Довольно часто менеджеры по закупкам и кладовщики сталкиваются со следующей ситуацией: от поставщика по предоплате приходит товар, но при осмотре выясняется, что он бракованный. Сумма незначительная, компания принимает решение не выставлять претензию поставщику (не требовать возврат средств или замену), а просто списать этот товар за свой счет, чтобы закрыть сделку. Разберем по шагам, как методологически верно отразить эту операцию в программе 1С:Управление торговлей 11, чтобы избежать "зависших" остатков на регистрах.
Посмотрим на классическую ошибку, которую допускают пользователи при попытке списать брак. Менеджер оформляет поступление, затем создает документ АктОРасхожденияхПослеПоступления и выбирает вариант "Списать за наш счет". После этого на основании вводится документ СписаниеНедостачТоваров. В результате в отчете "Ведомость по товарам на складах" мы видим странную картину: товар числится в приходе и в конечном остатке, но расхода по нему нет, хотя финансово он якобы списан. Для выявления и исправления подобных расхождений между регистрами можно использовать обработку для сверки остатков с формированием исправлений.
Выясним причину такого поведения системы. Она кроется в двух аспектах работы конфигурации 1С:УТ 11:
АктОРасхожденияхПослеПоступления предназначен в первую очередь для регистрации количественных расхождений с поставщиком (недовоз, пересортица). Когда вы указываете статус "Списать за наш счет", система интерпретирует это так: товар физически не доехал до склада (потерялся в пути), но мы прощаем это поставщику и берем убыток на себя. Следовательно, программа даже не пытается положить этот товар на физические складские полки. Но в нашей ситуации товар поступил в полном объеме, просто он ненадлежащего качества. Применение Акта о расхождениях здесь концептуально неверно.СписаниеНедостачТоваров делает движения по финансовому регистру ТоварыОрганизаций. Однако, если на складе включена ордерная схема (ордерный склад), для изменения физических остатков по регистру ТоварыНаСкладах требуется складской документ, например, ОрдерНаОтражениеНедостачТоваров или документ проведения инвентаризации ПересчетТоваров. Без них товар спишется только в бухгалтерии (по стоимости), но физически останется лежать на складе.Разберем два корректных сценария решения данной задачи. Выбор зависит от того, насколько строгий регламент складского учета принят в вашей компании.
Поскольку компания решила не разбираться с поставщиком, наша цель — просто оприходовать товар для закрытия заказа и тут же утилизировать (списать) его, отнеся стоимость на расходы предприятия. Проанализируем этот путь.
Шаг 1. Полное оприходование товара.
Так как физически товар к нам прибыл, мы должны зафиксировать его поступление. Создаем на основании документа ЗаказПоставщику стандартный документ ПриобретениеТоваровУслуг на весь объем партии. Если склад ордерный, кладовщик также оформляет ПриходныйОрдерНаТовары. Это действие полностью закрывает заказ поставщику и корректно помещает товар на складские остатки.
Шаг 2. Оформление списания брака.
Чтобы убрать бракованный товар со склада и отнести его стоимость на убытки, воспользуемся документом ВнутреннееПотреблениеТоваров.
ТребованиеНакладная).Почему это работает: Документ "Внутреннее потребление" делает синхронные движения сразу по всем необходимым регистрам: он списывает товар и из финансового контура (регистр ТоварыОрганизаций), и из физического (регистр ТоварыНаСкладах). После проведения этого документа сформируйте "Ведомость по товарам на складах" — вы увидите долгожданный расход, а конечный остаток станет нулевым.
Если внутренние правила вашей компании запрещают списывать товары напрямую и требуют оформления актов недостачи/порчи по результатам пересчета, рассмотрим альтернативный путь.
Шаг 1. Стандартная приемка.
Как и в первом методе, оформляем полное поступление товара документом ПриобретениеТоваровУслуг.
Шаг 2. Проведение инвентаризации.
Кладовщик физически откладывает брак в сторону (в изолятор брака) или утилизирует его. В системе этот факт отражается так:
ПересчетТоваров по нужной ячейке или номенклатурной позиции.Шаг 3. Оформление складских актов.
Теперь на основании пересчета система увидит "недостачу" качественного товара.
СписаниеНедостачТоваров.В этом случае жесткая связка документа инвентаризации и документа списания заставит систему корректно обнулить бракованный товар на всех регистрах, включая ордерные схемы.
Запомним главное правило: качество и количество — это разные вещи. Акт о расхождениях следует использовать только тогда, когда поставщик привез не то количество, которое указано в накладной. Если количество сходится, но товар вас не устраивает по качеству, и вы берете убытки на себя, необходимо сначала принять товар на баланс предприятия, а затем произвести его списание через "Внутреннее потребление на расходы". Этот метод сохранит порядок в складских регистрах и обеспечит прозрачный управленческий учет убытков компании. Для анализа таких операций по статьям расходов подойдет отчет по списанию номенклатуры с детализацией затрат.