← На главную

Переход со старых версий программы (например, с 1С:ЗУП 2.5) на актуальную 1С:ЗУП 3.1 — это процесс, который часто сопровождается методическими сложностями. Особенно остро эти сложности проявляются при расчете оценочных обязательств и резервов по отпускам на стыке отчетных периодов (в конце года).

В этой статье мы подробно разберем, по какому принципу программа заполняет документ Резервы отпусков (в современных релизах — Резервы по оплате труда), почему при «смещенном» переносе данных часть сотрудников упорно отказывается попадать в расчет за декабрь предшествующего года, и как правильно организовать ввод остатков резервов, чтобы не нарушить синхронизацию с 1С:Бухгалтерией.

---

1. Откуда программа берет данные при нажатии кнопки «Заполнить»?

Прежде чем исправлять ошибки заполнения, нам необходимо досконально понять внутреннюю кухню подсистемы расчета резервов в 1С:ЗУП 3.1. Логика работы кнопки «Заполнить» напрямую зависит от того, какой метод оценки обязательств выбран в настройках учетной политики организации (раздел Настройки — Организации — закладка Учетная политика — ссылка Резервы по оплате труда).

Рассмотрим два основных метода, которые предоставляет программа:

Метод обязательств (МСФО)

При использовании этого метода программа стремится рассчитать реальную сумму, которую организация должна была бы выплатить всем сотрудникам, если бы они одновременно уволились в последний день месяца. Расчет производится следующим образом:

• Остатки дней неиспользованных отпусков. Программа анализирует данные регистра накопления Фактические отпуска. В этот регистр сведения попадают из кадровых документов (приемы, увольнения, отпуска), а также из специализированных документов ввода остатков, таких как Ввод остатков отпусков или Начальная штатная расстановка.
• Средний заработок. Он рассчитывается непосредственно в момент заполнения документа по тем же правилам, которые применяются для расчета обычных отпускных. База для расчета среднего заработка берется из регистра накопления Учет доходов для исчисления среднего заработка за последние 12 календарных месяцев.
• Сумма обязательства. Полученное количество дней неиспользованного отпуска умножается на рассчитанный средний заработок сотрудника. К этой сумме также рассчитываются резервы под страховые взносы по текущим ставкам сотрудника.

Нормативный метод (процентный)

Этот метод устроен значительно проще и не привязан к накопленным дням отпуска конкретного сотрудника:

• Программа берет базу для расчета страховых взносов и ФОТ за текущий месяц из регистров расчета начислений (после проведения документа Начисление зарплаты и взносов).
• Сумма ежемесячных отчислений в резерв рассчитывается как фиксированный процент от ФОТ, который вы самостоятельно указываете в настройках учетной политики (например, 7.86%, что эквивалентно отношению 28 дней отпуска к рабочим дням в году).

---

2. Почему сотрудники «теряются» при расчете за декабрь до начала эксплуатации?

Выясним причину самой популярной проблемы: организация начинает вести учет в 1С:ЗУП 3.1 с 1 января (например, 2021 года). Пользователь пытается сформировать документ Резервы отпусков за декабрь предыдущего года (2020), чтобы зафиксировать стартовые показатели, но обнаруживает, что документ заполняется некорректно: часть сотрудников или целые подразделения в него не попадают.

Проанализируем, почему так происходит:

Причина в хронологии и датах документов переноса данных.

При стандартном (рекомендуемом) переносе данных из 1С:ЗУП 2.5 в 1С:ЗУП 3.1 вся информация о кадровом составе, плановых начислениях и остатках неиспользованных отпусков переносится на дату начала эксплуатации. То есть, документы Периоды Glenn, Начальная штатная расстановка или Ввод остатков отпусков создаются и проводятся в системе строго датой 01.01.2021.

Когда мы пытаемся создать и рассчитать документ Резервы отпусков за Декабрь 2020 года, алгоритмы программы обращаются к регистрам сведений и накопления на дату 31.12.2020. Но на эту дату в базе данных еще:

1. Нет записей о том, что сотрудники приняты на работу (так как документ Начальная штатная расстановка начнет действовать только с 01.01.2021).
2. Нет информации о неиспользованных днях отпуска в регистре Фактические отпуска (так как остатки введены на 01.01.2021).
3. Отсутствуют данные по среднему заработку за предыдущие 12 месяцев (если перенос был кратким).

Почему же некоторые сотрудники все-таки попали в декабрьский документ?

Это происходит из-за технических нюансов переноса кадровой истории. По сотрудникам, у которых в ЗУП 2.5 были незакрытые долгосрочные события (например, отпуска по уходу за ребенком, начавшиеся до января, или определенные кадровые перемещения), документы переноса могли создаться более ранней датой (например, датой начала события в 2019 или 2020 году). Программа видит их на 31.12.2020 и включает в расчет. Это создает обманчивое впечатление, что расчет работает, но "ломается" на отдельных людях.

---

3. Как начислять резерв только за текущий месяц (например, за 2.33 дня)?

Часто бухгалтеры, привыкшие к определенным схемам учета в старых программах, задают вопрос: «Как сделать так, чтобы программа не пересчитывала все накопленные за прошлые годы отпуска, а ежемесячно начисляла строго резерв под заработанные за месяц 2.33 дня?»

Разберем этот момент подробнее. Пытаться заставить метод обязательств (МСФО) считать строго «плюс 2.33 дня» — методически неверно. Логика МСФО строится на оценке совокупного обязательства:

Сумма к доначислению = (Все дни неиспользованного отпуска на конец месяца * Новый средний заработок) - Уже накопленный резерв по сотруднику

Если у сотрудника увеличился оклад (и, как следствие, средний заработок), программа в текущем месяце обязана дооценить весь его прошлый остаток отпуска по новой стоимости. Сумма доначисления в этом месяце будет значительно выше, чем стоимость просто 2.33 дней.

Если же перед вами стоит жесткая задача начислять резерв строго как процент от текущего ФОТ (без переоценки прошлых периодов), выполните следующие действия:

1. Перейдите в настройки учетной политики организации по расчету резервов.
2. Измените метод расчета с Метода обязательств на Нормативный метод.
3. Укажите фиксированный процент отчислений.
4. В этом случае программа перестанет обращаться к регистру Фактические отпуска и будет стабильно начислять фиксированную долю от ФОТ в резерв каждый месяц.

---

4. Пошаговая инструкция: как правильно перенести остатки резервов из ЗУП 2.5

Чтобы избежать методических ошибок на стыке баз, рассмотрим правильный и безопасный алгоритм переноса и фиксации остатков резервов отпусков при переходе на 1С:ЗУП 3.1.

Шаг 1. Фиксация остатков в старой базе

В программе 1С:ЗУП 2.5 сформируйте отчет по остаткам отпусков и ведомость по расчету резервов по состоянию на 31.12.2020. Сохраните эти данные в Excel. Вам понадобятся три ключевые цифры по каждому сотруднику:

• Сумма накопленного обязательства (резерв отпуска).
• Сумма накопленного резерва под страховые взносы.
• Сумма накопленного резерва под взносы на травматизм (ФСС НС).

Шаг 2. Создание стартового документа в ЗУП 3.1

В новой базе 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел Зарплата — Резервы отпусков (или Резервы по оплате труда в зависимости от версии релиза) и создайте новый документ за Декабрь 2020 года.

Установите дату документа — 31.12.2020.

Шаг 3. Заполнение документа методом корректировки

Не нажимайте кнопку «Заполнить», так как автоматический расчет на эту дату не найдет данных по сотрудникам (как мы выяснили во 2-м разделе).

Вместо этого выполните следующие действия:

1. Переведите документ в режим корректировки остатков (в зависимости от релиза это делается выбором вида операции «Корректировка остатков» или ручным включением флага корректировки).
2. Используйте стандартную обработку «Загрузка данных из табличного документа» или заполните таблицу сотрудников вручную, перенеся суммы резервов и страховых взносов напрямую из подготовленного файла Excel (Шаг 1).
3. Проведите документ. Теперь в регистрах Оценочные обязательства и Оценочные обязательства по сотрудникам на 01.01.2021 зафиксировано верное входящее сальдо.

Шаг 4. Настройка синхронизации с 1С:Бухгалтерией (БП)

Поскольку остатки резервов на счете 96 в 1С:Бухгалтерии уже сформированы и закрыты по итогам 2020 года (они перенеслись в БП в рамках закрытия года или при переносе остатков самой бухгалтерии), повторно отправлять туда наш корректирующий документ из ЗУП 3.1 нельзя, иначе проводки задвоятся.

Сделаем следующее:

1. Откройте Администрирование — Синхронизация данных.
2. Перейдите в состав отправляемых данных (регистрация изменений для обмена).
3. Найдите созданный нами документ Резервы отпусков за декабрь 2020 года и отмените его регистрацию для обмена.
4. При следующей синхронизации этот документ не уйдет в БП, сохранив при этом правильные остатки внутри ЗУП 3.1.

Шаг 5. Расчет резерва за первый месяц работы (Январь 2021)

В конце января 2021 года, после того как будут проведены все кадровые документы и документ Начисление зарплаты и взносов, создайте документ Резервы отпусков за Январь 2021 года.

Нажмите кнопку «Заполнить». Теперь программа отработает корректно:

• Она увидит остатки неиспользованных отпусков сотрудников, которые действуют с 01.01.2021.
• Она возьмет накопленные суммы резервов на 31.12.2020 в качестве входящего сальдо (они отобразятся в колонках группы «Накоплено»).
• Программа сопоставит требуемый объем резерва на конец января с накопленным входящим остатком и рассчитает сумму к доначислению (в колонках группы «Текущий расчет»).

Этот документ уже будет содержать корректные плановые проводки и должен быть отправлен в 1С:Бухгалтерию при очередной синхронизации.