← На главную

При оформлении поступлений на ордерном складе пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда фактическое количество поступившего товара превышает указанное в накладной поставщика. При попытке отразить такой излишек через документы «Акт о расхождениях после поступления», «Оприходование излишков товаров» и складской «Ордер на отражение излишков товаров» остаток товара на складе внезапно утраивается или задваивается. Проанализируем, почему возникает эта коллизия в программах 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управление торговлей, и разберем по шагам правильные цепочки документов.

Выясним причину: архитектура ордерного склада и разделение учета

Чтобы понять механику ошибки, рассмотрим, как в типовых решениях 1С разделены складской и финансовый контуры учета:

1. Складской контур: движение фактических остатков фиксируется в регистре накопления Товары на складах. Движения по нему делают исключительно складские документы: Приходный ордер на товары, Расходный ордер на товары, Ордер на отражение излишков товаров, Ордер на отражение недостач товаров.
2. Финансовый контур: учет прав собственности организации на товар отражается в регистре накопления Товары организаций. Записи сюда формируют финансовые документы: Приобретение товаров и услуг, Реализация товаров и услуг, Оприходование излишков товаров.

Теперь посмотрим на пример, описанный в вопросе:

1. Оформлен документ Приобретение товаров и услуг на 1 шт. В финансовом регистре Товары организаций зафиксирована +1 шт.
2. Кладовщик по факту принимает товар и проводит документ Приходный ордер на товары на 2 шт. В регистре Товары на складах уже отражено фактическое наличие: +2 шт.
3. Далее создается Акт о расхождениях после поступления с направлением списания расхождений «На прочие доходы», на основании которого регистрируется финансовый документ Оприходование излишков товаров. Этот документ делает приход в Товары организаций (+1 шт.), но не трогает Товары на складах.
4. Поскольку в карточке склада включена опция «Использовать ордерную схему документооборота при отражении излишков, недостач и пересортицы», программа требует закрыть контрольный регистр Товары к оформлению излишков и недостач. Пользователь создает документ Ордер на отражение излишков товаров на 1 шт.
5. Документ Ордер на отражение излишков товаров делает безусловный плюс в регистр Товары на складах. В результате на складе числится: 2 шт. (по первичному приходному ордеру) + 1 шт. (по ордеру на отражение излишков) = 3 шт. Складской остаток искажен.

Документ Ордер на отражение излишков товаров не предназначен для закрытия расхождений первичной приемки. Он используется исключительно для фиксации излишков при инвентаризации или оперативных пересчетах, когда товар на склад еще не был проведен другими ордерами. Рассмотрим, как правильно действовать в этой ситуации.

Вариант 1. Отработка расхождения через корректировку поступления (штатный способ)

Если поставщик признает поставку второй единицы товара или стороны согласовали изменение финансовых документов, правильнее всего выровнять финансовый контур под фактически принятый складской объем:

1. Оставим документ Приходный ордер на товары без изменений: фактически принято 2 шт.
2. В документе Акт о расхождениях после поступления укажем по строке факт 2 шт. и выберем вариант отражения расхождений с поставщиком.
3. На основании акта оформим документ Корректировка приобретения (или отредактируем исходный документ Приобретение товаров и услуг, если рабочий период открыт).

Результат по регистрам: Корректировка приобретения добавит недостающую +1 шт. в регистр Товары организаций и закроет контрольные остатки по регистру Товары к поступлению. Никаких дополнительных складских актов и ордеров создавать не требуется, остаток на складе остается корректным — 2 шт.

Вариант 2. Разделение приемки на складе (если излишек действительно относится на доходы)

Если поставщик отказался признавать излишек, документ приобретения менять нельзя, а выявленную штуку необходимо оприходовать на доходы предприятия как найденную при приемке, разделим складские потоки:

1. Откроем исходный документ Приходный ордер на товары и скорректируем количество: укажем в нем только то, что указано в накладной поставщика — 1 шт.
2. Перейдем в рабочее место склада и на незадокументированный излишек (1 шт.) оформим складской документ Ордер на отражение излишков товаров. На этом шаге фактический складской остаток в регистре Товары на складах станет равен: 1 шт. + 1 шт. = 2 шт.
3. В финансовом учете сформируем документ Оприходование излишков товаров (по данным рабочего места «Излишки, недостачи и порчи»). Документ зафиксирует +1 шт. в регистре Товары организаций и спишет зависший остаток в регистре Товары к оформлению излишков и недостач.

Результат по регистрам:

1. В регистре Товары на складах: 2 шт. (1 шт. по накладной + 1 шт. по ордеру излишков).
2. В регистре Товары организаций: 2 шт. (1 шт. по накладной + 1 шт. по оприходованию).
3. Контрольный регистр Товары к оформлению излишков и недостач полностью закрыт без остатка.

Как исправить остатки, если период закрыт и документы уже проведены?

Если первичные документы трогать нельзя, а на остатках уже зависло 3 шт., проанализируем доступные пути выравнивания:

1. Корректировка складских остатков: создадим документ Ордер на отражение недостач товаров на лишнюю 1 шт. без создания финансового документа списания. Это вернет регистр Товары на складах к реальным 2 шт.
2. Использование документа ручной корректировки: с помощью документа Корректировка регистров исключим лишнюю запись прихода по регистру Товары на складах, сделанную документом Ордер на отражение излишков товаров, сохранив только движения по регистру Товары к оформлению излишков и недостач.
3. Оценка настроек склада: если на предприятии не практикуется жесткое разделение обязанностей при инвентаризациях (когда складские работники сначала считают излишки ордерами, а бухгалтерия позже утверждает акты), целесообразно снять в карточке склада флаг «Использовать ордерную схему документооборота при отражении излишков, недостач и пересортицы». При этом склад останется ордерным на приемку и отгрузку, но финансовые акты оприходования и списания перестанут требовать парных складских ордеров.