С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) многие работодатели столкнулись с проблемой расхождения данных в учетной системе «1С:Зарплата и управление персоналом» и в базе Социального фонда России (ранее — ПФР). Ошибки могут возникать из-за задвоения записей, неверных дат приказов, ошибок в ФИО или СНИЛС, а также из-за технических сбоев при передаче уникальных идентификаторов (UUID). Проанализируем ситуацию и разберем, какие инструменты появились в программе для решения этой задачи.
Прежде чем приступать к сверке, выясним причину, по которой данные могут не совпадать. Чаще всего это происходит в следующих случаях:
В современных версиях «1С:ЗУП 3.1» реализован механизм прямого взаимодействия с СФР через систему электронного документооборота (СЭДО). Это самый современный и удобный способ сверки. Рассмотрим по шагам, как им воспользоваться:
Шаг 1: Оформление согласия сотрудника.
Для того чтобы фонд предоставил вам данные о трудовой деятельности застрахованного лица, необходимо получить от него официальное согласие. В программе перейдем в раздел Кадры — Сведения о трудовой деятельности и создадим документ Согласие на получение сведений о трудовой деятельности. После подписания документа сотрудником, его необходимо отправить в фонд через сервис «1С-Отчетность».
Шаг 2: Создание запроса.
После того как фонд примет согласие (статус документа изменится на «Принято фондом»), мы можем сформировать Запрос данных о трудовой деятельности застрахованного лица. Этот документ также находится в журнале сведений о трудовой деятельности. При отправке этого запроса программа обращается напрямую к серверам СФР.
Шаг 3: Получение и анализ ответа. Через некоторое время (обычно от нескольких минут до суток) придет ответ от фонда. Программа загрузит все записи, которые числятся за данным сотрудником в базе СФР, включая сведения от предыдущих работодателей. Мы можем проанализировать ситуацию, сравнив полученный список с данными в нашей информационной базе.
Если по каким-то причинам СЭДО не настроено, разберем альтернативный вариант сверки «вручную». Для этого нам понадобятся документы, которые отражают состояние лицевого счета сотрудника.
Запросите у сотрудника справку СТД-СФР (бывшая СТД-ПФР). Эту справку работник может самостоятельно выгрузить из личного кабинета на портале Госуслуг в формате PDF или XML. Справка содержит полную историю трудовой деятельности, зафиксированную в фонде. Посмотрим на пример сверки: если в справке СТД-СФР запись о приеме на работу числится дважды с разными датами, значит, в 1С была допущена ошибка при корректировке или повторной отправке данных.
В самой программе 1С мы можем сформировать справку СТД-Р (для выдачи сотруднику). Сравнение этих двух форм позволит выявить:
Одной из самых сложных проблем является расхождение уникальных идентификаторов записей (UUID). Каждое кадровое событие в 1С имеет свой скрытый идентификатор. Если вы отправили запись в СФР, она «закрепилась» там именно под этим кодом. Разберем по шагам процесс исправления, если вы обнаружили ошибку в уже принятой записи:
Регистрация трудовой деятельности.Если же вы потеряли связь с исходным UUID (например, при переносе данных из другой программы), вам поможет техническая правка в документе Регистрация трудовой деятельности, где можно вручную указать идентификатор, который «видит» фонд в справке СТД-СФР.
Проанализируем еще один инструмент — Личный кабинет страхователя на сайте СФР. Часто бывает так, что отчет в 1С имеет статус «Сдан», но в самом фонде записи висят с предупреждениями. Зайдя в кабинет под электронной подписью организации, вы можете просмотреть реестр поданных сведений СЗВ-ТД/ЕФС-1. Там наглядно видно, какие записи приняты, а какие отклонены с кодами ошибок (например, Код 30 — СНИЛС не найден, Код 50 — грубая ошибка формата).
Если вы используете встроенный сервис «1С-Отчетность», рекомендуем регулярно проверять протоколы ответов. Даже если общий статус отчета «Сдан», внутри протокола может быть указано, что часть сотрудников не прошла проверку. В интерфейсе программы 1С это выглядит как гиперссылка на протокол проверки в форме документа отчета. Внимательное чтение текстовой расшифровки ошибки часто дает прямой ответ на вопрос, почему сверка не сходится.
Для успешной сверки ЭТК в «1С:ЗУП 3.1» мы советуем придерживаться следующего алгоритма:
Помните, что с 2023 года все сведения подаются в составе единой формы ЕФС-1, но принципы работы с электронными трудовыми книжками и их сверки остались прежними: важна точность идентификаторов и последовательность подачи отменяющих и корректирующих форм.