Почему отпуск не попадает в расчетную базу страховых взносов в 1С:ЗУП 3.1?

При ведении учета в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (редакция 3.1) расчетчики и бухгалтеры иногда сталкиваются с ситуацией, когда начисленная сумма по документу Отпуск не отражается в расчетной базе страховых взносов за текущий месяц или отображается в меньшем объеме. На первый взгляд может показаться, что сбились настройки начисления или вида дохода для страховых взносов. Однако в большинстве случаев причина кроется в механике перерасчетов и сторнирования доходов прошлых периодов.

Рассмотрим подробно, почему возникает подобная ситуация, как проверить настройки программы и регистры накопления, а также проанализируем правильную последовательность оформления документов при пересечении отпуска и больничного листа.

Шаг 1. Проверка базовых настроек вида начисления

Первое, с чего следует начать диагностику — это проверка настроек самого вида начисления Отпуск основной. Для этого перейдем в раздел Настройка – Начисления, найдем нужный вид расчета и откроем его карточку.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет проанализируем следующие параметры:

1. В поле Страховые взносы / Вид дохода должно быть указано значение Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.
2. В поле НДФЛ должен стоять код дохода 2012 (Суммы отпускных выплат).

Если параметры указаны корректно, значит, на уровне настроек начисления ошибка отсутствует, и программа должна включать суммы отпускных в облагаемую базу.

Шаг 2. Проверка записей в регистрах накопления

Далее выясним, сформировал ли документ Отпуск необходимые движения по учету доходов для страховых взносов. Начисления страховых взносов в 1С:ЗУП 3.1 опираются на специализированный регистр накопления Учет доходов для исчисления страховых взносов.

Для проверки движений документа перейдем по кнопке Движения документа (или через меню «Еще» – «Зарегистрированные реестры/движения») и найдем указанный регистр. В нем должна присутствовать запись со следующими реквизитами:

1. Вид дохода: Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.
2. Сумма: Полная сумма начисленных отпускных с положительным знаком.
3. Период учета: Месяц начисления отпуска.

Если запись в регистре присутствует, но в итоговом документе Начисление зарплаты и взносов база по сотруднику за месяц оказывается нулевой или заниженной, причина заключается в наличии противовеса — отрицательных сумм (сторно).

Шаг 3. Механика взаимного погашения баз (Сторно и перерасчеты)

Проанализируем частую рабочую ситуацию: сотрудник ушел в отпуск в январе, но во время отпуска заболел. В феврале он приносит больничный лист, пересекающийся с январским отпуском. В этом же месяце (феврале) оформляется новый отпуск или продление старого.

При проведении документа Больничный лист в феврале за прошлый период (январь) программа автоматически сторнирует сумму отпускных за дни болезни. В результате в текущем месяце (феврале) возникают две записи в регистре Учет доходов для исчисления страховых взносов:

// Движения в регистре "Учет доходов для исчисления страховых взносов" за февраль:
1. Документ "Больничный лист":  Сумма = -15 000 руб. (Сторно отпуска за январь)
2. Документ "Отпуск":            Сумма = +15 000 руб. (Новый отпуск за февраль)

При проведении документа Начисление зарплаты и взносов за февраль программа рассчитывает страховые взносы нарастающим итогом с начала года. Взаимное погашение плюса и минуса даст итоговый результат:

Итоговая база за февраль = (+15 000) + (-15 000) = 0 руб.

В этой ситуации сумма нового отпуска не пропала из базы, а свернулась с суммой сторнированного отпуска за прошлый месяц. По правилам законодательства и алгоритмам 1С:ЗУП 3.1 отрицательное сторно уменьшает облагаемую базу текущего периода. Если сумма сторно равняется или превышает сумму текущих начислений, итоговая база за текущий месяц по данному виду дохода будет равна нулю.

Шаг 4. Что делать, если сумма сторно больше текущих начислений

Если сумма сторно прошлых периодов превышает все начисления сотрудника за текущий месяц, образуется отрицательная база. Счисление страховых взносов с отрицательной базы за отдельный месяц невозможно, поэтому программа автоматически переносит оставшееся сторно в прошлый период (месяц, за который было сделано сторно).

В таком случае произойдет перерасчет взносов за предыдущий месяц (январь). Увидеть это можно в документе Начисление зарплаты и взносов на вкладке Перерасчет взносов или при помощи отчета Проверка расчета страховых взносов (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам).

Порядок действий при пересечении отпуска и больничного

Чтобы избежать путаницы в расчетах и некорректного формирования отчетов, соблюдаем следующий порядок оформления документов в 1С:ЗУП 3.1:

1. Регистрируем документ Больничный лист. Если больничный пересекается с ранее проведенным отпуском, программа выведет предупреждение и предложит ссылку Исправить отпуск.
2. Переходим по ссылке и создаем документ-исправление отпуска. На закладке Продления, переносы, отзывы указываем вариант распоряжения днями отпуска (продление или перенос на другой период).
3. Если отпуск догуливается в текущем месяце, рассчитываем документ-исправление отпуска. В нем одновременно отразится сторно старых дней и начисление новых.
4. В самую последнюю очередь за календарный месяц рассчитываем и проводим документ Начисление зарплаты и взносов. Именно в нем программа корректно сведет все плюсы и минусы и сформирует итоговые взносы с учетом всех перерасчетов.

Таким образом, если отпуск не отображается в базе страховых взносов, первым делом сформируем отчет Полный свод начислений, удержаний и выплат или Подробный анализ НДФЛ / Проверка расчета страховых взносов с отбором по сотруднику за несколько месяцев. Это позволит сразу увидеть наличие сторнирующих записей и убедиться в правильности итогового расчета.