный документ Начисление по договорам, который предназначен именно для таких контрагентов.
Если все кадровые данные, графики и начисления проверены, но сотрудник все равно не появляется в списке, рассмотрим технические причины.
Иногда при массовом проведении документов или сбоях сервера записи в системных регистрах (например, в регистре сведений Кадровая история сотрудников или Плановые начисления) могут не сформироваться корректно.
В этом случае выполним следующие действия:
Прием на работу проблемного сотрудника.Подводя итог, можно сказать, что механизм расчета заработной платы в 1С требует строгой согласованности множества факторов. При возникновении проблем с автоматическим заполнением всегда начинайте с проверки графиков работы и плановых начислений, а затем убедитесь в отсутствии хронологических и кадровых (дублирование) ошибок.