При приеме на работу нового сотрудника кадровые специалисты часто сталкиваются с ситуацией, когда программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) настойчиво требует сформировать и отправить «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Однако из предоставленных документов (например, формы СТД-Р или СТД-СФР) четко видно, что работник уже перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК) у своего предыдущего работодателя.
В этой статье мы подробно разберем, нужно ли отправлять повторное заявление в Социальный фонд России (СФР), почему программа ведет себя подобным образом, и как правильно настроить 1С:ЗУП, чтобы отчетность формировалась корректно и без лишних предупреждений.
Для начала проанализируем правовую сторону вопроса. Согласно трудовому законодательству РФ, выбор способа ведения трудовой книжки (в бумажном или электронном формате) осуществляется работником один раз в жизни.
Если сотрудник уже написал заявление о переходе на электронный формат (ЭТК) у предыдущего работодателя, это решение является окончательным и бесповоротным. Он не может вернуться к бумажной трудовой книжке. Соответственно, новому работодателю дублировать это заявление и повторно отправлять его в СФР (ранее ПФР) категорически запрещено. Фонд просто не примет такой документ, так как в единой базе персонифицированного учета застрахованное лицо уже числится с выбранным способом ведения трудовой деятельности «в электронной форме».
Таким образом, главная задача кадровика на новом месте работы — не отправить новое заявление, а правильно зафиксировать в информационной базе 1С факт того, что выбор был сделан ранее.
Почему же программа выдает предупреждение или пытается автоматически заполнить заявление по новому сотруднику? Все просто: база данных вашей организации «чистая» в отношении этого физического лица. Программа не имеет связи с базой данных СФР в режиме реального времени и не знает предысторию сотрудника до тех пор, пока кадровик самостоятельно не внесет эти сведения.
Если мы просто проведем документ приема на работу и не укажем прошлый выбор сотрудника, система будет считать, что у сотрудника все еще бумажная трудовая книжка (или выбор не сделан), и продолжит напоминать о необходимости получить от него заявление.
Рассмотрим по шагам, как правильно отразить в программе информацию о ранее выбранном способе ведения трудовой книжки без отправки лишних отчетов в СФР.
При приеме на работу сотрудник, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, обязан предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности. Это может быть форма СТД-Р, выданная прежним работодателем при увольнении, либо форма СТД-СФР, которую сотрудник может самостоятельно заказать на портале Госуслуг или получить в МФЦ. Нам потребуется найти в этом документе раздел, где зафиксирована подача заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде, и выписать оттуда точную дату подачи заявления.
Перейдем в раздел программы Кадры — Приемы на работу, переводы, увольнения (или в общий список документов по сотруднику) и откроем документ Прием на работу нашего нового сотрудника.
На вкладке Главное найдем флажок Отразить в трудовой книжке. Этот флаг обязательно должен быть установлен, чтобы мероприятие приема попало в кадровый отчет ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД).
Сразу под этим флажком в интерфейсе программы доступно специальное поле: «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы». Установим в нем галочку.
После активации этого флага станут доступны дополнительные реквизиты для заполнения:
СТД-Р или СТД-СФР на первом шаге.После заполнения всех полей нажмем кнопку Провести и закрыть. С этого момента программа зафиксирует исторический выбор сотрудника.
Выполнив эти простые действия, мы решим сразу три важные задачи:
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности и нажмем кнопку «Заполнить», программа автоматически проанализирует данные и не будет добавлять этого сотрудника в документ. 1С понимает, что заявление уже подано, и повторная отправка не требуется.ЕФС-1 (подраздел 1.1) программа включит туда исключительно сведения о приеме сотрудника на работу. Строка о выборе способа ведения трудовой книжки останется пустой, что убережет организацию от получения протокола ошибок от СФР за дублирование данных.Проанализируем еще несколько смежных ситуаций, которые могут вызвать вопросы у кадровика.
Ситуация 1. Сотрудник утверждает, что выбрал бумажную книжку на прошлом месте работы, но хочет перейти на электронную сейчас.
В этом случае в документе приема на работу мы ставим галочку Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы и выбираем значение В бумажном виде (с указанием даты его прошлого заявления). После проведения приема мы создаем в программе документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, выбираем в нем нашего сотрудника и указываем способ В электронном виде текущей датой. Это заявление вместе с кадровым приемом будет отправлено в СФР в составе очередного отчета ЕФС-1.
Ситуация 2. У сотрудника нет на руках СТД-Р и СТД-СФР, но в бумажной трудовой есть запись о переходе на ЭТК.
Бумажная трудовая книжка при переходе на электронный формат выдается работнику на руки. При этом в ней обязательно делается закрывающая запись: «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации...». В этой записи также указывается дата и номер приказа или самого заявления. Мы можем взять дату именно из этой записи в бумажной книжке и внести её в 1С:ЗУП по инструкции, описанной выше.
Ситуация 3. Сотрудник не помнит дату заявления и у него нет никаких документов.
В таком случае настоятельно порекомендуйте сотруднику зайти в личный кабинет на портале Госуслуг и заказать выписку СТД-СФР. Документ формируется в течение нескольких минут в формате PDF прямо на портале. В нем будут содержаться абсолютно все кадровые мероприятия по сотруднику, зарегистрированные в СФР, включая точную дату подачи заявления любому из предыдущих работодателей.
Никогда не отправляйте повторные заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, если этот выбор уже был сделан ранее. Разработчики программы 1С:ЗУП 3.1 предусмотрели удобный и простой механизм для фиксации этой информации непосредственно в документе приема на работу. Достаточно один раз уделить внимание этой настройке при заведении карточки сотрудника, чтобы в дальнейшем избежать ручной корректировки отчетов ЕФС-1 и писем-уведомлений от контролирующих органов.