← На главную

С выходом обновления 1С:Управление торговлей (УТ) до версии 11.3.3 произошли значительные изменения в подходах к учету движения денежных средств по кассам контрольно-кассовых машин (ККМ). Многие пользователи столкнулись с тем, что привычные документы «Выемка денежных средств из кассы ККМ» и «Внесение ДС на кассу ККМ» были помечены на удаление. Это вызвало закономерный вопрос: как теперь корректно вести учет наличных, инкассацию и возвраты в новой версии программы?

Давайте подробно рассмотрим, какие изменения произошли, как теперь следует оформлять операции, и какие нюансы могут возникнуть при работе с кассами ККМ.

Основные изменения в учете денежных средств на ККМ в УТ 11.3.3

Первое и самое главное изменение, которое выявили пользователи (Сообщение 1, Сообщение 2), это отказ от использования документов «Выемка денежных средств из кассы ККМ» и «Внесение ДС на кассу ККМ». Эти документы были помечены на удаление, что означает, что для текущих операций они больше не предназначены.

Вместо них, согласно рекомендациям 1С, для операций с наличными в кассах ККМ теперь следует использовать Приходные Кассовые Ордера (ПКО) и Расходные Кассовые Ордера (РКО). При этом, как отмечалось в описании к обновлению (Сообщение 2), обновить базу можно только при отсутствии остатков «в пути» между кассами и кассами ККМ.

Перемещение денежных средств между кассой организации и кассой ККМ (Инкассация)

После отмены документов «Выемка» и «Внесение», основным инструментом для инкассации и внесения денег в кассу ККМ становятся ПКО и РКО. Разберем два основных способа оформления этих операций, которые обсуждались на форуме (Сообщение 6) и дополнялись важными уточнениями (Сообщение 7).

Способ 1: Использование двух документов (ПКО «Поступление из другой кассы» и РКО «Выдача в другую кассу»)

Этот способ предусматривает поэтапное движение денежных средств и, как правило, применяется в более сложных схемах или когда необходимо учитывать денежные средства «в пути».

1. Выемка денежных средств из кассы ККМ (фактическая): Физически вы забираете деньги из денежного ящика ККМ. В самой программе 1С:УТ 11.3.3 документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ» не используется для проводок. Однако, если у вас подключена ККТ, на ней может быть пробит соответствующий чек выемки, который отразится в фискальном отчете.
2. Оформление РКО для выдачи из основной кассы: Если вы переводите деньги из основной кассы в кассу ККМ, оформляете Расходный кассовый ордер с операцией Выдача в другую кассу.
3. Оформление ПКО для поступления в кассу организации: Для оформления инкассации (передачи выручки из кассы ККМ в основную кассу организации), мы создаем Приходный кассовый ордер с операцией Поступление из другой кассы. Этот ПКО оформляется на сумму, которая была фактически изъята из ККМ (Сообщение 12).

При использовании этого метода стоит учитывать несколько важных моментов, которые поднимались на форуме:

• Регистр «Денежные средства в пути»: При использовании операции Поступление из другой кассы и Выдача в другую кассу активно задействуется регистр накопления Денежные средства в пути. Этот регистр предназначен для учета средств, которые уже выбыли из одной кассы/счета, но еще не поступили на другой. Важно правильно закрывать эти операции, чтобы не возникало «зависания» сумм (Сообщение 5, Сообщение 12). Если на основании документа выемки сделать ПКО с видом операции Поступление из кассы ККМ, может возникнуть задвоение в регистре накопления Денежные средства в кассах ККМ и зависший остаток в регистре Денежные средства в пути (Сообщение 12).
• Кассовая книга: Возникли вопросы относительно попадания таких ПКО в кассовую книгу. Некоторые пользователи отмечали, что ПКО с видом операции Поступление из другой кассы может не попадать в лист кассовой книги (Сообщение 13, Сообщение 15). Однако, другие утверждали обратное (Сообщение 14), что указывает на возможные нюансы настройки или особенности формирования отчетов. Важно проверять формирование кассовой книги после таких операций.

Способ 2: Использование одного документа (ПКО «Поступление из кассы ККМ» или РКО «Выдача в кассу ККМ»)

Этот способ является более простым и, как правило, рекомендуется, когда ККТ подключена непосредственно к 1С (как оборудование), то есть работает в режиме фискального регистратора (Сообщение 7).

1. Инкассация (прием выручки): Для приема розничной выручки в кассу предприятия напрямую из кассы ККМ мы оформляем Приходный кассовый ордер с видом операции Поступление из кассы ККМ. В этом случае, если ККТ подключена, чек на выемку может быть пробит непосредственно из самого ПКО. (Сообщение 10).

   Преимущество этого метода в том, что он сразу отражает поступление денег из кассы ККМ в кассу организации, и, как правило, такой ПКО корректно попадает в кассовую книгу (Сообщение 14).

   Важно: Если использовать этот метод одновременно с документом выемки (даже если он уже помечен на удаление и не создает проводки), то в отчете Контроль операций с денежными средствами сумма может «зависнуть» (Сообщение 10), указывая на дублирование учета или некорректное закрытие операций.

2. Внесение ДС в кассу ККМ: Если вам нужно внести денежные средства в денежный ящик ККМ (например, для размена), вы оформляете Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача в кассу ККМ.

Применимость способов в зависимости от типа ККМ

Критически важно понимать, какой способ применять, исходя из используемого оборудования и его подключения к 1С (Сообщение 7):

• Первый способ (РКО «Выдача в другую кассу» / ПКО «Поступление из другой кассы»): Применим, когда используется автономная ККМ или схема, требующая учета денежных средств «в пути».
• Второй способ (ПКО «Поступление из кассы ККМ» / РКО «Выдача в кассу ККМ»): Применяется, когда ККТ подключена непосредственно к 1С как оборудование (фискальный регистратор).

Автоматическая инкассация

В настройках Рабочего Места Кассира (РМК) в 1С:УТ можно активировать флаг Автоматическая инкассация. Это может привести к автоматическому созданию записи о выемке средств из ККМ после закрытия смены. Далее, на основании этой записи, в разделе Казначейство – Приходные кассовые ордера на вкладке К поступлению можно оформить Приходный кассовый ордер, который затем попадет в кассовую книгу. Однако, пользователи отмечают, что механизм автоматического формирования ПКО при отражении отчета о розничных продажах не всегда реализован типовыми средствами, и иногда требуется ручное дооформление. Для этой задачи можно использовать обработку для формирования приходных кассовых ордеров на основании отчетов о розничных продажах.

Отражение возвратов покупателям

Отдельной и часто обсуждаемой проблемой является корректное оформление возвратов покупателям, особенно если возврат происходит не в день продажи (Сообщение 8). Давайте рассмотрим ситуацию и предложенные решения.

Проблема с возвратом не в день продажи

Когда возврат осуществляется не в день продажи, он обычно оформляется документом Возврат товаров от клиента. На его основании вводится Расходный кассовый ордер. Проблема возникает в том, что этот РКО зачастую оформляется по «просто» кассе организации, а не по кассе ККМ, но при этом пробивается через ККТ. В результате:

• В учете 1С: остаток денег в основной кассе уходит в минус.
• В учете 1С: остаток по Кассе ККМ остается прежним.
• На фискальном регистраторе: пробивается чек возврата, что уменьшает фискальный остаток (Сообщение 8).

Такое расхождение между учетными данными и данными фискального регистратора приводит к ошибкам, например, при попытке пробить чек из ККМ, ФР может выдать ошибку «нет денег для выдачи», даже если по 1С в кассе ККМ есть средства (Сообщение 3, Сообщение 18). Для упрощения этого процесса можно использовать обработку для автоматизации создания документов и пробития чеков при возврате не в день продажи.

Решения для оформления возвратов

Для решения этой проблемы предлагается комбинированный подход:

1. Оформляем документ возврата: Создаем Возврат товаров от клиента с видом операции Возврат от розничного покупателя.
2. Оформляем РКО на возврат: На основании документа возврата создаем Расходный кассовый ордер с видом операции Возврат оплаты клиенту. Важно: в этом документе указываем основную кассу предприятия, а не кассу ККМ (Сообщение 8).
3. Отражаем фактическую выдачу денег из денежного ящика ККМ и поступление в основную кассу:

   Для выравнивания остатков и корректного отражения движения средств, когда деньги физически были выданы из денежного ящика ККМ, но учетно РКО идет по основной кассе, мы выполняем следующие шаги (Сообщение 9):

   1. Оформляем Приходный кассовый ордер с видом операции Поступление из кассы ККМ. Этот ПКО фиксирует передачу суммы, выданной в качестве возврата, из кассы ККМ в основную кассу предприятия. Чек на эту операцию (как инкассацию) пробивать не требуется, так как это внутреннее перемещение для выравнивания.

      Пример:

      Если мы выдаем возврат покупателю из денежного ящика ККМ на 1000 рублей, то:

      • Сначала оформляем Возврат товаров от клиента.
      • На его основании создаем РКО на 1000 рублей из Основной кассы с видом операции Возврат оплаты клиенту.
      • Затем, чтобы компенсировать этот расход по основной кассе и учесть выдачу из ККМ, создаем ПКО на 1000 рублей с видом операции Поступление из кассы ККМ (источник - Касса ККМ, приемник - Основная касса). Это будет означать, что 1000 рублей "пришли" в основную кассу из кассы ККМ. Таким образом, баланс основной кассы не уходит в минус, а в кассе ККМ уменьшается учетный остаток, соответствующий фактической выдаче.
4. Для автономных касс: В случае, когда чеки ККМ не подгружаются в 1С (например, при использовании автономной кассы), для отражения возврата наличных можно сначала сделать ПКО в основную кассу организации из кассы ККМ по торговой точке (это отразит изъятие денег из ККМ), а затем из основной кассы провести выдачу наличных розничному покупателю по РКО.

Взаимодействие с фискальным регистратором и учетные расхождения

Одной из наиболее острых проблем, затронутых на форуме, является расхождение между данными учетной системы 1С и фактическим состоянием денежного ящика фискального регистратора (Сообщение 3, Сообщение 17).

• РКО на кассу ККМ и ФР: Когда мы оформляем Расходный кассовый ордер, указывая в качестве кассы-получателя Кассу ККМ (например, для внесения размена), деньги автоматически зачисляются в учетной системе 1С. Однако, как верно отмечалось (Сообщение 3, Сообщение 17), сам фискальный регистратор не пробивает приход на эту сумму, поскольку это не операция розничной продажи или внесения начального остатка.
• Последствия: Это приводит к тому, что в 1С может числиться одна сумма в кассе ККМ, а в памяти фискального аппарата (и фактически в денежном ящике) — другая, меньшая сумма. Если затем попытаться сделать выемку или расход через ФР (например, возврат), и фактического остатка не хватает, ФР выдаст ошибку «нет денег для выдачи!» (Сообщение 3, Сообщение 18).

Для корректной работы с ККТ и избегания таких расхождений крайне важно:

1. Правильно настроить подключение ККТ: Убедитесь, что ККТ в 1С:УТ настроена как фискальный регистратор, а не как автономная касса, если она физически подключена.
2. Учитывать специфику операций: Помните, что операции, которые не являются продажами или официальными внесениями/выемками через интерфейс кассы (например, РКО на ККМ в 1С), могут не отразиться на фискальном аппарате, создавая учетный разрыв.
3. Регулярно сверять остатки: Проводите ежедневные сверки Z-отчетов с данными 1С. В случае расхождений необходимо анализировать проведенные операции и корректировать их. Некоторые пользователи прибегают к временным «костылям», например, делают фиктивную выемку для Z-отчета, затем ПКО и удаляют выемку (Сообщение 11), что является свидетельством сложности ситуации и поиска компромиссов. Лучше использовать типовые механизмы, описанные выше.

Кассовая книга и настройки

Приходные кассовые ордера и Расходные кассовые ордера являются первичными бухгалтерскими документами. Они должны быть оформлены по унифицированным формам (КО-1 для ПКО, КО-2 для РКО) со всеми необходимыми реквизитами. Отсутствие или неверное заполнение реквизитов может привести к проблемам с налоговыми органами.

Нумерация: Специальных правил нумерации ПКО и РКО законодательством не предусмотрено. Рекомендуется сквозная и хронологическая нумерация, закрепленная в локальных актах вашей организации.

Кассовая книга: Важно, чтобы все оформленные ПКО и РКО корректно попадали в кассовую книгу. Если вы используете ПКО с видом операции Поступление из кассы ККМ, он должен отразиться в листе кассовой книги (Сообщение 14). Если этого не происходит при использовании других операций (например, Поступление из другой кассы), это может быть сигналом о необходимости пересмотра выбранного метода или проверки настроек.

Настройка кассы ККМ в 1С:УТ

Для корректной работы с кассами ККМ в 1С:Управление торговлей необходимо правильно настроить параметры:

1. При создании кассы ККМ в справочнике Кассы ККМ укажите ее тип (фискальный регистратор или автономная ККМ), склад, регистрационный и серийный номер, подразделение и наименование.
2. В настройках Рабочего Места Кассира (РМК) проверьте вкладки Кассы ККМ, Кассы, Эквайринговые терминалы, чтобы убедиться в правильности привязок и параметров по умолчанию.

Внимательно проверяйте все движения денежных средств и соответствие данных 1С фискальным отчетам. Только такой комплексный подход позволит избежать ошибок и проблем с учетом после обновления 1С:УТ 11.3.3.